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Office national de l'emploi

Pour plus de renseignements contactez votre bureau du chômage. Vous trouverez les adresses dans l’annuaire ou sur le site : www.onem.be

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Le formulaire C4-INTERIM

Feuille info

E15

Dernière mise à jour
01-02-2016

Le formulaire C4-intérim a été conçu pour communiquer des contrats de travail comme intérimaire. Ce formulaire remplace les formulaires C4-certificat de chômage et l’annexe C4-certificat de travail.

Cette feuille info comporte des explications quant aux instructions spécifiques à compléter pour les travailleurs intérimaires. Vous trouverez les informations générales quant aux données à compléter dans la feuille info E14 “Formulaires C4”. 

Des explications détaillées sur les données reprises de la DMFA(PPL) se trouvent dans les instructions destinées aux employeurs pour compléter la déclaration trimestrielle ONSS(APL) et la documentation technique sur  www.socialsecurity.be".

Pour quels intérimaires le bureau d'intérim doit-il compléter le formulaire C4-intérim?

Le formulaire C4-intérim ne peut être utilisé que pour les travailleurs intérimaires dont le contrat à durée déterminée a pris fin à la date prévue (donc également pour le contrat de remplacement qui prend fin à la date prévue) ou pour le travailleur dont le contrat pour un travail nettement défini a pris fin en raison de l'accomplissement de la tâche.

Ceci signifie que le formulaire ne peut pas être utilisé pour le travailleur intérimaire dont:

  • le contrat à durée déterminée a pris fin prématurément;
  • le contrat à durée indéterminée a pris fin;
  • le contrat pour un travail nettement défini qui a pris fin avant l'accomplissement de la tâche.

Dans les cas précités, le formulaire C4-certificat de chômage doit être complété puisque les données concernant la manière dont l'occupation a pris fin sont requises.

Dans la rubrique « Données relatives à la fin de l'occupation », le bureau d'intérim déclare que le motif de la fin des contrats de travail qu'il a mentionnés dans la grille, était « fin contrat à durée déterminée » ou « fin de travail nettement défini ».

Quand compléter?

Règle générale

En principe, l'employeur doit remettre un formulaire C4 au travailleur après chaque contrat de travail.

Une exception: le formulaire C4-intérim

Etant donné que plusieurs contrats de travail se succèdent souvent sans interruptions dans le secteur intérimaire, le formulaire C4-intérim a été établi de telle sorte que plusieurs occupations successives, sans interruptions, puissent être mentionnées.

Le bureau d'intérim ne doit donc pas remettre de formulaire C4 lorsqu'il n'y a pas d'interruption entre la fin d'un contrat de travail et le début d'un nouveau contrat de travail.

Que signifie aucune interruption entre les différents contrats de travail?

Les jours suivants non couverts par un contrat de travail, ne sont pas considérés comme une interruption entre les contrats de travail:

  • le week-end;
  • les jours fériés payés;
  • les jours de repos rémunérés;
  • les jours de vacances rémunérés que l'intérimaire épuise entre les contrats de travail et qu'il mentionne dans la rubrique II (l'employeur mentionne dans la rubrique I les jours de vacances rémunérés et les jours de vacances jeunes que le travailleur prend pendant le contrat de travail).

Exemple 1
Si un contrat prend fin le vendredi et que le travailleur intérimaire commence un nouveau contrat le lundi, il n'y a pas d'interruption dans l'occupation.

Exemple 2
Si un contrat prend fin le vendredi précédant Pâques et que le travailleur intérimaire commence un nouveau contrat le mardi, il n'y a pas d'interruption dans l'occupation si le lundi de Pâques est payé.

Exemple 3
Le contrat prend fin le vendredi et le travailleur intérimaire a accumulé un certain nombre d'heures supplémentaires pendant cette occupation. Le travailleur intérimaire commence un nouveau contrat de travail le mardi et épuise du repos compensatoire le lundi: il n'y a pas d'interruption dans l'occupation.

Exemple 4
Le contrat prend fin le vendredi et le travailleur intérimaire commence un nouveau contrat le mardi. Le lundi, l'intérimaire prend un jour de vacances rémunérées: il n'y a pas d'interruption dans l'occupation.

Si, à un moment donné, il est mis fin à un contrat de travail et qu'un nouveau contrat de travail ne lui succède pas immédiatement (compte tenu des principes précités), le bureau d'intérim complète le formulaire C4-intérim et le remet au travailleur intérimaire.

Exemple: Le travailleur intérimaire travaille du mercredi au vendredi et reçoit le vendredi soir un nouveau contrat pour le mardi et le mercredi de la semaine suivante. Le lundi, le travailleur intérimaire n'épuise pas de repos compensatoire ou de jours de vacances rémunérés. Vous complétez un formulaire pour le contrat de travail du mercredi au vendredi.

Que compléter dans la grille Données relatives à l'(aux)occupation(s)?

Date de début et date de fin de l'occupation

Lorsque plusieurs contrats de travail à durée déterminée présentent les mêmes caractéristiques (Q, S, salaire, code travailleur), le bureau d'intérim mentionne toute la période d'occupation sur 1 ligne d'occupation.

S'il y a plus de 8 lignes d'occupation, le bureau d'intérim utilise un deuxième formulaire C4-intérim.

Q et S

Généralités

Les facteurs Q et S doivent être complétés pour les travailleurs à temps plein et pour les travailleurs à temps partiel.

facteur Q:

C'est la durée moyenne normale du travail hebdomadaire du travailleur comprenant le repos compensatoire payé dans le cadre d'une diminution de la durée du travail.

Facteur S:

C'est la durée moyenne normale du travail hebdomadaire d'un travailleur à temps plein comprenant le repos compensatoire payé dans le cadre d'une diminution de la durée du travail. Il s'agit donc de la durée hebdomadaire moyenne du travail de la personne de référence.

On entend par personne de référence, la personne qui est occupée à temps plein dans la même entreprise, ou dans la même branche d'activité, dans une fonction analogue à celle du travailleur.

Le nombre moyen d'heures par semaine du travailleur divisé par le nombre moyen d'heures par semaine de la personne de référence détermine la fraction d'occupation du travailleur.

Pour un travailleur à temps plein, le facteur Q est égal au facteur S.

Pour un travailleur à temps partiel, le facteur Q est inférieur au facteur S.

"Normale" signifie qu'il s'agit de la durée de travail hebdomadaire moyenne théorique, donc sans tenir compte des heures supplémentaires prestées, des absences pour maladie, du chômage temporaire, des absences justifiées et injustifiées,... En d'autres termes, la durée du travail qui se trouve dans le contrat de travail et les adaptations éventuelles de celui-ci.

"Moyenne" signifie la moyenne du cycle de travail formant un ensemble cohérent, constitué de jours de travail et de jours de repos et qui se répète suivant un même schéma.

En cas de régimes de travail flexibles, ce cycle peut s'étendre sur douze mois.

'Les heures payées de repos compensatoire incluses' signifie qu'il n'est tenu compte que du repos compensatoire payé à la suite d'un régime de diminution du temps de travail.

La durée du travail est exprimée avec des décimales en divisant les minutes par 60 (seulement 2 chiffres après la virgule). 7 h 40' devient par exemple 7,66 (seuls les deux premiers chiffres après la virgule sont retenus).

Le travailleur intérimaire

Pour les travailleurs qui ont des contrats courts, le nombre moyen d'heures par semaine doit être calculé comme si le travailleur était engagé pendant au moins une semaine.

un contrat de travail d'une semaine au moins

Si le contrat couvre une semaine entière, le facteur Q est la somme du nombre total d'heures prévu dans le contrat.

Exemple 1
Contrat pour une semaine complète avec, pour 5 jours, une prestation de 7,6 heures par jour

Q = S = 7,6 X 5 = 38

Exemple 2
Contrat pour une semaine complète avec, pour 3 jours, une prestation de 7,6 heures par jour. La personne de référence travaille 5 jours de 7,6 heures.

Q = 7,6 X 3 = 22,8

S = 38

Exemple 3
Contrat pour une semaine complète avec, pour 5 jours, une prestation de 4 heures par jour. La personne de référence travaille 8 heures du lundi au jeudi et 6 heures le vendredi.

Q = 4 X 5 = 20

S = 38

un contrat de travail de moins d'une semaine

Dans ce cas, le facteur Q est déterminé compte tenu du nombre moyen de jours par semaine du régime de travail (voir plus loin `Que compléter dans la grille `Certificat de travail avec les données de(s) l'occupation(s) interrompue(s) dans des trimestres ONSS non acceptés'?') et considérant que le travailleur intérimaire est au moins pendant une semaine en service.

Le facteur Q est calculé comme suit:

  • totalisation du nombre d'heures de travail contractuellement prévues;
  • division de ce total par le nombre de jours durant lequel le travailleur est lié par le contrat de travail, (exception faite des jours où un travailleur occupé dans cette fonction est inactif);
  • multiplication de ce résultat par le nombre moyen de jours par semaine du régime de travail.

Exemple 1
Contrat pour 3 jours, une prestation de 7,6 heures par jour. La personne de référence travaille 5 jours de 7,6 heures.

Q = S = {(7,6 +7,6 + 7,6) /3} x 5 = 38

Exemple 2
Contrat de 2 jours avec une prestation de 4 heures 1 jour et une prestation de 6 heures 1 jour. La personne de référence travaille 8 heures du lundi au jeudi et 6 heures le vendredi.
Q = {(4+6) /2} x 5 = 25

S = 38

Exemple 3
Contrat du jeudi au mardi inclus, avec comme prestations le jeudi 7,60 heures, le vendredi 7,60 heures, le lundi 0,00 et le mardi 4,00 heures. Jours d'inactivité normale du travailleur à temps plein dans cette fonction: samedi et dimanche. La personne de référence travaille 5 jours de 7,6 heures.

Q = {(7,6+7,6+0+4)/4} x 5 = 24

S = 38

Exemple 4
Contrat de 2 jours avec une prestation de 9 heures 1 jour et une prestation de 6 heures 1 jour. La personne de référence travaille 9 heures par jour, 4 jours par semaine, du lundi au jeudi.
Q = {(9+6) /2} x 4 = 30

S = 36

Salaire brut

Le salaire brut théorique est le montant total du salaire brut auquel le travailleur a normalement droit sur la base de son contrat de travail.

Il comporte tous les montants ou avantages, y compris les avantages en nature et les allocations de foyer et de résidence, auxquels le travailleur peut prétendre sur la base de son contrat de travail et sur lesquels des cotisations de sécurité sociale sont retenues.

Les avantages liés à la durée de l'occupation ou aux bénéfices réalisés ne sont pas repris, comme par ex. le double pécule de vacances, le pécule de vacances supplémentaire, la prime de fin d'année et la participation aux bénéfices.

Il n'est pas tenu compte des heures supplémentaires (travailleurs à temps plein), des heures complémentaires rémunérées comme heures supplémentaires (travailleurs à temps partiel), des absences pour cause de maladie, du chômage temporaire, des absences illégitimes...

Le salaire brut moyen signifie qu'il faut prendre en considération l'ensemble du cycle de travail. Si le salaire du travailleur varie pendant le cycle de travail, un salaire moyen doit être indiqué et non pas le salaire applicable au moment de la fin du contrat de travail.

Vous trouverez plus d'informations concernant le salaire brut dans la feuille info E14 `Formulaires C4'.

Le bureau d'intérim mentionne un salaire mensuel jusqu'à 2 chiffres après la virgule et un salaire horaire jusqu'à 4 chiffres après la virgule.

Pour le travailleur qui est payé par mission (cachet) dans le secteur artistique comme artiste ou technicien, le salaire brut total pour la mission est mentionné.

Rémunération à la tâche

Cette colonne est réservée à la rémunération à la tâche dans le cadre d'un contrat de travail portant sur l'exercice d'une activité artistique. Elle peut uniquement être complétée, si nécessaire, pour un travailleur dont le code travailleur est 046 (artiste). Si le travailleur est dans cette situation (artiste rémunéré à la tâche pour une activité artistique), vous indiquez la rémunération brute totale pour la prestation.

Pour rappel, il est question de rémunération à la tâche lorsqu'il n'y a pas de lien direct entre le salaire et le nombre d'heures de travail comprises dans l'activité.

Jours de congé

En-dessous de la grille, le bureau d'intérim remplit le nombre de jours de congé payé et les jours de vacances jeunes que le travailleur a épuisés au cours du (des) contrat(s) de travail mentionné(s) dans la grille.

Ainsi, l'organisme de paiement et l'ONEM vérifient à combien de jours de vacances le travailleur a encore droit. Les jours de vacances rémunérées ne peuvent pas être cumulés avec des allocations de chômage.

Exemple
Le travailleur intérimaire est occupé à temps plein dans un contrat de remplacement du 01.02 au 30.04. Il prend congé le 01.03 et le 02.03. Le bureau d'intérim mentionne 2 jours de vacances légales épuisés.

Le même travailleur est réengagé par le même bureau d'intérim le 15.05 et est licencié le 30.06 sans avoir pris de vacances. Le bureau d'intérim mentionne 0 jours de vacances légales épuisés.

Si l'employeur ne mentionne rien dans cette rubrique, l'organisme de paiement et l'ONEM supposent que le travailleur n'a pas encore pris de vacances pendant les occupations mentionnées dans la grille au cours de l'année calendrier actuelle.

Le bureau d'intérim mentionne le nombre de jours de vacances épuisés converti en semaine de 6 jours en multipliant le nombre de jours épuisés par 6 et en le divisant par le nombre de jours par semaine du régime de travail (arrondir à la demi-unité ou l'unité la plus proche, p.ex. 2,4 est arrondi à 2,5 et 4,2 à 4). Pour les travailleurs à temps partiel, les heures sont mentionnées, jusque 2 chiffres après la virgule.

Les jours de vacances rémunérées épuisés par le travailleur intérimaire entre ses contrats de travail, sont mentionnés par le travailleur intérimaire lui-même dans la rubrique II.

Interruptions pendant un contrat de travail

Le bureau d'intérim mentionne en-dessous de la grille si les occupations dans la grille ont été interrompues pendant des trimestres ONSS non acceptés.

Un trimestre ONSS non accepté est une déclaration trimestrielle pour laquelle le bureau d'intérim n'a pas encore reçu de l'ONSS un accusé de réception (déclaration via internet) ou une notification positive (déclaration via transfert de données électroniques).

Sont considérés comme une interruption de l'occupation du travailleur intérimaire:

  • les jours d'incapacité de travail non couverts par une rémunération;
  • les périodes de protection de la maternité, de congé de paternité ou de congé d'adoption;
  • le chômage temporaire;
  • les vacances jeunes;
  • les jours de congé sans solde ou les autres jours d'absence non rémunérés après les 10 premiers jours par année calendrier. Ces jours/heures correspondent aux codes de prestation 22, 24, 25, 26 et 30 de la déclaration DMFA(APL).

Ne sont pas comptabilisés pour le calcul des 10 jours par année calendrier et ne constituent donc pas une interruption:

S'il s'est produit une interruption au cours d'un trimestre ONSS non accepté, le bureau d'intérim complète la grille « Certificat de travail ».

Le bureau d'intérim complète également la grille 'Certificat de travail' lorsque les prestations de travail effectives d'un travailleur à temps partiel ne correspondent pas à la durée de travail hebdomadaire moyenne (facteur Q) du travailleur.

Que compléter dans la grille « Certificat de travail avec les données de(s) l'occupation(s) interrompue(s) dans des trimestres ONSS non acceptés »?

Trimestre ONSS

Le bureau d'intérim complète la date de début et de fin du trimestre. Ces dates ne peuvent pas être confondues avec la date de début et de fin de l'occupation. Si le travailleur est engagé dans le courant du trimestre, le bureau d'intérim mentionne la date de début du trimestre et pas la date à laquelle le travailleur est entré en service.

La date de début et de fin coïncident dans la plupart des cas avec le premier et le dernier jour du trimestre civil (01/01, 31/03, 01/04, 30/06, 01/07, 30/09, 01/10 et 31/12).

Dans certains cas, le trimestre ONSS diffère du trimestre civil.

Pour les travailleurs qui sont payés par semaine ou par 4 semaines, une période de paiement ne peut être pas à cheval sur deux trimestres.

La date de début du premier trimestre est toujours le 01/01 et la date de fin du quatrième trimestre est toujours le 31/12.

Il peut y avoir plusieurs occupations interrompues au cours d'un trimestre. Ne complétez dans ce cas qu'une seule date de début et de fin du trimestre dans la première colonne.

Date de début et date de fin

Le bureau d'intérim répète ici la date de début et de fin de l'occupation qu'il a mentionnée dans la grille au-dessus et qui a été interrompue ou dont les prestations effectives d'un travailleur à temps partiel ne correspondent pas à la durée de travail hebdomadaire moyenne (facteur Q) du travailleur.

Le nombre moyen de jours de travail par semaine du régime de travail

Le nombre moyen de jours par semaine du régime de travail est fixé conformément aux directives DMFA pour les employeurs.

Cette donnée est uniquement complétée pour les travailleurs à temps plein.

Pour un régime de travail fixe, le nombre de jours est déterminé d'une autre manière que pour un régime de travail variable.

Un régime de travail fixe est un régime dans lequel le travailleur travaille chaque semaine le même nombre de jours. Dans un régime de travail variable, ce n'est pas le cas.

En cas de régime de travail à temps plein fixe, l'employeur indique le nombre de jours par semaine pendant lesquels le travailleur est censé travailler (1, 2, 3, ... 7) quel que soit le nombre d'heures par jour.

En cas de régime de travail variable, cela concerne une moyenne sur la base du cycle. L'employeur obtient ce nombre moyen en tenant compte des jours à travailler pendant le cycle de travail complet. Cette moyenne peut éventuellement comporter 2 décimales.

Pour les travailleurs qui ont des contrats courts, le nombre de jours par semaine doit être calculé sur la base de l'hypothèse où le travailleur serait engagé pour une période plus longue.

Exemple 1
Contrat pour une semaine complète avec, pour 5 jours, une prestation de 7,6 heures par jour

Nombre moyen de jours par semaine du régime de travail: 5

Exemple 2
Contrat pour 3 jours avec une prestation de 7,6 heures par jour. Si le travailleur intérimaire était en service plus longtemps, il travaillerait 5 jours par semaine.

Nombre moyen de jours par semaine du régime de travail: 5

Exemple 3
Contrat d'1 jour avec une prestation de 7,6 heures. Si le travailleur intérimaire était en service plus longtemps, il travaillerait 5 jours par semaine.

Nombre moyen de jours par semaine du régime de travail: 5

Nombre de jours de prestations de travail du travailleur à temps plein

Indiquez des jours, arrondis à des demi-jours, pour les travailleurs à temps plein.

Par prestations de travail, on entend: les jours de travail effectifs habituels, les heures supplémentaires sans repos compensatoire, les jours couverts totalement ou partiellement par un salaire garanti, des jours de petit chômage, le congé éducatif payé, les vacances rémunérées, les jours fériés et de remplacement et tous les autres jours d'inactivité payés. Bien que non couverts par un salaire, doivent également être mentionnés pour le travailleur intérimaire: les jours de grève/lock-out. Les jours énumérés ci-dessus correspondent aux codes de prestation 1, 2, 3, 4, 5, 10, 11, 12, 13, 14, 20 et 21 de la déclaration trimestrielle ONSS (DMFA).

Nombre d'heures de prestations de travail du travailleur à temps partiel

Pour un travailleur à temps partiel, l'employeur mentionne uniquement les prestations en heures.

Absences sans rémunération

Si un ou plusieurs des évènements cités ci-dessous est survenu pendant une occupation, indiquez l'abréviation correspondante.

'AMI' en cas d'incapacité de travail, protection de la maternité ou congé de paternité

'AT' en cas d'accident du travail

'CT' en cas de chômage temporaire

'VJ' en cas de vacances jeunes et `VS' en cas de vacances seniors.

Nombre de jours/heures de congé sans solde et autres absences non-rémunérées

Indiquez des jours pour les travailleurs à temps plein et des heures pour les travailleurs à temps partiel. Indiquez ici tous les jours/heures de congé sans solde et les autres jours d'absence non rémunérés que vous n'avez pas encore mentionné dans cette grille, ni dans la colonne "Prestation", ni dans la colonne "Absences sans rémunération". Les jours/heures à mentionner ici correspondent aux codes de prestation 22, 24, 25, 26 et 30 de la déclaration trimestrielle ONSS (DMFA).

Exemple
Un travailleur intérimaire à temps plein a une occupation ininterrompue avec un contrat de remplacement de 6 mois dans un régime de travail de 5 jours par semaine.

Au cours d'un trimestre, il prend 3 semaines et 5 matins de congé sans solde.

L'employeur mentionne 47,5 jours dans `nombre de jours de prestations de travail' et 17,5 jours dans `nombre de jours congé sans solde et autres absences non-rémunérées'.

Jours fériés après la fin du contrat de travail

Si vous devez encore payer de la rémunération pour des jours fériés ou des jours de remplacement des jours fériés situés après la fin du contrat de travail, vous indiquez la date du jour férié ou du jour de remplacement d’un jour férié situé après la fin du contrat de travail pour lequel une rémunération est due.

Remarque : cette déclaration concerne la situation au moment d’effectuer la déclaration, donc sans tenir compte d’une éventuelle reprise de travail par le travailleur ; cette déclaration ne signifie donc pas que, si vous déclarez être redevable d’une rémunération pour des jours fériés déterminés, vous deviez par après toujours effectivement payer cette rémunération, même si le travailleur ne pourrait pas y prétendre en vertu de la législation sur les jours fériés.

Jours de repos compensatoire ou heures supplémentaires

L'employeur mentionne le nombre de jours situés après la fin du contrat de travail, qui correspond:

  • aux prestations supplémentaires pour lesquelles un sursalaire est dû (article 29 de la loi sur le travail);
  • aux prestations supplémentaires dans le cadre d'une réduction du temps de travail pour laquelle aucun sursalaire n'est dû;
  • aux prestations supplémentaires qui donnent droit à des jours de repos compensatoire.

Signature de l'employeur à la fin de la rubrique I

Le bureau d'intérim doit toujours signer le formulaire C4-intérim et apposer le cachet du bureau d'intérim.

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