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Fiche B 3 : Comment adapter la capacité inscrite (l’IC) en cas d’augmentation de l’accueil ?

Description

Cette fiche explique la procédure à suivre par le service pour adapter la capacité inscrite du mois lorsque le nombre de jours d'accueil d'un ou plusieurs enfant(s) augmente pour une durée d'au moins 4 semaines.

Etapes à suivre

Etape 1: Adaptation du plan de référence de chaque enfant pour lequel l'accueil augmente

Principe

En cas d’augmentation du nombre de jours de garde pour une durée d’au moins 4 semaines, un nouveau plan de référence basé sur l’augmentation prend cours à partir de la date du 1er jour de garde supplémentaire prévu.

Exemple

Un enfant est accueilli 3 jours entiers par semaine, les lundis, mardis et mercredis. Il est prévu qu'à partir du jeudi 15/9, l'enfant viendra également les jeudis. Le nouveau plan de référence pour 4 jours par semaine débute le jeudi 15/9, même si ce jour là l'enfant est absent.

Exception

Si le 1er jour de garde supplémentaire prévu est précédé par au moins 4 semaines d'interruption, le nouveau plan de référence basé sur l’augmentation prend cours à partir de la date du 1er jour de garde effectif qui suit l'interruption (sauf maladie de l'enfant à la date prévue de reprise de l'accueil auquel cas le nouveau plan de référence peut prendre cours à partir de cette date fiche B 8 : Que faut-il faire en cas d'absence de l'enfant?.

Exemples

1.

Un enfant est accueilli 3 jours entiers par semaine, les lundis, mardis et mercredis. En juillet, il est prévu qu'à partir du jeudi 1/9, l'enfant viendra également les jeudis. L'enfant ne vient pas durant le mois d'août suite au congé de ses parents. Le 1/9 l'enfant est absent et ne revient que le lundi 12/9. Le nouveau plan de référence pour 4 jours par semaine débute le lundi 12/9.

2.

Un enfant est accueilli 3 jours entiers par semaine, les lundis, mardis et mercredis. En juillet, il est prévu qu'à partir du jeudi 1/9, l'enfant viendra également les jeudis. L'enfant ne vient pas durant le mois d'août suite au congé de ses parents. Le 1/9 l'enfant est malade (certificat médical) et ne revient que le lundi 12/9. Le nouveau plan de référence pour 4 jours par semaine débute le jeudi 1/9.

Etape 2: Encodage dans la feuille de calcul

1ère hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par semaine et les jours sont déterminés

Si

Alors

le nouveau plan de référence (basé sur l'augmentation) débute le 1er d'un mois

la grille "encodage capacité inscrite" de ce mois est adaptée en fonction de ce nouveau plan de référence

le nouveau plan de référence (basé sur l'augmentation) débute en cours de mois

  • soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois précédent est maintenue mais le nombre de jours supplémentaires est calculé manuellement et le résultat est ajouté dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier". La grille "encodage capacité inscrite" sera adaptée en fonction du nouveau plan de référence à partir du mois suivant ;
  • soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois est déjà adaptée en fonction du nouveau plan de référence mais l’IC de ce mois doit être corrigé en déduisant le nombre de jours supplémentaires situés entre le début du mois et le nouveau plan de référence et ce nombre doit être encodé en négatif dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

 

2ème hypothèse: les jours d’accueil constituent un cycle fixe dont les jours sont déterminés et prévus avec le même régime d'accueil (1, 1/2 ou 1/3)

Le nombre exact de jours pour le mois est calculé manuellement sur base du cycle repris dans l'ancien et/ou le nouveau plan de référence (selon le moment où la diminution prend cours) et encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

3ème hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par semaine mais les jours ne sont pas déterminés

Si

Alors

le nouveau plan de référence (basé sur l'augmentation) débute le 1er d'un mois

la grille "encodage capacité inscrite" de ce mois est adaptée en fonction de ce nouveau plan de référence.

le nouveau plan de référence (basé sur l'augmentation) débute en cours de mois

  • soit la grille "encodage capacité inscrite régulière"du mois précédent est maintenue mais le nombre de jours supplémentaires est calculé manuellement et le résultat est ajouté dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier". La grille "encodage capacité inscrite" sera adaptée en fonction du nouveau plan de référence à partir du mois suivant ;
  • soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois est déjà adaptée en fonction du nouveau plan de référence mais l’IC de ce mois doit être corrigé en déduisant le nombre de jours supplémentaires situés entre le début du mois et le nouveau plan de référence et ce nombre doit être encodé en négatif dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

4ème hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par mois mais les jours ne sont pas déterminés

Si

Alors

le nouveau plan de référence (basé sur l'augmentation) débute le 1er d'un mois

le nouveau nombre total de jours prévus par mois est encodé dans la colonne "adaptation fixe".

le nouveau plan de référence (basé sur l'augmentation) débute en cours de mois

1. Il faut calculer le nombre moyen de jours de garde par semaine pour l’ancien et le nouveau plan de référence. Ce nombre moyen s’obtient en divisant le nombre fixe de jours prévus pour un mois complet par 4,33 (= le nombre moyen de semaine dans un mois). Le résultat est arrondi à 2 chiffres après la virgule (plus petit que 5 = 0 et minimum 5 = l’unité supérieure);

2. Indépendamment de la feuille de calcul, il faut établir une grille fictive du mois concerné, dans laquelle le nombre moyen de jours de garde obtenu par semaine est réparti fictivement à partir du lundi ( excepté les jours ou demi-jours où l’accueillant(e) ne travaille jamais ou bien les jours où le service sait que l’enfant ne viendra jamais) pour les deux plans de référence successifs* et le nombre total de jour est ensuite calculé et encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier" de la feuille de calcul.

 

4ème hypothèse: exemple

Un enfant est inscrit chez une accueillante à raison de 10 jours entiers par mois. A partir du 9 novembre, le contrat de garde est modifié et l’enfant viendra 12 jours par mois.

Calendrier du mois de novembre

lu

ma

me

je

ve

sa

di

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

       

Conversion en jours par semaine pour l’ancien plan de référence: 10 divisé par 4,33 = 2,31.

Répartition fictive dans la grille fictive :
lundi 1 ; mardi 1 ; mercredi 0,31

Conversion en jours par semaine pour le nouveau plan de référence: 12 divisé par 4,33 = 2,77.

Répartition fictive dans la grille fictive :
lundi 1 ; mardi 1 ; mercredi 0,77

Grille fictive pour le mois de novembre

lu

ma

me

je

ve

sa

di

 

1(=1)

2(=0,31)

3

4

5

6

7(=1)

8(=1)

9(=0,77)

10

11

12

13

14(=1)

15(=1)

16(=0,77)

17

18

19

20

21(=1)

22(=1)

23(=0,77)

24

25

26

27

28(=1)

29(=1)

30(=0,77)

       

Total de l’IC à encoder dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier" de la feuille de calcul du mois de novembre: 12,39 (= 1 + 0,31 + 1 + 1 + 0,77 + 1 + 1 +0,77 + 1 + 1 + 0,77 + 1 + 1 + 0,77).

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