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Fiche B 4 : Comment adapter la capacité inscrite (l’IC) en cas de diminution de l’accueil ?

Description

Cette fiche explique la procédure à suivre par le service pour adapter la capacité inscrite du mois lorsque le nombre de jours d'accueil d'un ou plusieurs enfant(s) diminue pour une durée d'au moins 4 semaines.

Etapes à suivre

Etape 1: Adaptation du plan de référence de chaque enfant pour lequel l'accueil diminue

Principe

En cas de diminution du nombre de jours de garde pour une durée d’au moins 4 semaines, l’ancien plan de référence est encore maintenu pendant 4 semaines à partir de la date de la diminution prévue et un nouveau plan de référence, basé sur la diminution, prend cours à partir du 29ème jour qui suit la date de la diminution prévue.

Exemple

Calendrier du mois de mars

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Calendrier du mois d'avril

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Un enfant est accueilli à temps plein, tous les jours de la semaine. Il est prévu que l'enfant ne viendra pas pendant les vacances de Pâques qui ont lieu du lundi 28/3 au dimanche 10/4 et qu'à partir du lundi 11/4 l'accueil diminuera à 3 jours par semaine. Le dernier jour de garde effectué avant les vacances de Pâques est le vendredi 25/3.

L'interruption du 28/3 au 10/4 est inférieure à 4 semaines de sorte que le plan de référence continue normalement. A partir du lundi 11/4, la période de 4 semaines prend cours (durant laquelle l'enfant est encore repris à temps plein) et le nouveau plan de référence pour 3 jours par semaine débute le lundi 9/5.

Exceptions

Si la diminution prévue est précédée par au moins 4 semaines d'interruption, le nouveau plan de référence basé sur la diminution prend cours à partir de la date du 1er jour de garde effectif qui suit l'interruption (sauf maladie de l'enfant à la date prévue de reprise de l'accueil, auquel cas le nouveau plan de référence peut prendre cours à partir de cette date fiche B 8 : Que faut-il faire en cas d'absence de l'enfant?.

En cas de diminution du contrat d'accueil au cours d'une période de maladie d'au moins 4 semaines fiche B 8 : Que faut-il faire en cas d’absence de l’enfant?.

Exemples

Calendrier du mois de mars

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Calendrier du mois d'avril

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1.

Un enfant est accueilli à temps plein, tous les jours de la semaine. Il est prévu que l'enfant ne viendra pas pendant les vacances de Pâques qui ont lieu du lundi 28/3 au dimanche 10/4 et qu'à partir du lundi 11/4 l'accueil diminuera à 3 jours par semaine. Le dernier jour de garde effectué avant les vacances de Pâques est le mercredi 9/3.
L'interruption du 10/3 au 10/4 est supérieure à 4 semaines. L'enfant est encore repris à temps plein dans le plan de référence jusqu'au 6/4 inclus, ensuite il n'est plus repris dans le plan de référence.
Lorsque l'enfant revient le 11/4, le nouveau plan de référence basé sur la diminution (3 jours/semaine) prend cours immédiatement.

2.

Un enfant est accueilli à temps plein, tous les jours de la semaine. Il est prévu que l'enfant ne viendra pas du lundi 7/3 au vendredi 8/4 et qu’il reviendra à partir du lundi 11/4 mais dorénavant pour 4 jours par semaine (du lundi au jeudi inclus). Le dernier jour de garde effectif est le 4/3. Le 11/4 l’enfant est malade (certificat médical) et ne revient que le 25/4.
L'interruption du 7/3 au 8/4 est supérieure à 4 semaines. L'enfant est encore repris à temps plein dans le plan de référence jusqu'au 1/4 inclus, ensuite il n'est plus repris dans le plan de référence. Le 11/4 l’enfant devait revenir mais ne revient pas parce qu’il est malade. Le nouveau plan de référence basé sur la diminution (4 jours/semaine) prend cours le 11/4.

Etape 2: Encodage dans la feuille de calcul

1ière hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par semaine et les jours sont déterminés

Si

Alors

le nouveau plan de référence (basé sur la diminution) débute en cours de mois

- soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois précédent est maintenue mais le nombre de jours en trop est calculé manuellement et le résultat est indiqué en négatif dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier". La grille "encodage capacité inscrite" sera adaptée en fonction du nouveau plan de référence à partir du mois suivant ;

- soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois est déjà adaptée en fonction du nouveau plan de référence mais l’IC de ce mois doit être corrigé en ajoutant le nombre de jours nécessaires en fonction de l'ancien plan de référence (jours supplémentaires situés entre le début du mois et le nouveau plan de référence) et ce nombre doit être encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

2ème hypothèse: les jours d’accueil constituent un cycle fixe dont les jours sont déterminés et prévus avec le même régime d'accueil (1, 1/2 ou 1/3)

Le nombre exact de jours pour le mois est calculé manuellement sur base du cycle repris dans l'ancien et/ou le nouveau plan de référence (selon le moment où la diminution prend cours) et encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

3ème hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par semaine mais les jours ne sont pas déterminés

Si

Alors

le nouveau plan de référence (basé sur la diminution) débute en cours de mois

- soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois précédent est maintenue mais le nombre de jours en trop est calculé manuellement et le résultat est indiqué en négatif dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier". La grille "encodage capacité inscrite" sera adaptée en fonction du nouveau plan de référence à partir du mois suivant ;

- soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois est déjà adaptée en fonction du nouveau plan de référence mais l’IC de ce mois doit être corrigé en ajoutant le nombre de jours nécessaires en fonction de l'ancien plan de référence (jours supplémentaires situés entre le début du mois et le nouveau plan de référence) et ce nombre doit être encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

4ème hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par mois mais les jours ne sont pas déterminés

*Si le passage entre les deux plans de référence se produit au cours d’une semaine, la répartition est effectuée selon le premier plan de référence pour la partie de la semaine qui est encore comprise dans ce premier plan de référence et selon la répartition du deuxième plan de référence pour la partie de la semaine qui est comprise dans ce nouveau plan de référence

4ème hypothèse: exemple

Un enfant est inscrit chez une accueillante à raison de 12 jours entiers par mois. A partir du 19 octobre, le contrat de garde est modifié et l’enfant ne viendra plus que 7 jours par mois.

Comme le plan de référence n’est adapté qu’à partir du 29ème jour suivant la diminution, pour le mois d'octobre au cours duquel le contrat est modifié, rien ne doit être changé dans l’encodage (12 dans la colonne "adaptation fixe"). L’ancien plan de référence se termine le 15 novembre et le nouveau plan de référence débute le 16 novembre.

Calendrier du mois de novembre au cours duquel le plan de référence change

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Conversion en jours par semaine pour l’ancien plan de référence: 12 divisé par 4,33 = 2,77.

Répartition fictive dans la grille fictive :
lundi 1 ; mardi 1 ; mercredi 0,77

Conversion en jours par semaine pour le nouveau plan de référence: 7 divisé par 4,33 = 1,62.

Répartition fictive dans la grille fictive :
lundi 1 ; mardi 0,62 ;

Grille fictive pour le mois de novembre

Grille fictive pour le mois de novembre

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1(=1)

2(=0,77)

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9(=0,77)

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22(=0,62)

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29(=0,62)

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Total de l’IC à encoder dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier" de la feuille de calcul du mois de novembre: 9,78 (= 1 + 0,77 + 1 + 1 + 0,77 + 1 + 1 + 1 + 0,62 + 1 + 0,62).

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