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Fiche B 6 : Comment adapter la capacité inscrite (l’IC) lorsque l’accueil prend fin ?

Description

Cette fiche explique la procédure à suivre par le service pour adapter la capacité inscrite du mois lorsque l'accueil d'un ou plusieurs enfant(s) se termine.

Etapes à suivre

Etape 1: Clôturer le plan de référence de chaque enfant pour lequel l'accueil prend fin

Principe

Lorsque le contrat d'accueil prend fin, l’enfant est encore repris dans le plan de référence pendant 4 semaines à partir du dernier jour de garde effectif.

Exemples

Calendrier du mois de mars

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Calendrier du mois d'avril

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Un enfant est accueilli à temps plein, tous les jours de la semaine:

1.

Il est prévu que l'accueil prendra fin au début des vacances de Pâques qui ont lieu du lundi 28/3 au dimanche 10/4. Le dernier jour de garde effectif est le vendredi 25 mars. La période de 4 semaines prend cours après le dernier jour de garde, soit le samedi 26/3 pour se terminer le vendredi 22/4. L'enfant est donc repris dans le plan de référence jusqu'au 22/4 inclus.

2.

Il est prévu que l'accueil prendra fin après les vacances de Pâques qui ont lieu du lundi 28/3 au dimanche 10/4. Pendant les vacances de Pâques, l'enfant vient uniquement le jeudi 31/3 et il n'y a plus d'accueil réalisé en avril. La période de 4 semaines prend cours après le dernier jour de garde, soit le vendredi 1/4 pour se terminer le jeudi 28/4. L'enfant est donc repris dans le plan de référence jusqu'au 28/4 inclus.

Exception

Lorsque l'accueil se termine pendant une période de maladie de l'enfant, des règles particulières sont d'application.
fiche B 8 : Que faut-il faire en cas d'absence de l’enfant ?

Etape 2: Encodage dans la feuille de calcul

1ière hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par semaine et les jours sont déterminés

Si

Alors

le plan de référence se termine (y compris la période de 4 semaines) au cours d'un mois

- soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois précédent est maintenue mais le nombre de jours situés après la période de 4 semaines est calculé manuellement et le résultat est indiqué en négatif dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier";

- soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois ne reprend déjà plus l'enfant mais l’IC de ce mois doit être corrigé en ajoutant le nombre de jours nécessaires en fonction du plan de référence (jours supplémentaires situés entre le début du mois et la fin de la période de 4 semaines) et ce nombre doit être encodé dans la colonne adaptation unique" "accueil régulier".

2ème hypothèse: les jours d’accueil constituent un cycle fixe dont les jours sont déterminés et prévus avec le même régime d'accueil (1, 1/2 ou 1/3)

Le nombre exact de jours pour le mois est calculé manuellement sur base du cycle tel qu'il est repris dans le plan de référence qui se termine et encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

3ème hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par semaine mais les jours ne sont pas déterminés

Si

Alors

le plan de référence se termine (y compris la période de 4 semaines) au cours d'un mois

- soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois précédent est maintenue mais le nombre de jours situés après la période de 4 semaines est calculé manuellement et le résultat est indiqué en négatif dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier";

- soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois ne reprend déjà plus l'enfant mais l’IC de ce mois doit être corrigé en ajoutant le nombre de jours nécessaires en fonction du plan de référence (jours supplémentaires situés entre le début du mois et la fin de la période de 4 semaines) et ce nombre doit être encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

4ème hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par mois mais les jours ne sont pas déterminés

Si

Alors

la période de 4 semaines du plan de référence est entièrement située dans un mois calendrier

le nombre total de jours de garde prévus par mois reste encodé tel quel dans la colonne "adaptation fixe".

la période de 4 semaines du plan de référence se termine au cours du mois

1. Il faut calculer le nombre moyen de jours de garde par semaine pour le plan de référence. Ce nombre moyen s’obtient en divisant le nombre fixe de jours prévus pour un mois complet par 4,33 (= le nombre moyen de semaine dans un mois). Le résultat est arrondi à 2 chiffres après la virgule (plus petit que 5 = 0 et minimum 5 = l’unité supérieure)

2. Indépendamment de la feuille de calcul, il faut établir une grille fictive du mois concerné, dans laquelle le nombre moyen de jours de garde obtenu par semaine est réparti fictivement à partir du lundi ( excepté les jours ou demi-jours où l’accueillante ne travaille jamais ou bien les jours où le service sait que l’enfant ne viendra jamais) et le nombre total de jour est ensuite calculé et encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier" de la feuille de calcul.

4ème hypothèse: exemple

Un enfant est inscrit chez une accueillante à raison de 12 jours entiers par mois. A partir du mercredi 19 octobre, l’enfant ne vient plus.

Comme le plan de référence reprend encore l'enfant pendant 4 semaines à partir de la fin de l'accueil, pour le mois d'octobre, rien ne doit être changé dans l’encodage (12 dans la colonne "adaptation fixe"). Le plan de référence est maintenu jusqu'au mardi 15 novembre.

Calendrier du mois de novembre

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Conversion en jours par semaine pour le plan de référence: 12 divisé par 4,33 = 2,77.

Répartition fictive dans la grille fictive :
lundi 1 ; mardi 1 ; mercredi 0,77

Grille fictive pour le mois de novembre

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1(=1)

2(=0,77)

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9(=0,77)

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15(=1)

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Total de l’IC à encoder dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier" de la feuille de calcul du mois de novembre: 6,54 (1 + 0,77 + 1 + 1 + 0,77 + 1 + 1).

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