Procédure de demande des congés thématiques

Préambule

Les congés thématiques sont des formes spécifiques d’interruption de carrière.  Ils permettent aux travailleurs d’interrompre complètement ou partiellement leurs prestations pour des besoins précis.

Il existe 4 congés thématiques.

• Le congé parental.  Il a pour but de permettre au travailleur de s’occuper de son ou de ses enfant(s) de moins de 12 ans (ou de moins de 21 ans en cas d’handicap).  Pour plus d’informations à ce sujet, voir la feuille info T19.
• Le congé pour assistance médicale.  Il a pour but de permettre au travailleur de s’occuper d’un membre de sa famille ou de son ménage qui souffre d’une maladie ou d’un problème de santé grave.  Pour plus d’informations à ce sujet, voir la feuille info T18.
• Le congé pour soins palliatifs.  Il a pour but de de permettre au travailleur de rester aux côtés d’une personne ayant une maladie incurable en phase terminale.  Pour plus d’informations à ce sujet, voir la feuille info T20.

• Le congé pour aidants proches.  Depuis le 01.09.2020, ce congé thématique a pour but de permettre aux travailleurs, reconnus comme aidant proche, d’apporter de l’aide ou du soutien à une personne qui, en raison de son grand âge, de son état de santé ou de son handicap est vulnérable et en situation de dépendance.  Pour plus d’informations à ce sujet, voir la feuille info T164.

Chacun de ces congés prévoit 3 formes d’interruption :

1. une interruption complète, pour suspendre l’entièreté des prestations ;
2. une interruption partielle à mi-temps, pour réduire les prestations afin de continuer à travailler à concurrence de 50% de l’horaire de travail à temps plein ;
3. une interruption partielle d’un cinquième, pour réduire les prestations afin de continer à travailler à concurrence de 80% de l’horaire de travail à temps plein.

La réglementation du congé parental prévoit également une interruption partielle d’un dixième.  Ce congé parental d’un dixième permet, par exemple, de réduire les prestations à temps plein d’un demi-jour par semaine ou d’un jour toutes les deux semaines. Ce congé parental d’un dixième nécessite votre accord.

Pendant les congés thématiques, le travailleur peut obtenir des allocations d’interruption de l’ONEM, à titre de revenu de remplacement.  Leurs barèmes sont disponibles sur notre site.

Lorsqu’un travailleur souhaite obtenir un congé thématique, la procédure prévue par la réglementation impose 2 étapes distinctes :

1. l’avertissement écrit que le travailleur doit vous transmettre pour vous informer de sa volonté ;
2. la demande à transmettre à l’ONEM. 

Cette procédure doit obligatoirement être suivie pour chaque demande.

À qui s’applique le contenu de cette feuille info ?

Aux employeurs de tous les secteurs (secteur privé, administrations communales, provinciales, fédérales, régionales et communautaires ainsi que les services qui en dépendent, enseignement et centres PMS, entreprises publiques autonomes, etc.)

Comment connaître la durée d’interruption à laquelle votre travailleur peut prétendre ?

Par le biais du service en ligne « BreakatWork », chaque travailleur peut connaître le nombre de mois d’interruption qu’il peut obtenir dans le cadre du congé thématique demandé et ce, en fonction d’éventuelles périodes déjà prises auparavant.  Cette application est accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Grâce à « BreakatWork», le travailleur peut imprimer une attestation qui mentionne le nombre de mois d’interruption auquel il peut (encore) prétendre.  Vous pouvez demander au travailleur de vous remettre cette attestation au moment où il vous transmet son avertissement écrit afin de vous informer de sa volonté d’obtenir un congé thématique (voir ci-après).

Quand et comment le travaileur doit-il vous avertir de sa volonté ?

Lors de chaque demande de congé thématique, le travaileur doit vous avertir de sa volonté d’interrompre complètement ou partiellement ses prestations.  Cet avertissement doit être effectué par écrit. 

Réglementairement, l’avertissement doit vous être transmis par courrier recommandé à la poste ou par la remise de l’écrit, avec un double que vous devez signer en tant qu’accusé de réception. 

Le travailleur doit y indiquer :

• quel congé thématique il souhaite obtenir (congé parental, congé pour assistance médicale, congé pour soins palliatifs ou congé pour aidants proches) ;
• la date de prise de cours et la durée de l’interruption souhaitée ;
• quelle forme d’interruption il demande :
  • interruption complète ;
  • interruption partielle à mi-temps ;
  • interruption partielle d’un cinquième
  • interruption partielle d’un dixième (uniquement en cas de congé parental ;

En cas d’interruption partielle, le travailleur peut également indiquer comment il souhaite réduire ses prestations.

Exemple : un travailleur à temps plein souhaite obtenir une interruption partielle d’un cinquième, afin de réduire ses prestations à concurrence d’un jour par semaine.  Dans son avertissement écrit, ce travailleur peut donc indiquer le jour durant lequel il souhaite interrompre ses prestations (par exemple, chaque mercredi).

Enfin, le travailleur doit joindre la ou les preuves requises qui permettent de justifier l’obtention du congé thématique demandé.

Selon le congé thématique, les modalités, le délai de l’avertissement écrit et la/les preuve(s) à fournir varient.  Vous trouverez, ci-dessous, les spécificités de chaque congé thématique.

Demande du congé parental

Pour obtenir le droit au congé parental, l’interruption demandée par le travailleur doit prendre cours avant les 12 ans (ou 21 ans en cas d’handicap) de l’enfant concerné.  En cas de demande ultérieure ou en cas de prolongation au nom du même enfant, celui-ci doit toujours avoir moins de 12 (ou 21) ans à la date de prise de cours de la nouvelle période sollicitée.  La date de début de l’interruption souhaitée est donc un élément important qui doit obligatoirement être mentionné dans l’avertissement écrit.

Le travailleur doit également préciser la durée d’interruption demandée :

• en cas d’interruption complète : 1, 2, 3 ou 4 mois maximum ;
• en cas d’interruption partielle à mi-temps : 2, 4, 6 ou 8 mois maximum ;
• en cas d’interruption partielle d’un cinquième : 5, 10, 15 ou 20 mois maximum ;
• en cas d’interruption partielle d’un dixième : 10, 20, 30 ou 40 mois maximum.  

La date de fin de l’interruption peut se situer après la limite des 12 ou 21 ans de l’enfant. Cela signifie que la période de congé parental demandée doit débuter avant l’échéance de la limite d’âge, mais peut se terminer après celle-ci.

Remarque pour le secteur de l’enseignement !  Pour connaître les durées d’interruption que les membres de votre personnel peuvent demander, il convient de vous référer aux dispositions prévues par la Communauté dont dépend votre école ou centre PMS.

Selon la règle générale, lorsque le travailleur a plusieurs enfants, il ne peut vous demander qu’un seul congé parental par avertissement écrit.  Dans cet écrit, il doit vous préciser au nom de quel enfant il désire obtenir le congé parental.

Exemple : Le travailleur a 2 enfants de moins de 12 ans et il désire obtenir un congé parental pour chacun d’eux.  Il doit donc vous transmettre 2 avertissements écrits, c’est-à-dire un par enfant.

Par exception au principe ci-dessus, dans le cadre de la flexibilisation, le travailleur a la possibilité d’introduire un avertissement écrit pour vous demander plusieurs semaines d’interruption, à la condition qu’elles s’étalent sur une période de trois mois maximum.

Exemple : via un seul avertissement écrit, le travailleur peut vous demander une semaine d’interruption complète la première semaine de juillet, une autre semaine la dernière semaine d’août et, enfin, une troisième semaine, la première semaine de septembre.  Les 3 semaines demandées étant réparties sur 3 mois (juillet, août et septembre), cet avertissement écrit pour plusieurs périodes différentes est recevable.

Lorsque le travailleur désire obtenir plusieurs périodes d’interruption au nom du même enfant (de manière consécutive ou non), il doit vous transmettre autant d’avertissement écrit que de périodes souhaitées.

Exemple : Le travailleur a un enfant de 10 ans au nom duquel il n’a pas encore pris de congé parental.  Il souhaite interrompre complètement ses prestations pendant un mois, en juillet, chaque année, pendant 4 ans.  Tout d’abord en 2019, mais aussi en 2020, 2021 et 2022.  Il doit donc vous transmettre 4 avertissements écrits, à raison d’un chaque année. Chacun de ces avertissements devra être analysé pour déterminer si le congé parental peut être accordé, d’année en année.  En l’occurrence, pour les demandes faites après les 12 ans de l’enfant, le congé devra être refusé, sauf si l’enfant souffre d’un handicap au moins égal à 66%.

Chaque avertissement écrit doit être effectué dans le délai prévu par la réglementation (voir ci-dessous).

Délai de l’avertissement écrit

La réglementation impose le délai dans lequel le travailleur doit vous informer de sa volonté.

Dans le secteur privé ainsi que dans les administrations communales, provinciales et les services qui en dépendent, cet avertissement écrit doit vous être transmis au plus tôt 3 mois et au plus tard 2 mois avant la date de prise de cours souhaitée.

Exemple : pour débuter un congé parental le 1er octobre, l’avertissement écrit doit vous être transmis entre le 1er juillet (3 mois à l’avance) et le 1er août (2 mois à l’avance).

Chez les autres employeurs, cet avertissement écrit doit être effectué 3 mois avant la date de prise de cours souhaitée.

Exemple : pour débuter un congé parental le 1er octobre, l’avertissement écrit doit vous être transmis le 1er juillet.

Remarque pour le secteur de l’enseignement !  Le délai d’avertissement est fixé par la Communauté compétente.  Si vous êtes responsable du personnel d’une école ou d’un centre PMS, vous devez vous renseigner auprès de la Communauté dont vous relevez pour connaître le délai fixé par votre Autorité.

Quid d’un autre délai ?

Quel que soit le secteur dont vous dépendez, vous pouvez accepter un délai d’avertissement plus court que celui prévu par la réglementation.

Exemple : un travailleur désire débuter son congé parental le 1er octobre et vous transmet son avertissement écrit le 20 septembre.

• Si vous acceptez ce délai raccourci, le congé parental pourra débuter à la date souhaitée.
• Si vous n’acceptez pas cet avertissement parce qu’il n’a pas été effectué dans le délai légal, la demande du travailleur ne sera pas recevable et partant, il ne pourra pas obtenir le congé à partir de la date souhaitée. Dans ce cas, vous pouvez contraindre le travailleur à vous envoyer un nouvel avertissement écrit pour une autre période de congé parental, en respectant le délai légal.

Avertissement préalable

L’avertissement écrit du travailleur doit obligatoirement être effectué avant à la date de prise de cours souhaitée du congé parental.  Cela signifie que si un travailleur vous transmet un avertissement écrit pour débuter un congé parental avec effet rétroactif, sa demande n’est pas recevable.

Preuve(s) à fournir

Si vous ne le possédez pas encore, le travailleur doit vous transmettre une copie de l’acte de naissance de l’enfant au nom duquel le congé parental est demandé.

En cas de demande de congé parental pour un enfant adopté, le travailleur doit vous fournir une attestation prouvant que la procédure d’adoption est en cours (ou finalisée) ainsi qu’une attestation de composition de ménage de l’administration communale prouvant que l’enfant vit déjà sous son toit.

Lorsque le congé parental est demandé pour un enfant souffrant d’un handicap et que la date de prise de cours de l’interruption est située entre ses 12 et 21 ans, le travailleur doit vous fournir une attestation qui démontre que cet enfant :

• soit, souffre d’un handicap physique ou mental au moins égal à 66 % ;
• soit qu’il a une affection qui entraîne au moins 4 points dans le pilier 1 de l’échelle médico-sociale, au sens de la réglementation des allocations familiales ;
• soit qu’il a une affection qui entraîne au moins 9 points dans l’ensemble des 3 piliers de l’échelle médico-sociale, au sens de la réglementation des allocations familiales.

Ces preuves doivent vous être fournies au plus tard au moment où le congé parental débute.  En ce qui concerne le congé parental demandé pour un enfant adopté ou pour un enfant handicapé entre 12 et 21 ans, sans ces preuves vous ne pouvez pas accorder le congé parental au travailleur.

Demande du congé pour assistance médicale

Lorsqu’un membre de sa famille ou de son ménage est gravement malade ou a subi une intervention médicale grave, le travailleur peut interrompre complètement ou paritellement ses prestations pendant une période de 1 mois minimum jusqu’à 3 mois maximum, par demande.  Par patient gravement malade, cette période peut être renouvellée, de manière consécutive ou non, jusqu’à maximum 12 mois d’interruption complète ou 24 mois d’interruption partielle.  Ces durées maximales peuvent être doublées lorsque le travailleur constitue une famille monoparentale et que l’assistance médicale est demandée pour son enfant de maximum 16 ans dont il a la charge.

Pour avoir le droit d’interrompre complètement ou partiellement ses prestations dans ce cadre, le travailleur doit vous apporter la preuve qu’un membre de sa famille ou de son ménage est gravement malade ou qu’il a subi une intervention médicale grave et que sa présence est nécessaire pour aider à la convalescence du patient.

Pour cela, le travailleur doit vous fournir une attestation du médecin traitant du patient.  Selon la situation, l’attestation du médecin doit comporter des éléments différents.  Vous trouverez, ci-dessous, les informations à ce sujet.

L’ONEM a créé des modèles d’attestation à compléter par le travailleur et par le médecin traitant du patient.  Ces modèles comprennent toutes les informations nécessaires au traitement de la demande.

• Si vous avez choisi d’introduire la demande à l’ONEM par voie électronique, le modèle d’attestation doit être téléchargé par le travailleur sur le site Internet de l’ONEM.  Il doit compléter et signer sa partie et, ensuite, faire compléter et signer le modèle d’attestation par le médecin traitant du patient ou de l’enfant qui nécessite l’assitance médicale.
• Pour un congé pour assistance médicale dans le secteur privé, dans une commune, une province ou un service qui en dépend, il s’agit de l’attestation médiale 1;
• Pour un congé pour assistance médicale dans un autre secteur, il s’agit de l’attestation médicale 2;
• Pour un congé pour assistance médicale pour un enfant mineur gravement malade (dans tous les secteurs), il s’agit de l’attestation médicale 3.
• Si la demande est introduite à l’ONEM au moyen d’un formulaire “papier”, le modèle d’attestation est intégré dans le formulaire “C61 – Assistance médicale” ou, pour les entreprises publiques autonomes dans le formulaire “C61 EP – Assistance médicale”.  Le travailleur doit compléter et signer la partie 1 du formulaire et ensuite, faire compléter et signer le modèle d’attestation par le médecin traitant du patient ou de l’enfant qui nécessite l’assistance médicale.

Attention !  Le médecin doit compléter et signer l’attestation au plus tôt un mois avant la date de prise de cours de l’interruption demandée et au plus tard la veille de cette date de prise de cours.  Cette attestation sert à démontrer le lien de cause à effet entre les problèmes de santé du patient et l’interruption demandée par le travailleur.  Une attestation signée plus d’un mois à l’avance n’est donc pas recevable.  Pour cette même raison, cette attestation ne peut pas être signée après la date de prise de cours de l’interruption.

Cette attestation doit être jointe à l’avertissement écrit que le travailleur doit vous transmettre pour vous informer de sa volonté d’obtenir le congé pour assistance médicale. Sans cette preuve, vous ne pouvez pas lui accorder l’interruption demandée.

Dans cet avertissement écrit, en plus de la forme d’interruption choisie (complète, à mi-temps ou d’un cinquième), de la date de prise de cours et de la durée d’interruption souhaitée (entre 1 mois minimum et 3 mois maximum), le travailleur doit également vous indiquer pour quel membre de sa famille ou de son ménage il demande le congé pour assistance médicale.  Pour cela, il doit mentionner :

• s’il s’agit d’un membre de sa famille et dans ce cas indiquer le lien de parenté qui l’unit au patient malade (son père, sa mère, son fils, sa fille, son époux/se, etc.). 
• s’il s’agit d’un membre de son ménage, il doit explicitement le mentionner et vous fournir une attestation de l’administration communale prouvant que la personne concernée vit sous son toit (il peut s’agir d’une composition de ménage).

N.B. : L’indentité et le numéro de registre national du patient figurent dans la partie de l’attestation que le travailleur doit compléter et vous remettre.

En cas de nouvelle demande ou en cas de demande de prolongation du congé pour assistance médicale, le travailleur doit obligatoirement vous transmettre un nouvel avertissement écrit et y joindre une nouvelle attestation du médecin traitant du patient.  Lorsque la nouvelle demande ou la prolongation est sollicitée pour le même patient, l’attestation du médecin sert à démontrer que l’intéressé souffre toujours d’une maladie ou des suites d’une intervention médicale grave et que l’assistance du travailleur est toujours requise.

Délai de l’avertissement écrit

Dans le secteur privé, les administations communales, provinciales et les services qui en dépendent,

Le travailleur doit vous transmettre son avertissement écrit au moins 7 jours avant la date de prise de cours de l’interruption souhaitée. 

A sa demande, vous pouvez toutefois accepter un autre délai. 

Lorsque le congé pour assistance médicale est demandé pour un enfant mineur hospitalisé, il est possible de déroger au délai d’avertissement minimal de 7 jours, pour autant que le travailleur vous fournisse - aussi vite que possible -  une attestation du médecin traitant de l’enfant gravement malade, dans laquelle il explicite le caractère imprévisible de l’hospitalisation.

Chez les employeurs d’un autre secteur (administration fédérale, régionale ou communautaire, enseignement, entreprise publique autonome, etc.),

Le droit au congé pour assistance médicale prend cours le 1er jour de la semaine qui suit celle au cours de laquelle le travailleur vous a transmis son avertissement écrit.

Cela signifie que cet avertissement écrit doit vous être transmis dans le courant de la semaine qui précède celle durant laquelle le travailleur souhaite débuter son interruption.  

Vous pouvez toutefois accepter un délai plus court.

Que doit mentionner l’attestation du médecin ?

Selon le secteur dont vous dépendez et en fonction de la personne pour qui le congé pour assistance médicale est demandé, les informations qui doivent être mentionnées dans l’attestation varient.

Dans le secteur privé, les administrations communales, provinciales et les services qui en dépendent

Lorsque le congé pour assistance médicale est demandé pour un membre de la famille ou du ménage du travailleur :

• en cas d’introduction de la demande à l’ONEM par voie électronique, le travailleur doit vous procurer le modèle « attestation médicale 1 » ;
• en cas de demande à l’ONEM au moyen d’un formulaire « papier », l’attestation est incluse dans le formulaire « C61 – Assistance médicale ».

Dans cette attestation, le médecin traitant doit mentionner que le patient concerné :

• souffre d’une maladie grave ou a subi une intervention médicale grave ;
• que l’assistance médicale, sociale, familiale ou morale que le travailleur va lui prodiguer est/sont nécessaire(s) à sa convalescence ;
• que l’interruption complète ou partielle des prestations est requise pour aider à la convalescence en plus de l’éventuelle assistance professionnelle dont le patient peut bénéficier par ailleurs.

Cette attestation doit être signée et datée par le médecin.  Il doit également y apposer son cachet.

Chez les employeurs d’un autre secteur (administrations fédérales, régionales, communautaires, enseignement, entreprises publiques autonomes, etc.)

Lorsque le congé pour assistance médicale est sollicité pour un membre de la famille ou du ménage du travailleur :

• en cas d’introduction de la demande à l’ONEM par voie électronique, le travailleur doit vous procurer le modèle « attestation médicale 2 » ;
• en cas de demande à l’ONEM au moyen d’un formulaire « papier », l’attestation est incluse dans le formulaire « C61 – Assistance médicale ».

Dans cette attestation, le médecin traitant doit indiquer que le patient concerné souffre d’une maladie grave ou a subi une intervention médicale grave et que l’assistance médicale, sociale, familiale ou morale que le travailleur va lui prodiguer est/sont nécessaire(s) à sa convalescence.

Cette attestation doit être signée et datée par le médecin.  Il doit également y apposer son cachet.

Dans tous les secteurs, en cas de demande pour un enfant mineur

Lorsque le congé pour assistance médicale est demandé par le travailleur pour son enfant mineur gravement malade ou pour un enfant mineur gravement malade qui est membre de son ménage ou pour son enfant mineur hospitalisé :

• en cas d’introduction de la demande à l’ONEM par voie électronique, le travailleur doit vous procurer le modèle « attestation médicale 3 » ; 
• en cas de demande à l’ONEM au moyen d’un formulaire « papier », l’attestation est incluse dans ce formulaire « C61 – Assistance médicale ».

Dans cette attestation, le médecin traitant doit indiquer que l’enfant concerné souffre d’une maladie grave ou qu’il a subi une intervention médicale grave et qu’une assistance sociale, familiale ou morale est nécessaire à sa convalescence.

Cette attestation doit être signée et datée par le médecin.  Il doit également y apposer son cachet.

Attention !  Lorsque le congé est demandé pendant une semaine sous la forme d’une interruption complète pour pour rester aux côtés de l’enfant mineur hospitalisé, l’hôpital doit également remplir une déclaration figurant dans l’attestion.  Cette déclaration doit être signée et datée par un responsable de cet hôpital.  Le cachet de l’hôpital doit également y être apposé.

Demande du congé pour soins palliatifs

Le travailleur peut obtenir maximum 3 fois 1 mois de congé pour soins palliatifs.

Pour avoir le droit d’interrompre complètement ou partiellement ses prestations dans ce cadre, le travailleur doit vous apporter la preuve qu’une personne de son entourage souffre d’une maladie incurable en phase terminale et qu’il va lui prodiguer des soins palliatifs.  Pour cela, il doit vous fournir une attestation du médecin traitant le patient.

L’ONEM a créé un modèle d’attestation à compléter par le travailleur et par le médecin traitant du patient qui nécessite les soins palliatifs.  Ce modèle comprend toutes les informations nécessaires au traitement de la demande.

• Si vous avez choisi d’introduire la demande à l’ONEM par voie électronique, le modèle d’attestation peut être téléchargé par le travailleur sur le site Internet de l’ONEM.  Il s’agit du modèle « attestation médicale – congé pour soins palliatifs » Le travailleur doit compléter et signer sa partie et, ensuite, faire compléter et signer le modèle d’attestation par le médecin traitant du patient.
• Si la demande est introduite à l’ONEM au moyen d’un formulaire “papier”, le modèle d’attestation est intégré dans le formulaire “C61 – Soins palliatifs”.  Le travailleur doit compléter et signer la partie 1 du formulaire et ensuite, faire compléter et signer le modèle d’attestation par le médecin traitant du patient.

Vu que le congé pour soins palliatifs peut être pris pour n’importe quelle personne ayant une maladie incurable en phase terminale, l’identité du patient ne doit pas vous être communiquée.

En cas de demande de prolongation (maximum deux prolongations d’un mois), le travailleur doit vous transmettre un nouvel avertissement écrit et y joindre une nouvelle attestation du médecin du patient afin de prouver que les soins palliatifs sont toujours nécessaires.

Attention !  Vu que la durée maximale du congé pour soins palliatifs est de 3 mois par patient, si le travailleur demande un 4ème mois, il faut alors vérifier s’il s’agit d’un autre patient.  Dans ce cas, vous pouvez demander au travailleur de vous communiquer cette information.

Délai de l’avertissement écrit

Quel que soit le secteur dont vous dépendez, le droit au congé pour soins palliatifs prend cours le 1er jour de la semaine qui suit celle au cours de laquelle l’avertissement écrit vous a été transmis. 

Cela signifie que cet avertissement écrit doit vous être transmis dans le courant de la semaine qui précède celle durant laquelle le travailleur souhaite débuter votre congé.  Vous pouvez toutefois accepter un délai plus court.

Remarque

L’avertissement écrit du travailleur doit obligatoirement être préalable à la date de prise de cours du congé pour soins palliatifs. En conséquence, si un travailleur vous transmet un avertissement écrit pour débuter son congé avec effet rétroactif, sa demande n’est pas recevable.

Demande d’un congé pour aidants proches

Dans les secteurs où le congé pour aidants proches est applicable, le travailleur peut obtenir 1 mois d’interruption complète ou 2 mois d’interruption à mi-temps ou d’un cinquième, par personne aidée.  Sur l’ensemble de sa carrière, le travailleur peut bénéficier de maximum 6 mois d’interruption complète ou 12 mois d’interruption à mi-temps ou d’un cinquième.

Dans son avertissement écrit, le travailleur qui souhaite obtenir ce congé doit vous indiquer la forme, la date de prise de cours et durée de l’interruption voulue.  Il doit également vous fournir la preuve de sa reconnaissance comme aidant proche.  Sans cette preuve, le congé thématique ne peut pas être accordé.

Quelle est la preuve à fournir ?

Cette preuve est un document officiel de la mutuelle dont dépend le travailleur.

Attention, la reconnaissance délivrée par la mutuelle doit être celle prévue dans le cadre de l’octroi des droits sociaux.  Seule cette reconnaissance peut être prise en considération.  Une reconnaissance générale ne peut pas être utilisée pour bénéficier de ce congé thématique et des allocations d’interruption de l’ONEM.

La reconnaissance comme aidant proche est valable pendant une période d’un an.  Il faut donc que l’interruption demandée soit située pendant la période de reconnaissance mentionnée dans le document de la mutuelle.

Délai et forme de l’avertissement écrit

Le travailleur doit vous transmettre son avertissement écrit au moins 7 jours avant la date de prise de cours de l’interruption souhaitée.  Moyennant votre accord, ce délai peut toutefois être modifié.

Cet avertissement peut être effectué au moyen d'une lettre recommandée (laquelle est censée être reçue le 3^ème jour ouvrable après son dépôt à la poste) ou par la remise d'un écrit, dont vous devez signer un double, à titre d'accusé de réception.

Que devez-vous faire lorsque vous avez reçu l’avertissement écrit du travailleur ?

Vous devez vérifier si le congé thématique peut être accordé ou non.

Pour cela, il faut tout d’abord vous assurer que le travailleur a fourni les preuves qui permettent de justifier sa demande (voir ce qui précède).  Si tel n’est pas le cas, vous devez les lui réclamer.

Vous devez également vérifier si l’avertissement écrit vous a été transmis dans le délai prescrit par la réglementation (voir ce qui précède). Si tel n’est pas le cas, vous devez décider si vous acceptez de déroger à ce délai.

Enfin, vous devez vérifier si la durée d’interruption demandée par le travailleur n’excède pas la durée maximale à laquelle il peut prétendre.  Il se peut en effet que le travailleur ait déjà obtenu, en tout ou en partie, le congé thématique auprès d’un autre employeur.  Pour effectuer cette vérification, vous pouvez demander au travailleur de vous fournir l’attestation qu’il peut se procurer sur l’application « Breakatwork » (voir la question « Comment connaître la durée d’interruption à laquelle votre travailleur peut prétendre ? »)

En cas de demande de congé parental

Le droit au congé parental est subordonné au fait que le travailleur ait au moins 12 mois d’ancienneté dans les 15 mois qui précèdent l’avertissement écrit qu’il vous a transmis.  En conséquence, vous devez vérifier si le travailleur remplit cette condition.

Si tel n’est pas le cas, vous devez lui refuser l’accès au congé parental, même si la demande a été faite pour son enfant de moins de 12 ans (ou de moins de 21 ans en cas d’handicap) et que le travailleur a respecté la procédure et que le solde d’interuption n’est pas encore épuisé.

En cas de demande de congé parental d’un dixième

Cette forme d’interruption n’est pas un droit dans le chef du travailleur.  Elle nécessite votre accord. 

En conséquence, même si l’enfant concerné a moins de 12 ans (ou moins de 21 ans en cas d’handicap) et même si le travailleur a l’ancienneté requise, qu’il a respecté la procédure de demande et que le solde d’interruption n’est pas encore épuisé, vous devez décider si vous lui accordez l’interruption d’un dixième ou non.

En cas de refus, vous devez notifier votre décision au travailleur, par écrit.  Cette notification doit être effectuée dans le mois qui suit la réception de l’avertissement écrit qu’il vous a transmis.

En cas de demande de flexibilisation de l’interruption complète ou de l’interruption à mi-temps

Le travailleur peut demander que :

• son interruption complète soit fractionnée par période(s) d’une semaine ou un multiple de ce chiffre ; dans ce cas, la durée maximale de 4 mois d’interruption complète est égale à 16 semaines de suspension du contrat de travail ;
• son interruption partielle à mi-temps de 8 mois maximum soit fractionnée par périodes de 1 mois ou un multiple de ce chiffre.

Pour obtenir l’interruption complète par période(s) d’une semaine ou un multiple ou pour obtenir l’interruption partielle à mi-temps par période(s) de 1 mois ou un multiple, le travailleur a besoin de votre accord.  En effet, la flexibilisation n’est pas un droit, mais uniquement une possibilité.  En conséquence, lorsque le travailleur introduit une demande d’interruption complète ou à mi-temps pour l’une de ces durées, vous devez décider si vous la lui accordez ou non.

En cas de refus, vous devez notifier votre décision au travailleur, par écrit.  Cette notification doit être effectuée dans le mois qui suit la réception de l’avertissement écrit qu’il vous a transmis.

Remarque

En cas de fractionnement :

• par semaine de l’interruption complète, lorsque le solde restant est inférieur à 4 semaines, le travailleur a le droit d’obtenir ce solde sans votre accord.
• par mois de l’interruption à mi-temps, lorsque le solde restant est égal à un mois, le travailleur a le droit d’obtenir ce solde sans votre accord.

En cas de demande de congé pour assistance médicale

S’il s’agit d’une demande de congé pour assistance médicale à temps plein, le travailleur peut demander à déroger à la durée minimale d’un mois d’interruption.  Sa demande peut donc porter sur une période de 1 semaine, de 2 semaines ou de 3 semaines.

Toutefois, la flexibilisation, c’est-à-dire une demande inférieure à un mois d’interruption complète n’est pas un droit dans le chef du travailleur. Il s’agit uniquement d’une possibilité qui nécessite votre accord.  En conséquence, lorsque le travailleur introduit une demande de congé pour assistance médicale pour une période d’une, deux ou trois semaines, vous devez décider si vous la lui accordez ou non.

En cas de refus, vous devez communiquer votre décision au travailleur, par écrit, dans les 2 jours qui suivent la réception de l’avertissement écrit qu’il vous a transmis.

Remarque

En cas de flexibilisation du congé pour assistance médicale par semaine, lorsque le solde d’interruption restant est inférieur à la durée minimale d’un mois, ce solde peut toutefois être obtenu sans votre accord.

Quelles sont les modalités d’exercice d’une interruption partielle ?

Quel que soit le congé thématique sollicité et quel que soit le secteur dont vous dépendez, vous devez prendre position par rapport aux modalités de la réduction de prestations demandée par votre travailleur.

Lorsque l’avertissement écrit du travailleur mentionne la manière dont il souhaite réduire ses prestations, vous n’êtes pas tenu d’accepter sa proposition.  Dans ce cas, vous devez faire une contre-proposition au travailleur.

Exemple : un travailleur à temps plein demande une interruption partielle d’un cinquième, à raison d’une réduction de prestations d’un jour par semaine, tous les mercredis.  Il s’avère que dans le service dont le travailleur fait partie, il y a déjà d’autres personnes en réduction de prestations qui sont absentes le mercredi.  Si le travailleur concerné s’absente également ce jour là, il n’y aura plus personne pour assurer la continuité du travail.  En conséquence, vous pouvez refuser la réduction de prestations le mercredi et proposer un autre jour de la semaine ; par exemple, tous les lundis.

Lorsque l’avertisement écrit du travailleur ne comporte pas d’informations quant à la manière dont il souhaite réduire ses prestations, il faut déterminer avec lui l’horaire et le régime de travail à temps partiel qui résultera de l’interruption demandée

Exemple : un travailleur à temps plein demande une interruption partielle à mi-temps, mais ne précise pas la manière dont il souhaite réduire ses prestations.  Dans ce cas, vous devez faire une proposition au travailleur.

Quelle que soit l’hypothèse, l’horaire et le régime de travail à temps partiel qui résultera de la réduction de prestations doit être convenu de commun accord avec le travailleur.  En cas de divergence, il faut négocier jusqu’au moment où un accord est trouvé.  Cet accord doit être conclu au plus tard le jour où l’interruption partielle prend cours.

Exemple : un travailleur demande une réduction d’un cinquième tous les mercredis.  Vous ne l’acceptez pas et lui faites une contre-proposition pour une réduction tous les lundis.  Le lundi n’arrange pas le travailleur.  Après négociation, un accord est trouvé pour une réduction tous les vendredis.

Dans le secteur privé ainsi que pour les contractuels des services publics, l’horaire de travail à temps partiel doit obligatoirement être fixé, par écrit, dans un avenant au contrat de travail.  Pour plus d’informations à ce sujet, vous pouvez consulter la feuille info E56.

Pouvez vous postposer le congé thématique demandé ?

Oui, mais uniquement si vous êtes un employeur du secteur privé ou employeur dans une administration communale, provinciale ou un service qui en dépend.

Dans ce cas, le report peut être opéré dans le cadre du congé parental et du congé pour assistance médicale.  Les modalités et la durée maximale du report varient toutefois selon le congé thématique demandé (voir ci-dessous).

Par contre, dans le cadre du congé pour soins palliatifs, il est impossible de reporter le début de l’interruption demandée.

Dans le cadre du congé parental

Vous pouvez postposer le congé parental pour des raisons liées au fonctionnement de l’entreprise ou du service.  Dans ce cas, la décision de report doit être notifiée au travailleur, par écrit, dans le mois qui suit l’avertissement écrit qu’il vous a transmis.

Exemple : Dans une entreprise du secteur privé, une travailleuse, occupée dans un magasin de vêtements, souhaite un mois de congé parental sous la forme d’une interruption complète du 01.07.2019 au 31.07.2019.  Elle vous transmet son avertissement écrit le 12.04.2019.  Or, il s’avère qu’en raison des soldes qui ont lieu durant le mois de juillet, la présence de cette travailleuse est nécessaire pour pouvoir aider ses collègues face au surcroît de travail.  Dans ce cas, en tant qu’employeur, vous pouvez postposer le congé parental et pour ce faire, vous devez en informer la travailleuse, en précisant ces raisons.  La notification écrite du report doit être effectuée avant le 12.05.2019, c’est-dire dans le mois qui suit l’avertissement écrit de la travailleuse.

Ce report s’applique sans préjudice du droit au congé parental.  Le droit au congé parental doit en effet prendre cours au plus tard 6 mois après le mois où le report motivé a été notifié au travailleur.

Remarque à propos de la limite d’âge de l’enfant

Par exception à la règle générale, en cas de report opéré conformément à ces dispositions, la date de prise de cours du congé parental peut être situé après le 12ème anniversaire de l’enfant (ou après le 21ème anniversaire, si cet enfant est handicapé).

Dans ce cas, afin d’apporter la preuve du report, il faut fournir à l’ONEM une copie de l’avertissement écrit du travailleur qui sollicitait une date de prise de cours avant les 12 (ou 21) ans de son enfant ainsi qu’une copie de la notification écrite du report qui postpose cette date de prise de cours après cette limite d’âge.

Dans le cadre du congé pour assistance médicale

Sauf en cas de congé pour assistance médicale à un enfant mineur hospitalisé, vous disposez d’une possibilité de report pour des motifs liés au fonctionnement du service ou de l’entreprise.

Dans ce cas, pour retarder la date de prise de cours de l’interruption, vous devez réagir, par écrit, dans les 2 jours ouvrables qui suivent la réception de l’avertissement écrit transmis par le travailleur. 

La durée de ce report est de 7 jours maximum.

Quelle est la procédure de demande auprès de l’ONEM ?

Si le travailleur a droit au congé thématique sollicité et lorsque la date de prise de cours de l’interruption a été déterminée, la demande doit être introduite auprès de l’ONEM.

Cette demande permet au travailleur de solliciter les allocations d’interruption.  Elle permet également à l’ONEM de comptabiliser la période de congé thématique que vous avez accordé au travailleur et partant, de l’intégrer dans nos bases de données afin de permettre un calcul du solde restant via l’application « BreakatWork ».

Attention !  En cas de congé parental, le travailleur peut demander l’interruption sans allocation.  Il faut cependant introduire une demande auprès de l’ONEM, de manière à ce que nos services prennent acte de la période qui a été accordée au travailleur.

La procédure à l’égard de l’ONEM doit être suivie pour chaque demande de congé thématique, c’est-à-dire pour toutes nouvelles demandes et toutes les prolongations ultérieures.

La demande doit être introduite de préférence par voie électronique.  Cette méthode constitue une voie simple, rapide et écologique.

S’il est impossible d’introduire la demande en ligne, la demande peut toutefois être introduite à l’ONEM au moyen d’un formulaire “papier”.

Par demande, il est uniquement possible de solliciter une seule période ininterrompue de congé thématique et une seule forme d’interruption.

Comment introduire la demande à l’ONEM par voie électronique?

Si vous choisissez d’introduire la demande en ligne, vous devez l’indiquer au travailler et lui demande d’activer son «e-Box ».

Ensuite, vous devez obligatoirement remplir votre partie en premier et la transmettre à l’ONEM, par Internet.  La partie de la demande que vous devez compléter se trouve dans la liste « gestion des relations de travail » du volet « employeur » du site portail de la sécurité sociale : https://www.socialsecurity.be.

Après cette première étape, le travailleur est averti via son « e-Box » qu’il peut compléter sa partie de la demande.  Pour cela, il lui suffit de cliquer sur le lien figurant dans le mail, afin d’être dirigé vers sa partie.  Il peut alors la compléter et la transmettre via le service en ligne du site portail de la sécurité sociale.  Si le travailleur n’a pas la possibilité de compléter électroniquement sa partie, il peut imprimer le document PDF créé par l’application, le compléter, le signer et l’envoyer par lettre recommandée au bureau de l’ONEM dont il dépend.

Attention ! Lorsque la demande est introduite en ligne auprès de l’ONEM, elle n’est complète et recevable qu’à partir du moment où le travailleur a transmis sa partie. 

Preuves à fournir

Lorsque la demande concerne un congé pour assistance médicale ou un congé pour soins palliatifs, il faut obligatoirement “uploader”, c’est-à-dire “télécharger” le modèle d’attestation, dûment complété et signé, que le travailleur vous a présenté lors de son avertissement écrit.

Pour rappel, pour un congé pour assistance médicale, il s’agit selon le cas :

• soit du modèle “attestation médicale 1”, lorsque la demande est introduite auprès d’un employeur du secteur privé, d’une commune, d’une province ou d’un service qui en dépend et que cette demande vise un membre de la famille ou du ménage gravement malade;
• soit du modèle “attestation médicale 2”, lorsque la demande est introduite auprès d’un employeur d’un autre secteur (administration fédérale, régionale, communautaire, enseignement, etc.) et que cette demande vise un membre de la famille ou du ménage gravement malade;
• soit du modèle “attestation médicale 3”, lorsque la demande (tous secteurs confondus) concerne un enfant mineur gravement malade ou hospitalisé.

En cas de congé pour soins palliatifs, il s’agit du modèle “attestation médicale – soins palliatifs”.

Si le travailleur demande un congé pour aidants proches, il faut joindre une copie scannée de la reconnaissance pour droits sociaux, délivrée par la mutuelle.

Sans cette attestation médicale ou sans la reconnaissance comme aidants proche, la demande ne sera pas recevable et ne pourra pas être traitée par l’ONEM.

Les autres preuves que le travailleur vous a fournies pour démontrer que sa demande de congé thématique est justifiée (par exemple, les attestations requises en cas de congé parental) ne doivent pas être jointes à la demande transmise en ligne à l’ONEM.   Cependant, ces preuves doivent obligatoirement être conservées.  En effet, l’ONEM est susceptible de les réclamer, afin de vérifier si la demande est conforme.  En cas de contrôle, si ces preuves ne sont pas fournies à l’ONEM ou si elles ne sont pas conformes à la réglementation, une décision de révision, et le cas échéant de récupération des allocations d'interruption déjà payées, pourra être prise à l’encontre du travailleur.

Comment introduire la demande à l’ONEM avec un formulaire papier et quel formulaire utiliser ?

Au cas où la demande par voie électronique n’est pas possible, elle peut être introduite par le biais d’un formulaire papier, qui peut être téléchargé depuis la rubrique « formulaires et attestations » de la partie documentation de notre site.

Le travailleur doit compléter et signer et dater la partie 1 de ce formulaire ainsi que les attestations qui lui incombent.

En cas de demande de congé pour assistance médicale ou de congé pour soins palliatifs, le médecin traitant du patient doit également compléter, dater, signer et aposer son cachet sur l’attestation qui lui incombe.

En tant qu’employeur, vous devez compléter la partie 2 du formulaire, le dater, le signer et y apposer un cachet de votre entreprise ou de votre institution.

Les deux parties du formulaires et les attestations doivent être agrafées et envoyées sous un seul pli postal à l’ONEM.  

Le formulaire adéquat doit être envoyé, par lettre recommandée à la poste :

• en cas de demande de congé parental et de congé pour assistance médicale : au « service OCR » de l’Administration centrale de l’ONEM, Boulevard de l’Empereur, 7-9 à 1000 Bruxelles ;
• en cas de demande de congé pour soins palliatifs ou de congé pour aidants proches : au « Service interruption de carrière / crédit-temps » du bureau de l’ONEM, dont dépend le travailleur.

La responsabilité de l’envoi du formulaire incombe au travailleur.  L'ONEM accepte toutefois les envois par courrier ordinaire mais, en cas de litige, c'est le travailleur qui a la charge de la preuve de l'introduction de sa demande.

Selon le congé thématique, il convient d’utiliser un des formulaires suivants.

• En cas de demande de congé parental

Il s’agit du formulaire « C61 – congé parental ».

Attention !  Dans les entreprises publiques autonomse (Proximus, SNCB, Bpost ou Skeyes), il faut utiliser le formulaire « C61 EP – Congé parental ».

• En cas de demande de congé pour assistance médicale

Il s’agit du formulaire « C61 – assistance médicale».

Attention !  Dans les entreprises publiques autonomes (Proximus, SNCB, Bpost ou Skeyes), il faut utiliser le formulaire « C61 EP – assistance médicale ».

• En cas de demande de congé pour soins palliatifs

Il s’agit du formulaire « C61 – soins palliatifs ».

• En cas de demande de congé pour aidants proches

Il s’agit du formulaire « C61 – aidant proche ».

Attention !  Dans une entreprises publiques autonomes (Proximus, SNCB, Bpost ou Skeyes), il faut utiliser le formulaire « C61 EP – Soins palliatifs ».

Dans quel délai la demande doit-elle être introduite à l’ONEM ?

Dûment complétée et accompagnée des pièces éventuellement requises, la demande doit être introduite à l’ONEM au plus tard 2 mois après la date de prise de cours du congé thématique.  Ce délai s’applique aux premières demandes et aux éventuelles prolongations ultérieures.

Lorsque la demande est transmise à l’ONEM après le délai de 2 mois qui suit la date de prise de cours ou de prolongation de l’interruption, le droit aux allocations ne peut être accordé au travailleur qu’à partir de la date d’envoi hors délai.

Remarque !  Lorsque la demande est transmise à l’ONEM en ligne, nos services prennent en compte la date d’envoi de la partie du travailleur pour vérifier si elle a été soumise dans le délai réglementaire.

De quel bureau de l’ONEM dépend le travailleur ?

Le bureau qui traitera le dossier individuel du travailleur est celui du ressort de son domicile.

Par exception à ce principe, si le travailleur est domicilié dans un autre pays de l’Espace économique européen (France, G.-D. du Luxembourg, Allemagne, Pays-Bas, ...),  le bureau de l’ONEM dont il dépend est celui du ressort de la commune où est située votre entreprise, ASBL, administration, etc.

Quel est le traitement réservé à la demande par l’ONEM ?

Lorsque l’ONEM a reçu la demande, nos services commencent par vérifier si la demande est complète.  Si tel n’est pas le cas, le bureau de l’ONEM dont dépend le travailleur lui réclamera les éléments manquants.

Si la demande est complète ou lorsque le bureau a obtenu les éléments manquants, nos services vérifient ensuite si les conditions d’accès sont satisfaites.

• Si les conditions d’accès ne sont pas satisfaites :

Le congé thématique est refusé Dans cette hypothèse, nous vous adressons une copie de la décision C62 de refus.

Exemple : le travailleur demande un congé parental, mais nos services constatent que sa date de prise de cours est située après les 12 ans de l’enfant, alors que celui-ci ne souffre pas d’un handicap permettant de repousser la limite d’âge à 21 ans.

Le refus du congé thématique signifie que le travailleur n’a pas le droit de suspendre ou de réduire ses prestations.  En conséquence, le travailleur est supposé reprendre ses fonctions dans son régime de travail initial.  Néanmoins, moyennant votre accord, le travailleur pourrait convertir son congé thématique en congé sans solde (en cas de suspension des prestations) ou en une occupation à temps partiel volontaire (en cas de réduction des prestations).

• Si les conditions d’accès sont satisfaites :
  • Si le travailleur sollicite le congé parental sans allocations, nos services lui envoient une décision C62 positive entérinant la période demandée ; 
  • En cas de congé parental demandé avec allocations ou en cas de congé pour assistance médicale et de congé pour soins palliatifs, nos services vérifient si les conditions d’octroi de celles-ci sont satisfaites (condition de domicile, règles de cumul avec d’autres activités ou revenus, etc.) :
    • Si les conditions d’octroi sont satisfaites, nos services envoient au travailleur une décision C62 positive indiquant le montant de l’allocation à laquelle il peut prétendre et ensuite, mensuellement, à terme échu, cette allocation est lui payée ;
    • Si les conditions d’octroi d’allocations ne sont pas satisfaites, nos services envoient au travailleur une décision C62 négative indiquant, selon le cas :
      • que le droit au congé parental est accordé sans allocations d’interruption ;
      • que le droit au congé pour assistance médicale ou le congé pour soins palliatifs est refusé ou accordé sans allocations (par exemple en cas de cumul avec une pension de survie).

Pendant le congé thématique, devez-vous effectuer des démarches auprès de l’ONEM ?

Non.  En effet, il relève de la responsabilité exclusive du travailleur d’informer le bureau de l’ONEM dont il dépend de tout changement dans sa situation personnelle (changement d’adresse, changement de numéro de compte financier, du début d’une activité salariée ou indépendante complémentaire ou de la perception d’une pension de survie, etc.).

Si, moyennant votre accord, le congé thématique est stoppé de manière anticipée ou si le contrat de travail est modifié ou rompu, le travailleur a également l’obligation d’en informer son bureau de l’ONEM.

Toutes les notifications relatives à un changement de la situation du travailleur doivent être adressées à l’ONEM, par écrit.  Pour ce faire, le travailleur peut utiliser la « déclaration de modifications des données », dont le modèle peut être téléchargé sur notre site Internet.

Faute de déclaration préalable, si le droit aux allocations d’interruption doit être révisé, les sommes payées indûment peuvent l’objet d’une récupération.

N.B. : l’incapacité de travail, l’écartement en raison d’une grossesse et/ou le congé de maternité, sont sans influence sur le congé thématique en cours  Ces informations ne doivent pas être communiquées à l’ONEM.  Pour plus d’informations à ce sujet, voir la Question/Réponse prévue dans notre FAQ. 

Comment le travailleur peut-il suivre son dossier ?

Le travailleur peut consulter son dossier, en ligne, sur le site portail de la sécurité sociale,  dans la rubrique « Services en ligne »  de la partie « L'assuré social / dossier interruption de carrière / consultation ».  Il peut y accéder via ce lien depuis notre site Internet. 

Pour avoir accès à son dossier en ligne, le travailleur doit toutefois s’identifier au moyen de sa  carte d’identité électronique (également appelée « eID ») ou de l’appliction « Itsme ».

Grâce à cette application, il peut consulter en ligne :

• l’état d’avancement de son dossier ;
• la décision C62 d’octroi ou de refus ;
• et, s’il a demandé demandé et obtenu les allocations d’interruption :
  • le montant de ces allocations ;
  • le jour du paiement ;
  • l’historique du paiement des allocations ;
  • la fiche fiscale 281.18 lui permettant de compléter sa déclaration de revenus ;

Si le travailleur n’a pas accès à Internet ou s’il n’a pas de moyen de s’identifier, il peut obtenir des informations sur le traitement de son dossier (quid de la réception du formulaire ?, qui de la décision et du paiement des allocations ?, etc.) en téléphonant au centre de contact de l’ONEM, au 02 515 44 44 (numéro de téléphone unique pour toute la Belgique).