Das Validierungsbuch

Einführung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, im Falle von zeitweiliger Arbeitslosigkeit wegen Schlechtwetter und aus wirtschaftlichen Gründen ein Validierungsbuch zu führen. Diese Verpflichtung ist in dem Artikel 137 des Königlichen Erlasses vom 25. November 1991 zur Regelung der Arbeitslosigkeit und den Artikeln 83 bis 86 des Ausführungserlasses vom 26. November 1991 vorgesehen.

Das Validierungsbuch soll dem LfA eine Übersicht aller nummerierten Formulare C 3.2 A bieten, die als Bescheinigungen über zeitweilige Arbeitslosigkeit wegen Schlechtwetter oder aus wirtschaftlichen Gründen ausgestellt wurden. Der Arbeitgeber darf nämlich pro Monat und pro Arbeitnehmer nur ein einziges Formular C 3.2 A ausstellen, selbst wenn im Laufe des Monats verschiedene Formen von zeitweiliger Arbeitslosigkeit auftreten.

Für Arbeitgeber des Bausektors besteht die Pflicht zur Führung eines Validierungsbuches nicht.

Ab dem 1. September 2023 haben alle Arbeitnehmer die Möglichkeit, von einem elektronischen Kontrollformular (eC3.2) Gebrauch zu machen. Wenn sich der Arbeitnehmer für ein elektronisches Kontrollformular entschieden hat, brauchen Sie ihm keine Kontrollformulare in Papierform mehr auszuhändigen. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Infoblatt E74 ("Die elektronische Kontrollkarte eC3.2").

Welche Formulare muss der Arbeitgeber ins Validationsbuch eintragen?

• Ins Validierungsbuch muss der Arbeitgeber nur die Formulare C 3.2 in Bezug auf zeitweilige Arbeitslosigkeit wegen Schlechtwetter oder aus wirtschaftlichen Gründen eintragen, nicht aber die Formulare in Bezug auf die anderen Formen von zeitweiliger Arbeitslosigkeit (höhere Gewalt, technische Störung, kollektiver Jahresurlaub, Streik oder Aussperrung). Wenn er jedoch Schlechtwetter oder einen Arbeitsmangel aus wirtschaftlichen Gründen später im Monat erwartet, wird ihm angeraten, diese Formulare trotzdem ins Validierungsbuch einzutragen, um sie nicht später im Laufe des Monats einsammeln zu müssen.
• Ins Validierungsbuch müssen nur die effektiv ausgestellten Formulare obligatorisch eingetragen werden. Ins Validierungsbuch darf der Arbeitgeber die von ihm ausgefertigten, aber nicht ausgestellten Formulare (z.B., weil die Arbeitnehmer weiter beschäftigt wurden) eintragen, er ist aber nicht dazu verpflichtet.

Form des Buches

Der Arbeitgeber hat die Wahl zwischen dem elektronischen Validierungsbuch (siehe http://www.socialesecurity.be/) und einem Validierungsbuch in Papierform.

Der Arbeitgeber kann selbst das Modell und das Format des Buches wählen (z. B., Format Schulheft oder Format A4). Jedoch muss das Buch aus gebundenen Blättern bestehen, von denen die Seiten fortlaufend nummeriert und mit einem Deckblatt versehen sind, auf dem er seinen Nachnamen, Vornamen oder die Firmenbezeichnung sowie die Anschrift seiner Firma angibt. Er darf also nicht ein Buch mit losen Blättern oder ein Buch mit geklammerten oder durch Ringe zusammengehefteten Seiten benutzen.

Welche Vermerke muss das Buch enthalten?

Jede Seite des Buches muss in 4 Spalten aufgeteilt sein, in denen der Arbeitgeber die folgenden Vermerke einträgt: 

• in der ersten Spalte: den Monat auf den sich das Formular bezieht;
• in der zweiten Spalte: die Nummer des Formulars
• in der dritten Spalte: der Nachname, Vornamen und die Erkennungsnummer der sozialen Sicherheit (die ENSS-Nummer) des Arbeitnehmers
• in der vierten Spalte: eventuelle Bemerkungen (z.B. im Falle von Verlust).

Im elektronischen Validierungsbuch sind die obligatorischen Felder bereits festgelegt.

Beglaubigung des Buchs in Papierform

Bevor das Buch benutzt wird, muss der Arbeitgeber es beim Arbeitslosenamt beglaubigen lassen, das für den Ort zuständig ist, wo das Buch geführt wird, d. h. den Ort, wo die Formulare C 3.2 normalerweise ausgefertigt werden. Bei Platzmangel im Buch muss er ein neues Buch unter Vorlage des alten Buches vom Arbeitslosenamt des LfA beglaubigen lassen.

Wie ausfüllen?

Die Angaben müssen ins Validierungsbuch spätestens an dem Tag, wo der Arbeitgeber die Formulare ausstellt, eingetragen werden.

Wenn der Arbeitgeber das Validierungsbuch in Papierform benutzt, muss er es mit unauslöschlicher Tinte ausfüllen. Er kann darin eventuell einen Rechnerausdruck oder einen vorgedruckten Aufkleber, der die erforderlichen Angaben enthält, aufkleben.

Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, die Nummer des ausgehändigten Formulars neben dem Namen eines jeden Arbeitnehmers einzutragen, sofern die aufgelisteten Angaben es ermöglichen, für jeden einzelnen Arbeitnehmer der Nummer des Formulars zurückzufinden (z. B., wenn der Arbeitgeber nur die Nummer des Formulars des ersten und des letzten Arbeitnehmers angibt, müssen alle – nicht eingetragenen – dazwischenliegenden Nummern einander folgen).

Was macht man, wenn der Arbeitnehmer das Kontrollformular C 3.2 A verloren hat?

Wenn der Arbeitnehmer das Formular C 3.2 A verloren hat, ist es dem Arbeitgeber nicht erlaubt, ihm ein neues Formular auszustellen. Der Arbeitnehmer muss beim örtlich zuständigen Arbeitslosenamt ein unausgefülltes Formular C 3.2 A beantragen, auf dem das Arbeitslosenamt seinen Stempelabdruck mit dem Vermerk "Duplikat" anbringt. Im Prinzip darf der Arbeitnehmer nur ein einziges Mal pro Jahr ein Duplikat bei dem LfA anfordern.  Das Duplikat muss in das Validierungsbuch eingetragen werden.

Wenn der Arbeitgeber ein elektronisches Validierungsbuch führt, wird das Duplikat vom Arbeitslosenamt in das Validierungsbuch eingetragen.

Wenn der Arbeitgeber ein papiernes Validierungsbuch führt, teilt das Arbeitslosenamt ihm die Nummer des Duplikats per Post mit.

Der Arbeitgeber trägt diese Nummer in das Validierungsbuch ein. In der Spalte "Bemerkungen" trägt er den Vermerk "Duplikat" und die Nummer des ursprünglichen Formulars ein.

Wo und wie lange muss der Arbeitgeber das Validationsbuch in Papierform aufbewahren?

Der Arbeitgeber muss das Validierungsbuch den Kontrolldiensten des LfA bereithalten, und zwar an dem Ort in Belgien, wo die Formulare C 3.2 A üblicherweise ausgefertigt werden.

Wenn die Formulare an verschiedenen Betriebssitzen ausgefertigt werden, muss er über ein Validierungsbuch an jedem Betriebssitz verfügen.

Wenn die Formulare von einem Sozialsekretariat ausgefertigt werden, darf das Validierungsbuch an diesem Ort aufbewahrt werden.

Der Arbeitgeber muss das Validierungsbuch 5 Jahre aufbewahren. Diese 5 Jahre laufen ab dem ersten Tag des Monats, der auf den Monat des letzten Eintrags folgt.

Das elektronische Validierungsbuch wird den Kontrolldiensten in elektronischer Form während desselben Zeitraumes und unabhängig vom Betriebssitz zur Verfügung gehalten.

Was riskiert der Arbeitgeber, wenn er seinen Pflichten hinsichtlich des Validierungsbuches nicht nachkommt?

Bei Verletzung dieser Pflichten droht dem Arbeitgeber eine Verwaltungssanktion oder eine strafrechtliche Sanktion. Die Sozialkontrolleure des LfA sind befugt, Protokolle zu erstellen, wenn der Arbeitgeber sich weigert oder es unterlassen hat, die Dokumente unter den gesetzlich vorgesehenen Bedingungen und binnen den gesetzlich vorgesehenen Fristen nach Maßgabe des Erlasses über die Arbeitslosigkeit auszufüllen oder auszufertigen. Dies gilt ebenfalls, wenn der Arbeitgeber ein Validierungsbuch benutzt, das nicht vom Arbeitslosenamt des LfA beglaubigt wurde.