Le livre de validation

Introduction

L'employeur a l'obligation de tenir un livre de validation en cas de chômage temporaire pour cause d'intempéries et pour raisons économiques. Cette obligation est imposée par l'article 137 de l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif au chômage et les articles 83 à 86 de l'arrêté d'exécution du 26 novembre 1991.

Le livre de validation est destiné à donner à l'ONEM un aperçu de tous les formulaires de contrôle C3.2 A numérotés, délivrés comme certificats de chômage temporaire pour intempéries ou pour raisons économiques. En effet, l'employeur ne peut, par mois et par travailleur, délivrer qu'un seul formulaire de contrôle C3.2 A, même si au cours du mois, il se produit plusieurs formes de chômage temporaire.

Les employeurs du secteur de la construction n'ont pas l'obligation de tenir un livre de validation.

A partir du 1^er septembre 2023, tous les travailleurs ont la possibilité de faire usage d’un formulaire de contrôle électronique (eC3.2). Si le travailleur a opté pour un formulaire de contrôle électronique, l’employeur n’est pas tenu de l’inscrire dans le livre de validation. Pour plus d’informations, veuillez lire la feuille info E74 (“La carte de contrôle électronique eC3.2”).

Quels formulaires l'employeur doit-il inscrire dans le livre de validation?

• L'employeur doit uniquement inscrire dans le livre de validation les formulaires C3.2 A relatifs au chômage temporaire pour intempéries ou pour raisons économiques. Il ne doit pas inscrire les formulaires relatifs aux autres formes de chômage temporaire (force majeure, accident technique, vacances annuelles collectives, grève ou lock-out). Si toutefois il s'attend à ce qu'il y ait, plus tard dans le mois, des intempéries ou un manque de travail résultant de raisons économiques, il est recommandé d'inscrire quand même ces formulaires dans le livre de validation, pour ne pas devoir ensuite les réclamer dans le courant du mois.
• Il ne faut inscrire dans le livre de validation que les formulaires effectivement délivrés. L'employeur peut inscrire dans le livre de validation les formulaires qu'il a établis, mais non délivrés (p.ex. parce que les travailleurs ont été maintenus au travail), mais ce n'est pas obligatoire.

Forme du livre

L'employeur a le choix entre le livre de validation électronique (voir http://www.socialsecurity.be/) ou le livre de validation papier.

L'employeur peut choisir lui-même le modèle et le format du livre (p.ex. format cahier d'écolier ou format A4). Par contre, le livre doit être constitué de feuilles reliées dont les pages sont numérotées de façon continue et être pourvu d'une page de garde sur laquelle il indique ses nom et prénom ou la raison sociale de la firme ainsi que l'adresse de celle-ci. Il ne peut donc pas utiliser un livre à feuilles mobiles ou un livre dont les pages sont agrafées ensemble ou attachées par des anneaux.

Quelles mentions le livre doit-il contenir?

Dans le livre de validation électronique, les zones obligatoires sont fixées.

Authentification du livre de validation papier

Avant d'utiliser le livre, l'employeur doit le faire authentifier auprès du bureau du chômage compétent pour le lieu où le livre est tenu, c'est-à-dire le lieu où les formulaires C3.2 A sont normalement établis. Lorsqu'il n'y a plus de place dans le livre, il doit faire authentifier un nouveau livre par le bureau du chômage de l'ONEM sur présentation du livre précédent.

Comment compléter?

Les données doivent être inscrites dans le livre de validation au plus tard le jour où l'employeur délivre les formulaires.

Si l'employeur utilise le livre de validation papier, il doit le compléter à l'encre indélébile. Il peut éventuellement coller un listing ou des étiquettes informatisées reprenant les mentions requises.

L'employeur n'est pas tenu d'indiquer le numéro du formulaire délivré en regard du nom de chaque travailleur, à condition que les données reprises permettent de déterminer clairement le numéro du formulaire attribué à chaque travailleur séparément (p.ex. si l'employeur indique uniquement le numéro du formulaire du premier et du dernier travailleur, tous les numéros intermédiaires - non-inscrits- doivent se suivre).

Que faire si le travailleur a perdu le formulaire de contrôle C3.2 A?

Si le travailleur a perdu le formulaire de contrôle C3.2 A, l'employeur n'est pas autorisé à lui délivrer un nouveau formulaire. Le travailleur doit demander au bureau du chômage compétent un formulaire de contrôle C3.2 A vierge sur lequel le bureau du chômage appose son cachet et la mention "duplicata". En principe, le travailleur peut demander un duplicata à l'ONEM une seule fois par an. Le duplicata doit être inscrit dans le livre de validation.

Si l'employeur tient un livre de validation électronique, le duplicata est inscrit par le bureau du chômage dans le livre de validation.

Si l'employeur tient un livre de validation papier, le bureau du chômage lui communique le numéro du duplicata par courrier. L'employeur l'inscrit dans le livre de validation. Dans la colonne "remarques", il inscrit la mention "duplicata" et le numéro du formulaire original.

Où et combien de temps l'employeur doit-il conserver le livre de validation papier?

L'employeur doit tenir le livre à la disposition des services de contrôle de l'ONEM, en Belgique, au lieu où les formulaires de contrôle C3.2 A sont habituellement établis.

Si les formulaires sont établis dans différents sièges d'exploitation, il doit disposer d'un livre de validation dans chaque siège d'exploitation.

Si les formulaires sont établis par un secrétariat social, le livre de validation peut être conservé à cet endroit.

L'employeur doit conserver le livre de validation pendant une période de 5 ans qui débute le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel la dernière mention a été notée.

Le livre de validation électronique est tenu à la disposition des services de contrôle de façon informatisée durant la même période, peu importe le siège d'exploitation.

Que risque l'employeur s'il ne respecte pas les obligations concernant le livre de validation?

Dans ce cas, l'employeur risque une amende administrative ou une sanction pénale. Les contrôleurs sociaux de l'ONEM sont compétents pour dresser un procès-verbal si l'employeur a refusé ou omis d'établir ou de compléter les documents prévus par l'arrêté relatif au chômage dans les conditions et délais légalement prévus. Ceci vaut également s'il utilise un livre de validation qui n'est pas authentifié par le bureau du chômage de l'ONEM.