Le livre de validation

Introduction

Depuis le 01.01.2025, le travailleur est obligé de remplir la carte de contrôle de chômage temporaire (eC3.2)  par voie électronique.

Il s'ensuit que le travailleur ne peut plus utiliser les cartes de contrôle papier C3.2A et que vous ne pouvez plus délivrer de cartes de contrôle papier.

Il existe toutefois deux exceptions à ce principe:

• Si vous faites usage du régime transitoire tel qu'expliqué dans la Fiche d'information E2/T2 - Disposition transitoire, vous pouvez continuer à délivrer des cartes de contrôle papier C3.2A jusqu'au 30.06.2025 au plus tard.
• Si vous relevez de la Commission paritaire pour les entreprises de travail adapté et les ateliers sociaux (CP 327), vous pouvez continuer à remettre les cartes de contrôle papier C3.2A aux travailleurs pour une durée indéterminée.

Le présente feuille info explique les situations spécifiques dans lesquelles vous pouvez continuer à délivrer des cartes de contrôle papier C3.2A à vos travailleurs.

Quels carte de contrôle devez-vous inscrire dans le livre de validation?

• Vous devez uniquement inscrire dans le livre de validation les formulaires C 3.2 relatifs  au chômage temporaire pour intempéries ou pour raisons économiques. Vous ne devez pas pas inscrire les cartes de contrôle relatives aux autres formes de chômage temporaire (force majeure, accident technique, vacances annuelles collectives, grève ou lock-out). Si vous vous attendez toutefois à ce qu'il y ait, plus tard dans le mois, des intempéries ou un manque de travail résultant de raisons économiques, il est recommandé d'inscrire quand même ces cartes de contrôle dans le livre de validation, pour ne pas devoir ensuite les réclamer dans le courant du mois.
• Il ne faut inscrire dans le livre de validation que les cartes de contrôle effectivement délivrées. Vous pouvez inscrire dans le livre de validation les cartes de contrôle que vous avez établies, mais non délivrés (p.ex. parce que les travailleurs ont été maintenus au travail), mais ce n’est pas obligé.

Forme du livre

Vous avez le choix entre le livre de validation électronique (voir http://www.socialsecurity.be/) ou le livre de validation papier.

Vous pouvez choisir vous-même le modèle et le format du livre (p.ex. format cahier d'écolier ou format A4). Par contre, le livre doit être constitué de feuilles reliées dont les pages sont numérotées de façon continue et être pourvu d'une page de garde sur laquelle il indique ses nom et prénom ou la raison sociale de la firme ainsi que l'adresse de celle-ci. Il ne peut donc pas utiliser un livre à feuilles mobiles ou un livre dont les pages sont agrafées ensemble ou attachées par des anneaux.

Quelles mentions le livre doit-il contenir?

Dans le livre de validation électronique, les zones obligatoires sont fixées.

Authentification du livre de validation papier

Avant d'utiliser le livre, vous devez le faire authentifier auprès du bureau du chômage compétent pour le lieu où le livre est tenu, c’est-à-dire le lieu où les cartes de contrôle C 3.2A sont normalement établis. Lorsqu'il n'y a plus de place dans le livre, vous devez faire authentifier un nouveau livre par le bureau du chômage de l'ONEM sur présentation du livre précédent.

Comment compléter?

Les données doivent être inscrites dans le livre de validation au plus tard le jour où vous délivrez les formulaires.

Si vous utilisez le livre de validation papier, il doit le compléter à l'encre indélébile. Il peut éventuellement coller un listing ou des étiquettes informatisées reprenant les mentions requises.

Vous n’êtes pas tenu d'indiquer le numéro de la carte de contrôle délivrée en regard du nom de chaque travailleur, à condition que les données reprises permettent de déterminer clairement le numéro de la carte attribuée à chaque travailleur séparément (p.ex. si vous indiquez uniquement le numéro du formulaire  du premier et du  dernier travailleur, tous les numéros intermédiaires  - non-inscrits- doivent se suivre).

Que faire si le travailleur a perdu la carte de contrôle C3.2 A?

Si le travailleur a perdu le formulaire de contrôle C 3.2 A, vous n’êtes pas autorisé à lui délivrer une nouvelle carte. Le travailleur doit demander au bureau du chômage compétent une carte de contrôle C 3.2 A vierge sur laquelle le bureau du chômage appose son cachet et la mention "duplicata".  En principe, le travailleur peut demander un duplicata à l’ONEM une seule fois par an.  Le duplicata doit être inscrit dans le livre de validation.

Si vous tenez un livre de validation électronique, le duplicata est inscrit par le bureau du chômage dans le livre de validation.

Si vous tenez un livre de validation papier, le bureau du chômage vous communique le numéro du duplicata par courrier. Vous l'inscrivez dans le livre de validation. Dans la colonne “remarques”, vous inscrivez la mention "duplicata" et le numéro du formulaire original.

Où et combien de temps l'employeur doit-il conserver le livre de validation papier?

Vous devez tenir le livre à la disposition des services de contrôle de l'ONEM, en Belgique, au lieu où les cartes de contrôle C 3.2 A sont habituellement établies. 

Si les cartes sont établies dans différents sièges d'exploitation, vous devez disposer d'un livre de validation dans chaque siège d'exploitation.

Si les cartes sont établies par un secrétariat social, le livre de validation peut être conservé à cet endroit.

Vous devez conserver le livre de validation pendant une période de 5 ans qui débute le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel la dernière mention a été notée.

Le livre de validation électronique est tenu à la disposition des services de contrôle de façon informatisée durant la même période, peu importe le siège d’exploitation.

Que risque l'employeur s'il ne respecte pas les obligations concernant le livre de validation?

Dans ce cas, l'employeur risque une amende administrative ou une sanction pénale. Les contrôleurs sociaux de l'ONEM sont compétents pour dresser un procès-verbal si l'employeur a refusé ou omis d'établir ou de compléter les documents prévus par l'arrêté relatif au chômage dans les conditions et délais légalement prévus. Ceci vaut également s'il utilise un livre de validation qui n'est pas authentifié par le bureau du chômage de l'ONEM.