Office national de l'emploi

Pour plus de renseignements contactez votre bureau du chômage. Vous trouverez les adresses dans l’annuaire ou sur le site : www.onem.be

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Procédure de demande du crédit-temps

Feuille info

E65

Dernière mise à jour
01-11-2018

Le travailleur qui souhaite bénéficier d’un crédit-temps doit vous informer de sa volonté préalablement, par écrit.

Lorsque vous avez reçu la demande écrite du travailleur, en fonction du type de crédit-temps demandé (sans motif, avec motif ou fin de carrière), vous devez vérifier si les conditions d’accès sont satisfaites.

Si tel est le cas, la demande peut être introduite auprès de l’ONEM.

Vous trouverez dans cette feuille info, les différentes étapes de la procédure de demande.

Quand et comment le travailleur doit-il vous informer de sa volonté ?

Délai d’avertissement

L’avertissement doit être effectué :

  • 3 mois à l’avance, lorsqu’il y a plus de 20 travailleurs dans l’entreprise ;
  • 6 mois à l’avance, lorsqu’il y a 20 travailleurs ou moins dans l’entreprise.

Pour déterminer si le délai est de 3 ou 6 mois, le nombre de travailleurs dans l’entreprise doit être pris en considération le 30 juin de l’année qui précède l’avertissement écrit.

Le délai de 3 ou 6 mois est un délai fixe. Il est toutefois réduit à 2 semaines lorsque le travailleur souhaite obtenir un crédit-temps avec motif, immédiatement après avoir épuisé son droit au congé pour soins palliatifs.

De commun accord avec le travailleur, il est possible de s’accorder, par écrit, sur d’autres modalités (par exemple : un délai d’avertissement plus court).

Forme de l’avertissement

La notification de l’avertissement doit être effectuée par écrit :

  • soit, par lettre recommandée ;
  • soit par la remise de l’écrit (de la main à la main) avec un double que vous devez signer, pour accusé de réception.

Que doit comporter l’avertissement écrit ?

L’avertissement écrit doit comporter les informations suivantes :

  • le type de crédit-temps demandé (sans motif, avec motif ou fin de carrière) ;
  • la forme de crédit-temps demandée (à temps plein, à mi-temps ou d’1/5 temps);
  • la date de prise de cours souhaitée et la durée demandée ;
  • les modalités de l’exercice du droit au crédit-temps, c’est-à-dire en cas de crédit-temps à mi-temps ou d’1/5 temps, la manière dont le travailleur souhaite réduire ses prestations ;
  • éventuellement, dans les entreprises de plus de 10 travailleurs, les éléments nécessaires à l’application du mécanisme de préférence (voir la feuille info E64 relative au droit et aux règles d’organisation du crédit-temps).

Si le travailleur demande un crédit-temps avec motif, il doit vous indiquer quel est ce motif.  De plus, s’il s’agit des motifs “prendre soin de son enfant de moins de 8 ans”, “prodiguer des soins palliatifs”, prodiguer une assistance médicale à un membre de la famille ou du ménage gravement malade” ou “suivre une formation reconnue”, il doit également vous indiquer s’il exerce une activité salariée ou indépendante complémentaire (voir la feuille info E59 relative au crédit-temps avec motif).

Quel(s) document(s) le travailleur doit-il joindre à sa lettre d’avertissement ?

L’attestation crédit-temps

En cas de demande de crédit-temps sans motif ou avec motif, pour vous permettre de vérifier si la durée maximale n’est pas encore atteinte, le travailleur doit joindre à sa lettre d’avertissement une attestation de l’ONEM. 

Il s’agit de l’attestation crédit-temps.

Le travailleur peut se procurer par le biais du service en ligne BreakatWork cette attestation qui renseigne le nombre de mois et de jours de crédit-temps qu’il peut encore prendre en fonction des périodes déjà prises.

Si le travailleur n’a pas accès à internet, il peut se procurer cette attestation auprès du bureau de l’ONEM du ressort de son domicile ou, s’il n’est pas domicilié en Belgique, auprès du bureau de l’ONEM dans le ressort duquel est établi votre entreprise.

NB : cette attestation n’est pas requise en cas de demande de crédit-temps fin de carrirère.

En cas de demande de crédit-temps avec motif, la preuve du motif

Le travailleur doit joindre à sa lettre d’avertissement la preuve de l’existence du motif pour lequel il sollicite le crédit-temps.

Pour savoir quelles sont ces preuves, vous pouvez consulter la feuille info E59 relative au crédit-temps avec motif.

Remarque:

En cas de demande de crédit-temps pour prodiguer des soins (palliatifs, à un membre du ménage ou de la famille gravement malade ou pour s’occuper de son enfant handicapé ou gravement malade), il y a un modèle d’attestation à compléter par le médecin, dans le formulaire de demande à adresser à l’ONEM.  Il y a également un modèle d’attestation à compléter par l’institution de formation lorsque le travailleur sollicite le crédit-temps pour suivre une formation reconnue.

Malgré que ce ne soit pas prévu par les partenaires sociaux dans la CCT n° 103, vous pouvez demander au travailleur qui sollicite un crédit-temps pour l’un de ces motifs de vous fournir le formulaire de demande, dont l’attestation adéquate aura été préalablement remplie, selon le cas :

  • par le médecin traitant de la personne nécessitant des soins ;
  • par l’institution de formation.

Que devez-vous faire lorsque vous avez reçu la demande de crédit-temps ?

En fonction du type et de la forme de crédit-temps, vous devez vérifier si :

  • les conditions d’accès sont satisfaites ;
  • la durée sollicitée peut être accordée, en fonction des minima et maxima prévus.

Pour plus d’informations à ce sujet, vous pouvez consulter :

  • la feuille info E59 pour le crédit-temps avec motif (réglementation en vigueur à partir du 01.04.2017) ;
  • la feuille info E63 pour le crédit-temps fin de carrière;
  • la feuille info E61 pour le crédit-temps sans motif  (uniquement si le travailleur se trouve dans la mesure transitoire).

Quid si ces conditions ne sont pas satisfaites ?

Si les conditions d’accès ne sont pas satisfaites, vous devez refuser la demande de crédit-temps du travailleur.

Si la période ne peut pas être accordée car la durée minimale n’est pas respectée ou car la durée maximale du type du crédit-temps sollicité est atteinte, vous devez en avertir le travailleur.  Dans cette hypothèse, le travailleur peut éventuellement demander une autre période de crédit-temps respectant ces minima et/ou maxima.

Quid si ces conditions sont satisfaites ?

  • S’il y a 10 travailleurs ou moins dans l’entreprise ou si la fonction exercée par le travailleur est exclue du droit par convention collective de travail sectorielle ou d’entreprise, vous devez décider si vous accordez le crédit-temps sollicité ;
  • S’il y a plus de 10 travailleurs dans l’entreprise, vous devez vérifier s’il y a de la place dans le quota des absences simultanées à la date à laquelle le travailleur veut obtenir le crédit-temps.  Si tel est le cas, vous devez également décider si vous autorisez le travailleur à prétendre au crédit-temps à la date qu’il a sollicitée ou si vous souhaitez le reporter pour des raisons internes ou externes impératives.

Si le travailleur peut prétendre au crédit-temps, en cas de réduction de prestations à mi-temps ou d’1/5 temps, il convient également de déterminer le régime de travail à temps partiel et le fixer, par écrit, dans un avenant au contrat de travail.

Pour plus d’informations, voir la feuille info E64 relative au droit et aux règles d’organisation du crédit-temps.

Quand et comment devez-vous répondre au travailleur ?

Les partenaires sociaux n’ont pas clairement établi la procédure à suivre pour répondre au travailleur qui a sollicité un crédit-temps.  Néanmoins, il ressort des différentes dispositions de la convention collective de travail n° 103 que :

  • lorsque l’employeur occupe 10 travailleurs ou moins, il doit communiquer son accord ou son non-accord quant au crédit-temps demandé, au plus tard le dernier jour du mois qui suit celui au cours duquel l’avertissement écrit a été opéré ;
  • l’employeur doit s’accorder avec le travailleur sur les modalités d’exercice du crédit-temps au plus tard le dernier jour du mois qui suit celui au cours duquel l’avertissement écrit a été opéré ;
  • lorsque le seuil des absences simultanées est atteint, l’employeur doit communiquer au travailleur la date à partir de laquelle il pourra exercer son droit au crédit-temps.  Une fois cette date communiquée, elle ne pourra plus être modifiée par la demande ultérieure d’un autre travailleur, même si cette nouvelle demande peut, en théorie, bénéficier d’une priorité prévue dans le mécanisme de planification des absences.  La communication de la date à partir de laquelle le travailleur peut utiliser son droit au crédit-temps doit se faire en fin de mois et en respectant le délai prévu pour s’accorder sur les modalités d’exercice du crédit-temps ;
  • en cas de report du droit au crédit-temps, l’employeur doit communiquer sa décision au travailleur dans le mois qui suit l’avertissement écrit.

En conclusion, vous devez communiquer votre réponse au travailleur au plus tard le dernier jour du mois qui suit la date à laquelle il vous a transmis son avertissement écrit, sauf si vous désirez reporter le droit au crédit-temps, auquel cas vous devez lui communiquer votre volonté dans le mois qui suit.

Exemple :

Un de vos travailleurs souhaite bénéficier d’un crédit-temps, à partir du 15 juillet.  Etant donné qu’il y a plus de 20 travailleurs dans l’entreprise, il vous transmet sa lettre d’avertissement 3 mois à l’avance, à savoir le 15 avril.

  • Si vous désirez reporter le droit au crédit-temps pour des raisons internes ou externes impératives ou, en cas de crédit-temps d’1/5 temps, si le travailleur a 55 ans ou plus et exerce une fonction-clé, vous devez communiquer votre volonté au travailleur au plus tard le 14 mai, c’est-à-dire dans le mois qui suit la réception de la lettre d’avertissement.  Dans ce cas, vous êtes tenu de motiver le report et d’indiquer au travailleur à quelle date il pourra bénéficier de son droit au crédit-temps ;
  • En l’absence de report, vous devez communiquer votre réponse au travailleur au plus tard le 30 mai, c’est-à-dire le dernier jour du mois qui suit le mois d’avril (durant lequel, le travailleur a transmis sa lettre d’avertissement).  Dans cette réponse, vous devez préciser au travailleur s’il a droit au crédit-temps en fonction de la satisfaction des conditions d’accès et si oui, s’il peut bénéficier du crédit-temps à la date demandée.  Si le crédit-temps doit être postposé en raison de l’application du mécanisme de préférence et de planification des absences, vous devez communiquer au travailleur la date à laquelle il pourra user de son droit.

La convention collective de travail n° 103 n’indique pas comment vous devez transmettre votre décision au travailleur.  Cependant, pour éviter des contestations éventuelles, il est préférable de communiquer votre décision par écrit.

Si vous désirez de plus amples informations ou des précisions quant à la réponse à fournir au travailleur, il convient de vous renseigner auprès de la fédération patronale dont vous dépendez ou, à défaut, auprès d’une organisation signataire de la convention collective de travail n° 103. 

Quelle est la procédure de demande à l’égard de l’ONEM ?

Lorsque le travailleur a obtenu votre accord quant à l’obtention du crédit-temps ainsi que sur sa date de prise de cours, la demande doit être introduite auprès de l’ONEM. La demande est introduite de préférence de manière électronique sur le site portail de la sécurié sociale https://www.socialsecurity.be.

La partie de la demande à compléter par l’employeur se trouve dans la liste « gestion des relations de travail » du volet « employeur ».

L’employeur doit obligatoirement remplir sa partie en premier et la transmettre à l’ONEM, par Internet.  Ce n’est qu’après cette première étape que le travailleur est averti dans eBox, et peut compléter sa partie de la demande et la transmettre à l’ONEM via le service en ligne du site portail de la sécurité sociale 

Si le travailleur n’a pas la possibilité de compléter électroniquement sa partie, il peut imprimer le document PDF créé par l’application, le compléter, le signer et l’envoyer par lettre recommandée au bureau de l’ONEM dont il dépend.

Au cas où la demande par voie électronique n’est pas possible, le travailleur peut introduire sa demande par le biais d’un formulaire papier (voir feuille info T159).

 Le demande doit être introduite à l’ONEM au plus tard 2 mois après la date de prise de cours du crédit-temps.

 Renseignements complémentaires

Pour plus d’informations sur la procédure à l’égard de l’ONEM (modalités d’introduction de la demande, conséquence d’une introduction tardive, etc.), il convient de consulter les feuilles info – travailleurs relatives au crédit-temps.

Cas particulier en cas de paiement d’une indemnité complémentaire en plus de l’allocation d’interruption de l’ONEM

Uniquement en cas de crédit-temps à temps plein et de crédit-temps à mi-temps, si le travailleur a 45 ans ou plus et a droit, en complément à l’allocation octroyée par l’ONEM, à une indemnité payée par l’entreprise ou par un fonds sectoriel (en application d’une convention collective de travail ou d’un accord individuel), dans certains cas, il convient d’effectuer d’autres démarches administratives. Ces demandes-là ne peuvent pas être introduites via le service en ligne.

Pour plus d’information à ce sujet, veuillez consulter la feuille info E34.

Quel est le traitement réservé à la demande de crédit-temps par l’ONEM ?

Lorsque l’ONEM a reçu le formulaire de demande, nos services commencent par vérifier si les conditions d’accès sont satisfaites.

  • Si les conditions d’accès ne sont pas satisfaites :
    Le crédit-temps est refusé.  Dans cette hypothèse, nous vous adressons une copie de la décision C62 de refus.
    Le refus du crédit-temps signifie que le travailleur n’a pas le droit de suspendre ou de réduire ses prestations.  En conséquence, le travailleur est supposé reprendre ses fonctions dans son régime de travail initial.  Néanmoins, moyennant votre accord, le travailleur pourrait convertir son crédit-temps en congé sans solde (en cas de suspension des prestations) ou en contrat de travail à temps partiel (en cas de réduction des prestations).
  • Si les conditions d’accès sont satisfaites :
    • Si le travailleur sollicite le crédit-temps sans allocations, nos services lui envoient une décision C62 positive entérinant la période demandée ; 
    • Si le travailleur demande les allocations, nos services vérifient si les conditions d’octroi de celles-ci sont satisfaites (condition de domicile, règles de cumul avec d’autres activités ou revenus, etc.) :
      • Si les conditions d’octroi sont satisfaites, nos services envoient au travailleur une décision C62 positive indiquant le montant de l’allocation à laquelle il peut prétendre et ensuite, mensuellement, à terme échu, cette allocation est lui payée ;
      • Si les conditions d’octroi d’allocations ne sont pas satisfaites, nos services envoient au travailleur une décision C62 négative indiquant que le crédit-temps lui est accordé sans allocations.

Pendant le crédit-temps, devez-vous effectuer des démarches auprès de l’ONEM ?

Non.  En effet, il relève de la responsabilité exclusive du travailleur d’informer le bureau de l’ONEM du ressort de son domicile de tout changement dans sa situation personnelle (changement d’adresse, changement de numéro de compte financier, du début d’une activité salariée ou indépendante complémentaire ou de la perception d’un revenu en cumul avec les allocations d’interruption, etc.).

Si, moyennant votre accord, le crédit-temps est stoppé de manière anticipée ou si le contrat de travail est modifié ou rompu, le travailleur a également l’obligation d’en informer son bureau de l’ONEM.

Toutes les notifications relatives à un changement de la situation du travailleur doivent être adressées à l’ONEM, par écrit.

Faute de déclaration préalable, si le droit aux allocations d’interruption doit être révisé, les sommes payées indûment peuvent l’objet d’une récupération.

Quelle est la procédure en cas de demande de prolongation du crédit-temps ?

La procédure de demande de prolongation est identique à celle prévue pour la demande initiale.

Cela signifie que le travailleur doit vous avertir, par écrit, de sa volonté de prolonger son crédit-temps :

  • 3 mois avant l’échéance de la période en cours, s’il y a plus de 20 travailleurs dans l’entreprise ;
  • 6 mois avant l’échéance de la période en cours, s’il a 20 travailleurs ou moins dans l’entreprise.

Ces délais peuvent être modifiés de commun accord avec le travailleur.