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Fiche B 5 : Comment adapter la capacité inscrite (l’IC) en cas d'interruption de l’accueil ?

Description

Cette fiche explique la procédure à suivre par le service pour adapter la capacité inscrite du mois lorsque l'accueil d'un ou plusieurs enfant(s) est interrompu pendant une durée d'au moins 4 semaines.

Etapes à suivre

Etape 1: Adaptation du plan de référence de chaque enfant pour lequel il y a une interruption de l'accueil

Principe

En cas d’interruption de l’accueil pour une durée d’au moins 4 semaines, l’enfant est encore repris dans le plan de référence pendant 4 semaines, ensuite il n’est plus repris dans le plan de référence (à partir du 29ème jour qui suit l’interruption) jusqu’au 1er jour de garde effectif après l’interruption.

Pour la notion d'interruption, aucune distinction n'est faite entre les interruptions qui résultent d'événements propres à l'enfant et celles qui résultent d'événements propres à l'accueillante.

Exemples

Calendrier du mois de juillet

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Calendrier du mois d'août

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Un enfant est accueilli à temps plein, tous les jours de la semaine :

1.

L'accueillante est malade du vendredi 1/7 au dimanche 17/7 inclus. L'enfant ne vient pas suite aux vacances des parents du mercredi 13/7 au dimanche 31/7 inclus. Le dernier jour de garde est le 30/6.
Il y a une interruption de l'accueil supérieure à 4 semaines (du 1/7 au 31/7). La période de 4 semaines durant laquelle l'enfant est encore repris dans le plan de référence court du 1/7 au 28/7 inclus.

2.

L'enfant vient encore le 30/6 mais durant les mois de juillet et août, l'enfant ne vient en principe pas suite aux vacances des parents. L'enfant est toutefois accueilli exceptionnellement le lundi 18/7.
Etant donné qu'il n'y a pas 4 semaines d'interruption entre le 1/7 et le 18/7, le plan de référence continue jusqu'au 18/7 et à partir du 19/7, la période de 4 semaines prend cours pour se terminer le 15/8 inclus.

Exceptions

Si l'enfant est malade à la date prévue de reprise de l'accueil, l'enfant peut à nouveau être repris dans le plan de référence à partir de la date prévue de reprise de l'accueil
fiche B 8 : Que faut-il faire en cas d'absence de l'enfant?.

En cas d'interruption de l'accueil pendant au moins 4 semaines suite à une maladie de l'enfant gardé, l'enfant reste repris dans le plan de référence pendant 3 mois maximum 
fiche B 8 : Que faut-il faire en cas d'absence de l’enfant?.

Exemple

Calendrier du mois de juillet

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Calendrier du mois d'août

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Un enfant est accueilli à temps plein, tous les jours de la semaine :
L'enfant vient encore le 30/6 et durant les mois de juillet et août, il ne vient pas suite aux vacances de ses parents. Il est prévu qu’il reviendra chez l’accueillante le 1/9. Le 1/9 il ne revient pas parce qu’il est malade (certificat médical) et il ne revient que le 12/9.

Etant donné qu’il y a une interruption d’au moins 4 semaines, l’enfant est encore repris dans le plan de référence jusqu’au 28/7 inclus. Ensuite, il ne peut, en principe, plus être repris jusqu’au 1er jour de garde effectif qui suit l’interruption. Mais comme la date prévue de reprise de l’accueil est connue et qu’à cette date l’enfant ne vient pas parce qu’il est malade, il peut quand même être à nouveau repris dans le plan de référence à partir de cette date, soit le 1/9.

Etape 2: Encodage dans la feuille de calcul

1ière hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par semaine et les jours sont déterminés

Si

Alors

le plan de référence se termine (y compris la période de 4 semaines) au cours d'un mois et que l'enfant ne revient pas avant la fin du mois

- soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois précédent est maintenue mais le nombre de jours en trop est calculé manuellement et le résultat est indiqué en négatif dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier";

- soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois est déjà adaptée en ne tenant plus compte de l'enfant mais l’IC de ce mois doit être corrigé en ajoutant le nombre de jours nécessaires en fonction de l’ancien plan de référence (jours situés entre le début du mois et la fin du plan de référence) et ce nombre doit être encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

le plan de référence se termine (y compris la période de 4 semaines) au cours d'un mois et qu'un nouveau plan de référence prend également cours suite au retour de l'enfant

l'encodage s'effectue en combinant les principes du point précédent et les principes applicables en cas de nouvel accueil
fiche B 1 : Comment déterminer la capacité inscrite du mois?

2ème hypothèse: les jours d’accueil constituent un cycle fixe dont les jours sont déterminés et prévus avec le même régime d'accueil (1, 1/2 ou 1/3)

Le nombre exact de jours pour le mois est calculé manuellement sur base du cycle tel qu'il est repris dans le plan de référence qui se termine et éventuellement dans le nouveau plan de référence (en cas du retour de l'enfant au cours du même mois), et encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

3ème hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par semaine mais les jours ne sont pas déterminés

Si

Alors

le plan de référence se termine (y compris la période de 4 semaines) au cours d'un mois et que l'enfant ne revient pas avant la fin du mois

- soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois précédent est maintenue mais le nombre de jours en trop est calculé manuellement et le résultat est indiqué en négatif dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier";

- soit la grille "encodage capacité inscrite" du mois est déjà adaptée en ne tenant plus compte de l'enfant mais l’IC de ce mois doit être corrigé en ajoutant le nombre de jours nécessaires en fonction de l’ancien plan de référence (jours situés entre le début du mois et la fin du plan de référence) et ce nombre doit être encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

le plan de référence se termine (y compris la période de 4 semaines) au cours d'un mois et qu'un nouveau plan de référence prend également cours suite au retour de l'enfant

l'encodage s'effectue en combinant les principes du point précédent et les principes applicables en cas de nouvel accueil
fiche B 1 : Comment déterminer la capacité inscrite du mois?.

4ème hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par mois mais les jours ne sont pas déterminés

Si

Alors

la période de 4 semaines de l'ancien plan de référence est entièrement située dans un mois calendrier

le nombre total de jours de garde prévus par mois reste encodé tel quel dans la colonne "adaptation fixe".

la période de 4 semaines de l'ancien plan de référence est répartie sur deux mois

pour le deuxième mois

1. Il faut calculer le nombre moyen de jours de garde par semaine pour l’ancien plan de référence. Ce nombre moyen s’obtient en divisant le nombre fixe de jours prévus pour un mois complet par 4,33 (= le nombre moyen de semaine dans un mois). Le résultat est arrondi à 2 chiffres après la virgule (plus petit que 5 = 0 et minimum 5 = l’unité supérieure)

2. Indépendamment de la feuille de calcul, il faut établir une grille fictive du mois concerné, dans laquelle le nombre moyen de jours de garde obtenu par semaine est réparti fictivement à partir du lundi ( excepté les jours ou demi-jours où l’accueillante ne travaille jamais ou bien les jours où le service sait que l’enfant ne viendra jamais) et le nombre total de jour est ensuite calculé et encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier" de la feuille de calcul.

4ème hypothèse: exemple

Un enfant est inscrit chez une accueillante à raison de 12 jours entiers par mois. A partir du 19 octobre, l’enfant ne viens plus jusqu'au 28 novembre.

Comme le plan de référence n’est adapté qu’à partir du 29ème jour suivant l'interruption, pour le mois d'octobre, rien ne doit être changé dans l’encodage (12 dans la colonne "adaptation fixe"). L’ancien plan de référence est maintenu jusqu'au 15 novembre et reprend le 28 novembre.

Calendrier du mois de novembre

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Conversion en jours par semaine pour le plan de référence:
12 divisé par 4,33 = 2,77.

Répartition fictive dans la grille fictive :
lundi 1 ; mardi 1 ; mercredi 0,77

Grille fictive pour le mois de novembre

lu

ma

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di

 

1(=1)

2(=0,77)

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7(=1)

8(=1)

9(=0,77)

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Total de l’IC à encoder dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier" de la feuille de calcul du mois de novembre: 9,31 (= 1 + 0,77 + 1 + 1 + 0,77 + 1 + 1 + 1 + 1 + 0,77).

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