Pouvez-vous, en tant qu'employeur en restructuration, obtenir le remboursement de l'indemnité de reclassement ?

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E44

Dernière mise à jour : 31.01.2023

Accès rapide

À qui s’adresse cette feuille info?

Cette feuille info vous concerne si:

vous êtes un employeur en restructuration;
et si vous avez payé une indemnité de reclassement aux travailleurs qui:
- ont été licenciés dans le cadre de la restructuration;
- se sont inscrits dans une cellule pour l’emploi;
- et qui avaient droit à l’indemnité de reclassement.

Qu’est-ce qu’…

... un employeur en restructuration ?

Un employeur est en restructuration lorsqu’il:

appartient au secteur privé;
et annonce un licenciement collectif.

La période durant laquelle l’employeur est en restructuration, est déterminée par le Ministre fédéral de l’Emploi. Cette période est appelée la période de reconnaissance et elle est communiquée à l’employeur par le biais d’une lettre.

... un travailleur licencié dans le cadre de la restructuration ?

Un travailleur est licencié dans le cadre de la restructuration lorsque:

à la date de l’annonce du licenciement collectif, il était occupé dans l’entreprise pour laquelle le licenciement collectif a été annoncé;
et il a été licencié pendant la période de la restructuration.

... une cellule pour l'emploi ?

Une cellule pour l’emploi est une structure de coopération entre:

l’employeur en restructuration;
un ou plusieurs syndicats;
et le service de l’emploi et de la formation professionnelle compétent.

Elle est créée à la suite de la restructuration.

Dans un certain nombre de cas, l’employeur est obligé de créer une cellule pour l'emploi, dans d’autres cas, il en a la possibilité.

La participation à une alternative régionale (d’Actiris, de l’ADG, du FOREM, du VDAB) est assimilée à la création d’une cellule pour l’emploi.

Qu'est-ce qu'une indemnité de reclassement ?

Un travailleur qui:

est licencié dans le cadre de la restructuration,
est inscrit dans la cellule pour l'emploi
et qui, le jour de l’annonce du licenciement collectif, a au moins un an d’ancienneté de service ininterrompue chez vous,

a droit, durant la période dans la cellule pour l'emploi, à une indemnité égale à la rémunération en cours et aux avantages habituels.

Cette indemnité est appelée indemnité de reclassement.

L’indemnité de reclassement:

n’est due que durant la période effective d’inscription dans la cellule pour l'emploi;
est en tout cas limitée à:
- 3 mois si le travailleur avait moins de 45 ans le jour de l’annonce du licenciement collectif;
- 6 mois si le travailleur avait au moins 45 ans le jour de l’annonce du licenciement collectif.

Pour payer l’indemnité de reclassement, vous utilisez l’indemnité de rupture normale à laquelle le travailleur aurait droit. Si l’indemnité de rupture normale est suffisante, vous n’aurez aucun frais supplémentaire. Si celle-ci ne suffit pas, vous devrez payer un complément.

Pouvez-vous solliciter le remboursement et pour qui ?

Vous pouvez solliciter le remboursement de l’indemnité de reclassement si vous avez dû payer un complément parce que l’indemnité de rupture normale pour le travailleur ne suffisait pas à payer l’indemnité de reclassement et si la date de l’annonce du licenciement collectif est située avant le 01.01.2023.

Vous pouvez solliciter le remboursement de l’indemnité de reclassement pour:

les ouvriers;
les employés licenciés après le 31.12.2013.

Quel remboursement pouvez-vous solliciter ?

Règle générale

Vous pouvez solliciter le remboursement de l'intégralité du complément que vous avez dû payer en sus de l'indemnité de rupture normalement due.

Le remboursement se limite donc au coût supplémentaire que vous devez encore payer en vertu de la réglementation relative aux restructurations.

Dérogation pour les licenciements collectifs annoncés après le 26.04.2015

Lorsque le dernier contrat de travail d'un travailleur (il s'agit du contrat de travail auquel il a été mis fin par un licenciement dans le cadre de la restructuration) a pris cours avant le 01.01.2014, vous pouvez solliciter un remboursement plus élevé que le complément effectif que vous avez payé en sus de l'indemnité de rupture effectivement due.

Vous trouverez davantage d'explications concernant cette dérogation dans le chapitre « créer un fichier Excel ».

Comment calculez-vous le montant ?

L’indemnité de rupture ne vous permet pas de payer un montant égal à la rémunération habituelle et aux avantages en cours pour chaque mois dans la cellule pour l'emploi. C’est la raison pour laquelle elle est scindée en montants mensuels.

Cette partie mensuelle de l’indemnité de rupture est appelée la ‘partie A’. En cas de mois incomplets, la partie A doit être proportionnée.

Exemple

Un travailleur s’inscrit du 01.01.2016 au 30.06.2016 inclus. Il aura 6 parties A égales. Un autre travailleur s’inscrit du 15.01.2016 au 14.07.2016 inclus. Il percevra une partie A identique pour chacun des 5 mois complets et une demi-partie A pour chacun des deux demi-mois.

Par la suite, vous devez également, en plus de cette partie A, payer mensuellement un complément pour arriver à la rémunération normale et aux avantages en cours.

Ce complément est appelé la ‘partie B’. Cette partie B sera également proportionnelle en cas de mois incomplets.

Le travailleur reçoit donc mensuellement une partie A et une partie B durant toute la période dans la cellule pour l'emploi (toutefois limitée à la période obligatoire de 3 ou 6 mois). La somme des deux parties constitue l’indemnité de reclassement pour ce mois-là.

Le coût supplémentaire total dont vous pouvez réclamer le remboursement est égal à la somme de toutes les parties B que vous avez payées à un travailleur durant la période dans la cellule pour l'emploi.

Il s’agit du montant brut, augmenté des cotisations ONSS employeur et diminué des réductions des cotisations ONSS. Ces cotisations et réductions sont calculées sur une base trimestrielle, de sorte que vous devez d’abord les convertir en un montant mensuel.

Exemple

Un travailleur (52 ans) est licencié le 31.05.2016 et a droit à une indemnité de rupture de 3 mois. Le 01.06.2016, il s’inscrit dans la cellule pour l'emploi. Il reste inscrit pendant 6 mois et pendant cette période, il a droit à une indemnité de reclassement. L’indemnité de rupture de 3 mois ne suffit pas et est donc scindée en 6 parties mensuelles. Le travailleur reçoit mensuellement 1/6 de l’indemnité de rupture, d’une valeur d’une demi-rémunération mensuelle. Chaque mois, l’employeur est donc tenu de payer, comme partie B, un complément à hauteur d’une demi-rémunération mensuelle. Il peut par la suite solliciter le remboursement de la somme des 6 parties B qu’il a payées.

Dans quel délai pouvez-vous solliciter le remboursement ?

Le délai est différent selon que vous introduisiez une demande collective ou une demande non collective.

Vous introduisez une demande ‘‘collective’’?

Dans le cas d’une demande collective, vous introduisez une seule demande de remboursement pour tous les travailleurs concernés par le licenciement collectif, et ce après avoir payé la dernière indemnité de reclassement pour ces travailleurs.

Vous pouvez introduire une demande collective:

au plus tôt après le dernier mois pour lequel vous deviez encore verser une indemnité de reclassement;
et au plus tard 6 mois après le dernier mois dans lequel vous deviez encore une indemnité de reclassement.

Une demande collective de remboursement anticipée ne sera pas traitée. Vous devez réintroduire votre demande dès que le délai commencera à courir.

Une demande collective de remboursement tardive sera refusée.

Exemple

Un employeur en restructuration licencie 99 ouvriers, qui s’inscrivent dans la cellule pour l'emploi le 01.01.2016 et qui restent inscrits jusqu’au 30.06.2016. Le 30.06.2016, 1 ouvrier supplémentaire est licencié dans le cadre de la même restructuration. Il s’inscrit le 01.07.2016 dans la cellule pour l'emploi et reste inscrit jusqu’au 31.12.2016. L’employeur peut introduire une demande collective pour les 100 ouvriers entre le 01.01.2017 et le 30.06.2017.

Vous introduisez une demande ‘‘non collective’’ ?

Dans le cas d’une demande non collective, vous introduisez une demande pour un ou plusieurs travailleurs mais pas pour tous les travailleurs qui sont en même temps concernés par le licenciement collectif.

Vous pouvez introduire une demande non collective:

au plus tôt à la fin de la période totale à laquelle se rapporte l'indemnité de reclassement pour le(s) travailleur(s) en question;
et au plus tard à la fin du sixième mois qui suit la fin de la période totale couverte par l’indemnité de reclassement pour le(s) travailleur(s) en question.

Une demande non collective de remboursement anticipée ne sera pas traitée. Vous devrez réintroduire votre demande dès que le délai commencera à courir.

Une demande non collective de remboursement tardive ne sera pas acceptée. Si vous n’aviez pas encore introduit précédemment une demande non collective dans les délais, vous avez toujours la possibilité d’intégrer la demande non collective tardive dans une demande collective.

Exemple

Un employeur en restructuration licencie 2 ouvriers qui s’inscrivent du 01.02.2016 au 31.07.2016 inclus et 2 employés qui s’inscrivent du 01.04.2016 au 30.09.2016 inclus. Il souhaite introduire des demandes distinctes pour les 2 ouvriers et pour les 2 employés. Pour les ouvriers, il peut introduire une demande du 01.08.2016 au 31.01.2017 inclus, pour les employés, il peut introduire une demande du 01.10.2016 au 31.03.2017 inclus.

Comment solliciter le remboursement ?

Procédure

Vous devez introduire votre demande par écrit, par envoi recommandé et par mail.

Par mail

Vous envoyez un mail ayant pour objet ‘‘nom entreprise – demande de remboursement indemnité de reclassement’’ à l’adresse reglement@onem.be

À ce mail, vous joignez les documents suivants:

un fichier Excel reprenant toutes les données nécessaires au calcul du montant à rembourser;
une copie de la lettre que vous envoyez. Voir ci-dessous.

Par écrit

Vous envoyez une lettre recommandée à l’Administration centrale de l’Office national de l'Emploi, direction Réglementation du chômage, Boulevard de l’Empereur, 7, 1000 Bruxelles.

La lettre doit être signée par un responsable de l’entreprise et mentionner le montant total des indemnités de reclassement à rembourser (un montant global pour tous les travailleurs repris dans la demande). Vous communiquez également votre numéro de compte et les nom et adresse du titulaire de ce numéro.

Il n’est pas nécessaire de joindre une version papier du fichier Excel.

Fichier Excel

Demande de remboursement de l'indemnité de reclassement (fichier Excel .xlsx)

Généralités

Vous transmettez toutes les données au moyen du document type disponible sur notre site Internet, joint à cette feuille info. Ce document peut être utilisé quelle que soit la date de l’annonce du licenciement collectif.

Dans ce fichier Excel, vous créez une feuille de travail distincte pour chaque mois calendrier et vous mentionnez sur chacune d’entre elles les données de tous les travailleurs pour lesquels vous sollicitez un remboursement pour ce mois-là.

Exemple

Vous demandez le remboursement pour deux travailleurs. Le travailleur 1 se trouvait dans la cellule pour l'emploi du 01.01.2016 au 30.06.2016 inclus, le travailleur 2 du 01.03.2016 au 31.08.2016 inclus. Dans ce cas, votre fichier Excel contient 8 onglets. Dans les deux premiers onglets ne figure que le travailleur 1, les 4 onglets suivants reprennent les deux travailleurs et les deux derniers ne reprennent que le travailleur 2.

Ne changez rien à l'ordre des colonnes. N'ajoutez pas de colonnes et n'en masquez pas non plus.

Lisez attentivement toutes les instructions avant de compléter les données. Vous les trouverez dans la première feuille de travail du document type.

Un fichier par demande

Par demande, vous utilisez un nouveau fichier Excel. Si, par la suite, vous demandez un nouveau remboursement (pour d’autres travailleurs), vous transmettez alors un nouveau fichier Excel reprenant uniquement les données des nouveaux travailleurs pour lesquels vous sollicitez le remboursement. Vous n’apportez donc aucune modification, ni aucun ajout dans un fichier Excel transmis précédemment.

Une demande

Vous ne pouvez introduire qu’une seule demande par travailleur. Vous ne pouvez donc pas d’abord demander le remboursement pour quelques mois et ensuite demander un remboursement pour les mois restants.

Exception

Avez-vous déjà introduit une demande et est-ce seulement maintenant que vous pouvez récupérer la cotisation ONSS vacances annuelles que vous n’aviez pas encore payée au moment de la première demande? Dans ce cas, la demande de remboursement de cette cotisation n’est pas considérée comme une nouvelle demande et vous pouvez réintroduire un fichier Excel reprenant de nouvelles données.

Comment compléter le fichier Excel

Vous créez une feuille de travail pour chaque mois pour lequel vous sollicitez un remboursement pour au moins un travailleur.

Sur la première feuille de travail, complétez la date de l'annonce du licenciement collectif dans la partie supérieure.

Sur chaque feuille de travail, indiquez dans la partie inférieure le mois calendrier pour lequel le paiement est demandé.

Ensuite, sur chaque feuille de travail et par travailleur (pour lequel vous sollicitez un remboursement pour ce mois-là), complétez les données suivantes :

colonne A : le nom du travailleur ;
colonne B : le numéro de Registre national du travailleur ;
colonne E : la date de début du dernier contrat de travail ininterrompu (il s'agit du contrat de travail qui a pris fin dans le cadre de la restructuration) ;
colonne F : la date de rupture du contrat de travail (la période couverte par l’indemnité de reclassement court à partir du jour qui suit cette date) ;
colonne G : le nombre de jours calendrier couverts par l'indemnité de rupture effective (ce nombre doit correspondre à la période mentionnée sur le C4) ;
colonne H : le montant total de l'indemnité de rupture effective (ce montant couvre la période dans la colonne G et il doit donc correspondre au montant mentionné sur le C4) ;
colonne I : le montant total de l’indemnité de reclassement ;
colonne L : le nombre de jours calendrier couverts par l'indemnité de rupture fictive calculée selon les règles qui s'appliquaient au 31.12.2013 (dans la commission paritaire dans laquelle le travailleur se trouvait au moment du licenciement).

Cette colonne est à compléter uniquement lorsque le dernier contrat de travail de ce travailleur a pris cours avant le 01.01.2014, à condition que le licenciement collectif ait été annoncé après le 26.04.2015.

Le nombre de jours calendrier à indiquer ici est un nombre fictif, c.-à-d. le nombre de jours calendrier auquel il aurait droit si les règles en matière de préavis valables au 31.12.2013 étaient appliquées. Vous calculez le préavis sur la base de l'ancienneté totale qui comprend donc aussi celle acquise après le 31.12.2013.

Attention : Respecter les limites.

Un certain minimum est à respecter pour la durée du préavis, calculée selon les règles qui s'appliquaient au 31.12.2013. Si le préavis n'atteint pas ce minimum, il y a lieu de rehausser le nombre de jours calendrier jusqu'au minimum applicable.

À cet effet, vous vérifiez l’ancienneté de service totale (donc également l’ancienneté acquise après le 31.12.2013) et vous appliquez les principes du tableau suivant :


Ancienneté	Préavis minimum
< 3 mois	2 semaines
≥ 3 mois et < 6 mois	4 semaines
≥ 6 mois et < 5 ans	5 semaines
≥ 5 ans et < 10 ans	6 semaines
≥ 10 ans et < 15 ans	8 semaines
≥ 15 ans et < 20 ans	12 semaines
≥ 20 ans	16 semaines

Exemple

Un ouvrier ayant 18 ans d’ancienneté est licencié le 31.07.2016, le licenciement collectif est annoncé le 01.06.2016. Le 01.08.2016, il s’inscrit dans la cellule pour l'emploi et il perçoit 6 mois d’indemnité de reclassement. Normalement, il a droit à un préavis de 3 mois et 10 semaines. Selon les règles en vigueur au 31.12.2013, il n’aurait droit qu’à 4 mois d’indemnité de rupture.

L’employeur peut demander le remboursement de la différence entre les 6 mois d’indemnité de reclassement et les 4 mois de préavis (le minimum prévu dans le tableau, à savoir 12 semaines, est en effet respecté).

colonne N : le montant total de l'indemnité de rupture fictive calculée selon les règles qui s'appliquaient au 31.12.2013 (dans la commission paritaire à laquelle appartenait le travailleur au moment du licenciement).
Cette colonne est à compléter uniquement si la colonne L devait l'être aussi. En effet, ce montant couvre le nombre fictif de jours calendrier mentionné dans la colonne L.
colonne P : le montant brut de la partie A pour le mois calendrier en question.
Vous calculez la partie A sur la base :
- soit du montant mentionné dans la colonne H si le dernier contrat de travail a pris cours après le 31.12.2013 ;
- soit du montant mentionné dans la colonne N si le dernier contrat de travail a pris cours avant le 01.01.2014 ;
colonne S : le montant de la cotisation ONSS employeur sur la partie A (diminuée du montant de la réduction de cotisation ONSS éventuelle) pour le mois calendrier en question ;
colonne U : le montant brut de la partie B pour le mois calendrier en question (1) ;
colonne V : le montant de la cotisation ONSS employeur sur la partie B pour le mois calendrier en question (voir colonne U) (2) ;
colonne X : le montant de l’éventuelle réduction de la cotisation ONSS employeur sur le montant de la cotisation ONSS employeur (voir colonne V) (3) ;
colonne Y : le coût total de la partie B = (1) + (2) - (3).

Exemple 1

Vous avez annoncé un licenciement collectif le 30.11.2015 et, le 01.04.2016, vous avez licencié un travailleur qui travaillait dans les liens d'un contrat à durée indéterminée depuis le 01.01.1999.

Vous avez calculé le préavis effectif (sans indemnité de reclassement) en appliquant les règles de préavis applicables au 31.12.2013 à l'ancienneté acquise du 01.01.1999 au 31.12.2013 inclus et les règles de préavis applicables en 2014 à l'ancienneté acquise du 01.01.2014 au 31.03.2016 inclus.

Indiquez le nombre de jours calendrier couverts par ce préavis effectif (somme des deux parties) dans la colonne G du document type. Indiquez le montant total de ce préavis effectif (somme des deux parties) dans la colonne H. Ces données correspondent bien entendu aux données que vous avez complétées sur le C4.

Étant donné que vous avez annoncé le licenciement collectif après le 26.04.2015 et que le dernier contrat de travail avait pris cours avant le 01.01.2014, vous pouvez aussi calculer un préavis fictif en faisant comme si les anciennes règles de préavis applicables au 31.12.2013 étaient valables pour la totalité de l'ancienneté acquise du 01.01.1999 au 31.03.2016 inclus.

Contrôlez si ce préavis fictif, calculé selon les règles applicables au 31.12.2013, respecte le minimum légal requis pour cette ancienneté. Si le préavis fictif pour cette ancienneté totale est inférieur au minimum, rehaussez-le jusqu'à ce minimum. Si le préavis fictif est au moins égal au minimum, conservez le préavis fictif calculé.

Indiquez le nombre de jours calendrier couverts par ce préavis fictif (rehaussé, le cas échéant, jusqu'au minimum) dans la colonne L du document type. Dans la colonne N, indiquez le montant total de ce préavis fictif (rehaussé, le cas échéant, jusqu'au minimum).

Pour le calcul ultérieur du remboursement de l'indemnité de reclassement, tenez seulement compte du préavis fictif (le cas échéant rehaussé jusqu'au minimum). Ne tenez donc plus compte du préavis effectif.

Exemple 2

Vous avez annoncé un licenciement collectif le 30.06.2016 et, le 01.12.2016, vous avez licencié un travailleur qui avait travaillé dans les liens d'un contrat à durée déterminée du 01.01.2012 au 30.11.2013 et qui, depuis le 01.12.2013, travaillait dans les liens d'un contrat à durée indéterminée.

Vous avez calculé le préavis effectif (sans indemnité de reclassement) en appliquant les règles de préavis applicables au 31.12.2013 à l'ancienneté acquise du 01.01.2012 au 31.12.2013 inclus et les règles de préavis applicables en 2014 à l'ancienneté acquise du 01.01.2014 au 30.11.2016 inclus.

Exemple 3

Vous avez annoncé un licenciement collectif le 30.06.2016 et, le 01.12.2016, vous avez licencié un travailleur qui travaillait dans les liens d'un contrat à durée déterminée du 01.01.2013 au 30.11.2014 et qui, depuis le 01.12.2014, travaillait dans les liens d'un contrat à durée indéterminée.

Vu la date de début du contrat à durée indéterminée, calculez le préavis effectif (sans indemnité de reclassement) en appliquant les nouvelles règles de 2014 à la totalité de l'ancienneté acquise du 01.01.2013 au 30.11.2016 inclus.

Indiquez le nombre de jours calendrier couverts par ce préavis effectif dans la colonne G du document type. Indiquez le montant total de ce préavis effectif dans la colonne H. Ces données correspondent bien entendu aux données que vous avez complétées sur le C4.

Le licenciement collectif avait bel et bien été annoncé après le 26.04.2015 mais, étant donné que le dernier contrat de travail avait pris cours après le 31.12.2013, l'on ne calcule pas de préavis fictif en faisant comme si les anciennes règles de préavis applicables au 31.12.2013 s'appliquaient à la totalité de l'ancienneté.

Ne complétez donc pas les colonnes L et N. Le calcul ultérieur du remboursement de l'indemnité de reclassement s'effectue sur la base du préavis effectif.

Exemple 4

Vous avez annoncé un licenciement collectif le 25.04.2015 et, le 01.01.2016, vous avez licencié un travailleur qui travaillait dans les liens d'un contrat à durée déterminée du 01.01.2012 au 30.11.2013 et qui, depuis le 01.12.2013, travaillait dans les liens d'un contrat à durée indéterminée.

Le licenciement collectif avait été annoncé avant le 27.04.2015, il n'y a donc pas de calcul du préavis fictif en faisant comme si les anciennes règles de préavis applicables au 31.12.2013 s'appliquaient à l'ancienneté totale.

Ne complétez donc pas les colonnes L et N. Le calcul ultérieur du remboursement de l'indemnité de reclassement s'effectue sur la base du préavis effectif.

Souhaitez-vous plus d’informations?

L’ONEM est uniquement compétent pour le remboursement de l’indemnité de reclassement, pas pour la réglementation relative à l’indemnité de reclassement.

Vous devez dès lors vous adresser au Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale pour toute question se rapportant à l’indemnité de reclassement.

Vous pouvez consulter le site internet: www.emploi.belgique.be => Thèmes => Restructuration.

Vous pouvez également contacter directement ce service:

Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale
Rue Ernest Blérot, 1, à 1070 Bruxelles
Téléphone: 02 233 41 11 (numéro d'appel général)
Fax: 02 233 44 88 (numéro de fax général)
E-mail: spf@emploi.belgique.be