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Fiche B 1 : Comment déterminer la capacité inscrite (l'IC) du mois?

Description

Cette fiche explique la procédure à suivre par le service pour déterminer la première fois la capacité inscrite du mois lors de l'accueil d'un nouvel enfant ou au début de l'activité de l'accueillant(e), ainsi que l’encodage de l’IC pour les mois ultérieurs.

Etapes à suivre

Etape 1: Conversion du contrat d'accueil en un plan de référence

Principes

Le contrat d’accueil est parfois très flexible ou imprécis en ce qui concerne la détermination des jours où l’enfant sera gardé par l’accueillant(e).

Afin de pouvoir convertir le contrat d’accueil en un plan de référence, il faut que:

  • le contrat d’accueil soit prévu pour au moins 4 semaines. Si l’accueil est prévu pour moins de 4 semaines, il s’agit d’une garde occasionnelle fiche B 7 : Comment et quand encoder une garde occasionnelle?
  • le service connaisse au minimum le volume mensuel moyen d’accueil qui est prévu pour l’enfant.

Hypothèses de conversions autorisées

Compte tenu des principes précités, seules les quatre hypothèses suivantes peuvent être converties en un plan de référence et donner lieu à l'octroi d'allocations de garde en cas d’absence de l’enfant.

 

Hypothèses

Exemples

1. L'accueil est prévu pour un nombre fixe de jour (1, 1/2 ou 1/3 jour de garde) par semaine et les jours sont déterminés.

L'Accueil prévu pour chaque lundi et mardi toute la journée et chaque mercredi matin.

2. Les jours d’accueil constituent un cycle fixe dont les jours sont déterminés et prévus avec le même régime d'accueil (1, 1/2 ou 1/3)

Première semaine: accueil le matin les lundis et mardis; deuxième semaine: accueil toute la journée les mardis, mercredis et jeudis; 
troisième semaine: pas d' accueil; 
quatrième semaine, le cycle reprend.

3. L'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par semaine mais les jours ne sont pas déterminés.

Accueil toute la journée 2 jours par semaine, 1 jour toujours le mercredi, le 2e jour varie de semaine en semaine.

4. L'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par mois mais les jours ne sont pas déterminés.

Accueil pour 12 jours entiers par mois.

 

Hypothèses de conversions non autorisées

Toutes les situations qui n’entrent pas dans les quatre hypothèses précitées ne peuvent pas être converties en un plan de référence.

Il s'agit, notamment, des hypothèses suivantes:

Hypothèses

Exemples

1. L'accueil prévu diffère chaque semaine ou chaque mois et est déterminé chaque fois pour la semaine ou le mois suivant.

Fin avril, fixation de l'accueil prévu pour le mois de mai, le 4, 5, 10, 12, 17 et 25 mai; fin mai, fixation des jours pour le mois de juin le 1er, 2, 7, 8, 9, 14, 16, 21, 22 et 23 juin.

2. L'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours par trimestre et le volume de l'accueil peut changer de semaine en semaine ou de mois en mois.

Accueil est prévu pour 30 jours par trimestre : 

Le Premier mois, l'enfant viendra 8 jours;

Le deuxième mois, 12 jours; le troisième mois, 10 jours.

 
Ces types d'accueil ne peuvent pas être pris en considération tels quels pour l'octroi d'allocations de garde mais ils peuvent être reconverti selon une des hypothèses autorisées (notamment l'hypothèse 4).

Si l'accueil n’est pas reconverti, il s’agit d’une garde occasionnelle.
fiche B 7 : Comment et quand encoder une garde occasionnelle?

Etape 2: Encodage dans la feuille de calcul

Introduction

Pour pouvoir encoder la synthèse des plans de référence dans la feuille de calcul, il faut savoir comment encoder individuellement le plan de référence de chaque enfant selon l’hypothèse d’accueil prévue.

Ce module explique donc la manière de procéder, enfant par enfant, et donne ensuite des exemples d'encodage de la synthèse pour tous les enfants inscrits chez l'accueillant(e).

Présentation des rubriques concernées de la feuille de calcul

La grille "encodage de la capacité inscrite" permet d'encoder le nombre de jour de garde par jour et par accueillant(e).

En fonction du nombre de jours calendriers du mois (calculés du lundi au vendredi), la feuille de calcul comptabilise le nombre de jours de garde prévus pour l’IC du mois concerné. L’encodage de la grille est reporté automatiquement de mois en mois et ne devra être adapté que si le plan de référence change
fiche B 2 : Dans quels cas faut-il adapter la capacité inscrite (l’IC) si les modalités de l’accueil changent?
 et les fiches B 3B 4, B 5 et B 6 relatives à l’augmentation, la diminution, l’interruption et la fin de l’accueil).

 
F G H I J K L M
Encodage capacité inscrite             Grille de base
Accueil Accueil Accueil Accueil Accueil Accueil Accueil  
lundi mardi mercredi jeudi vendredi samedi dimanche  
              #VALEUR!
              #VALEUR!
              #VALEUR!
 
 La grille "adaptations à la grille de base" permet de compléter et/ou de corriger le résultat obtenu sur base de l'encodage de la grille "encodage capacité inscrite".

La colonne "adaptation fixe" permet d'encoder un nombre de jour de garde par mois lorsque les jours ne sont pas déterminés de manière régulière et ne peuvent pas être repris dans la grille "encodage de la capacité inscrite".

L’encodage de cette colonne est reporté automatiquement de mois en mois et ne devra être adapté que si le plan de référence change.

La colonne "adaptation unique" "accueil régulier" permet d'ajouter ou de retrancher un nombre de jours du résultat obtenu sur base de l'encodage de la grille "encodage capacité inscrite". L'encodage de cette colonne vaut uniquement pour le mois concerné.

La colonne "adaptation unique" "accueil occasionnel" permet d'encoder l'accueil occasionnel. L'encodage de cette colonne vaut uniquement pour le mois concerné.
fiche B 7 :Comment et quand encoder une garde occasionnelle?.

 
Adaptations à la grille de base

N

O

P

Q

R

Adaptation fixe

 

Adaptation unique

   
   

Accueil régulier

Accueil occasionnel

Avertissement

       

OK

       

OK

       

OK

 

1ère hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par semaine et les jours sont déterminés

Si l'accueil débute le 1er d'un mois et pour les mois qui suivent, alors les jours prévus sont encodés dans la grille "encodage capacité inscrite".
Si l'accueil débute en cours de mois, alors :
  • soit  l’IC du mois concerné est calculé manuellement en comptant, à partir de la date du début de l’accueil, le nombre de jour de garde prévu et le résultat est encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".La grille "encodage capacité inscrite" sera encodée à partir du mois suivant;
  • soit les jours prévus sont directement encodés dans la grille mais comme la feuille de calcul effectue le calcul pour le mois entier, l’IC de ce mois doit être corrigé en déduisant le nombre de jours qui précèdent le début de l’accueil et ce nombre doit être encodé en négatif dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

 1ère hypothèse: exemples

Calendrier du mois

lu

ma

me

je

ve

sa

di

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

       
  • 1. Accueil d’un enfant pendant 4 journées entières par semaine, les lundis, mardis, jeudis et vendredis à partir du début du mois.

Grille "encodage capacité inscrite":
lu 1 - ma 1 - mer 0 – jeu 1 – ven 1 
IC = (1 x 17 jours) = 17.

  • 2. A partir du 21 du mois, accueil d’un enfant pendant 4 journées entières par semaine, les lundis, mardis, mercredis et jeudis.

Colonne "adaptation unique" "accueil régulier" du mois: 7 (il faut comptabiliser les lundis, mardis, mercredis et jeudis à partir du 21 du mois étant donné que l'inscription de l'enfant compte à partir du 21 du mois).
La grille "encodage capacité inscrite" sera encodée à partir du mois suivant.
IC = 7.

Ou

Grille "encodage capacité inscrite" : 
lu 1 – ma 1 – mer 1 – jeu 1 – ven 0
Colonne "adaptation unique" "accueil régulier" du mois: moins 11 (il faut retirer 11 jours étant donné que sur base de l’encodage de la grille, la feuille de calcul effectue le calcul pour le mois entier alors que l'inscription de l'enfant ne compte pas avant le 21 du mois).
IC = (1 x 18 jours) – 11 = 7.

2ème hypothèse: les jours d’accueil constituent un cycle fixe dont les jours sont déterminés et prévus avec le même régime d'accueil (1, 1/2 ou 1/3)

Si l'accueil débute le 1er d'un mois ou s'il débute en cours de mois et pour les mois qui suivent alors le nombre exact de jours doit être calculé manuellement chaque mois pour le mois concerné et encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier". Le nombre de jours peut donc être différent selon le mois.

 2ème hypothèse: exemple

Calendrier du mois

lu

ma

me

je

ve

sa

di

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

       

Un nouvel accueil débute le 15 du mois et prévoit que l’enfant sera gardé selon le cycle suivant : première semaine: accueil le matin les lundis et mardis; deuxième semaine: accueil toute la journée les mardis, mercredis et jeudis; troisième semaine: pas d'accueil; à partir de la quatrième semaine, le cycle reprend. Au commencement de l’accueil, le 15 du mois, on se trouve dans la 2ème semaine du cycle.

Colonne "adaptation unique" "accueil régulier" du mois : 4.

IC = 4.

3ème hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par semaine mais les jours ne sont pas déterminés

Si l'accueil débute le 1er d'un mois et pour les mois qui suivent alors le nombre de jours par semaine est encodé dans la grille "encodage de la capacité inscrite" de la feuille de calcul fictivement à partir du lundi, sauf les jours pendant lesquels l’accueillant(e) d’enfants ne travaille pas ainsi que les jours où l’on sait d’office que l’enfant n’est jamais gardé.Si l'accueil débute en cours de mois alors:

  • Soit l’IC du mois concerné est calculé manuellement en comptant, à partir de la date du début de l’accueil, fictivement à partir du lundi, le nombre de jours de garde prévu et le résultat est encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier". La grille "encodage capacité inscrite" sera encodée à partir du mois suivant;
  • Soit les jours prévus sont directement encodés dans la grille, fictivement à partir du lundi, mais comme la feuille de calcul effectue le calcul pour le mois entier, l’IC de ce mois doit être corrigé en déduisant le nombre de jours qui précèdent le début de l’accueil et ce nombre doit être encodé en négatif dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier".

3ème hypothèse: exemples

Calendrier du mois

lu

ma

me

je

ve

sa

di

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

       
  • 1. Accueil des journées entières 2 jours par semaine, 1er jour toujours le mercredi, le 2e jour varie de semaine en semaine.

Grille "encodage capacité inscrite régulière" : 
lu 1 - ma 0 - mer 1 - jeu 0 - ven 0
IC = (1 x 9 jours) = 9.

  • 2. Accueil 3 jours entiers par semaine à partir du 10 du mois, mais les jours varient de semaine en semaine.

Colonne "adaptation unique" "accueil régulier" du mois: 9 (les lundis, mardis et mercredis sont comptabilisés à partir du 10 du mois étant donné que l'inscription de l'enfant compte à partir du 10 du mois).
La grille "encodage capacité inscrite" sera encodée à partir du mois suivant.
IC = 9.

Ou

Grille "encodage capacité inscrite" : 
lu 1 - ma 1 - mer 1 - jeu 0 - ven 0
Colonne "adaptation unique" "accueil régulier" du mois: moins 5 (les lundis, mardis et mercredis avant le 10 du mois doivent être décomptés étant donné que l'inscription de l'enfant ne valait pas avant le 10 du mois).
IC = (1 x 14 jours) – 5 = 9.

4ème hypothèse: l'accueil est prévu pour un nombre fixe de jours (1, 1/2 ou 1/3) par mois mais les jours ne sont pas déterminés

Si l'accueil débute le 1er d'un mois et pour les mois qui suivent Alors le nombre total de jours prévus par mois est encodé dans la colonne "adaptation fixe". Cet encodage est reporté automatiquement de mois en mois (et ne devra être adapté que si le plan de référence change).

Si l'accueil débute en cours de mois Alors:

  • Soit faut calculer le nombre moyen de jours de garde par semaine. Ce nombre moyen s’obtient en divisant le nombre fixe de jours prévus pour un mois complet par 4,33 (= le nombre moyen de semaine dans un mois). Le résultat est arrondi à 2 chiffres après la virgule (plus petit que 5 = 0 et minimum 5 = l’unité supérieure).
  • Soit Indépendamment de la feuille de calcul, il faut établir une grille fictive du mois concerné, dans laquelle le nombre moyen de jours de garde obtenu par semaine est réparti fictivement à partir du lundi ( excepté les jours ou demi-jours où l’accueillant(e) ne travaille jamais ou bien les jours où le service sait que l’enfant ne viendra jamais). A partir du 1er jour de garde prévu, la répartition est prise en compte et le nombre total de jours est ensuite calculé et encodé dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier" de la feuille de calcul. 

4ème hypothèse: exemple

Un enfant est inscrit chez un(e) accueillant(e) à raison de 12 jours entiers par mois et l’accueil débute le 22 du mois.

Conversion en jours par semaine: 12 divisé par 4,33 = 2,77.

Répartition fictive dans la grille fictive :

lundi 1 ; mardi 1 ; mercredi 0,77

Total de l’IC à encoder dans la colonne "adaptation unique" "accueil régulier" de la feuille de calcul du mois: 4,54 (1 + 0,77 + 1 + 1 + 0,77).

Grille fictive pour le mois

lu

ma

me

je

ve

sa

di

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22(=1)

23(=0,77)

24

25

26

27

28(=1)

29(=1)

30(=0,77)

       

 

 

 

 


Exemples d'encodage de la synthèse des plans de référence et de calcul de l'IC

Calendrier du mois

lu

ma

me

je

ve

sa

di

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

       
  • 1. Accueil de 2 enfants pendant 5 journées entières par semaine et de 2 enfants une demi-journée chaque vendredi.

Grille "encodage capacité inscrite":
lu 2 - ma 2 - mer 2 - jeu 2 - ven 3
IC = (2 x 18 jours) + (3 x 4 jours) = 48.

  • 2. Accueil de 3 enfants pendant une journée entière du lundi au jeudi et garde d'un enfant, une demi-journée du lundi au vendredi à partir du 7 du mois.

Grille "encodage capacité inscrite": 
lu 3 - ma 3 - mer 3 - jeu 3 - ven 0
Colonne "adaptation unique" "accueil régulier" du mois: 9 (18 x 0,5 étant donné que l'inscription de l'enfant qui vient des demi-jours compte à partir du 7 du mois).
IC = (3 x 18 jours) + 9 = 63.

ou

Grille "encodage capacité inscrite": 
lu 3,5 - ma 3,5 - mer 3,5 - jeu 3,5 - ven 0,5
Colonne "adaptation unique" "accueil régulier" du mois: moins 2 (- 0,5 x 4 étant donné que l'inscription de l'enfant qui vient des demi-jours ne valait pas pendant les 4 premiers jours du mois).
IC = (3,5 x 18 jours) + (0,5 x 4) – 2 = 63.

  • 3. Accueil de 4 enfants :
    • le premier vient à partir du début du mois 4 jours entiers par semaine mais les jours peuvent varier de semaine en semaine;
  • le deuxième vient à partir du 15 du mois selon le cycle suivant : 
    première semaine: accueil le matin les lundis et mardis; deuxième semaine: accueil toute la journée les mardis, mercredis et jeudis; 
    troisième semaine: pas d'accueil; 
    quatrième semaine: le cycle reprend.
    Au commencement de l’accueil, le 15 du mois, on se trouve dans la 2ème semaine du cycle.
  • le troisième vient 12 jours entiers par mois et l’accueil débute le 22 du mois.
  • le quatrième vient à partir du 14 du mois tous les lundis et mardis matins.

Grille "encodage capacité inscrite":
lu 1,5 - ma 1,5 - mer 1- jeu 1- ven 0
Colonne "adaptation unique" "accueil régulier" du mois:7,04 (4 pour le deuxième enfant + 4,54 pour le troisième enfant – 1,5 (3 x 0,5) pour le quatrième).
IC = (9 x 1,5) + (9 x 1) + 7,04 = 29,54.

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