Formulaire C4-CERTIFICAT DE CHÔMAGE

Quel est l'objet de cette feuille info ?

Dans certaines situations, vous avez l'obligation de délivrer un formulaire C4-certificat de chômage à votre travailleur.

En tant qu’employeur, vous avez le choix d’utiliser un formulaire C4 papier ou un formulaire C4 électronique (la déclaration de risque social, DRS, scénario 1).

Cette feuille info a pour but de vous aider à compléter le formulaire C4 papier que vous devez remettre à votre travailleur.

Cette feuille info ne reprend pas les instructions vous permettant de compléter le formulaire C4 électronique (= la DRS scénario 1, voir ci-dessous pour plus d’informations). Pour le formulaire électronique, consultez les instructions destinées aux employeurs qui sont disponibles sur le site portail de la sécurité social : www.socialsecurity.be ® entreprise
® DRS - déclaration des risques sociaux ® DRS Chômage ® scénario 1® instructions aux employeurs.

Cette feuille info n’explique pas ce que le travailleur doit faire une fois que vous lui avez remis son formulaire C4.

Comment devez-vous délivrer un formulaire C4 ?

Vous pouvez choisir entre deux canaux de communication.

Par le biais du formulaire papier

Vous complétez le formulaire C4 papier et le remettez à votre travailleur.

Par le biais du formulaire électronique : la DRS électronique scénario 1

Le formulaire C4 existe également en version électronique. Il s’agit de la déclaration de risque social (e-DRS) scénario 1 « fin du contrat de travail ».

Vous avez le choix entre l'application web ou un envoi par messages structurés (batch).

Via l’application web

L’application web est disponible gratuitement sur le site portail de la sécurité sociale www.socialsecurity.be.

Pour pouvoir l’utiliser, vous devez vous enregistrer en tant qu’employeur sur le site portail de la sécurité sociale.

Cette application est indiquée si vous avez un nombre limité de formulaires électroniques (e-DRS) à compléter.

Via des messages structurés (batch)

Ce mode d’envoi est indiqué si vous avez un grand nombre de formulaires électroniques (e-DRS) à envoyer.

Si vous souhaitez développer les formulaires électroniques afin de pouvoir les envoyer par messages structurés, contactez la cellule qui vous guidera dans la mise en route de ce processus : drs-pers@smals.be.

Quel que soit le canal que vous utilisez, la déclaration électronique ne contient pas toutes les données du formulaire C4 et vous devez, en plus, encore délivrer un formulaire papier, le formulaire C4-DRS, à votre travailleur. Celui-ci est automatiquement disponible une fois que vous avez validé la DRS électronique. Une déclaration électronique qui reprend l'ensemble des données est en cours de développement.

Quand ?

L'article 137 de l'arrêté royal du 25.11.1991 portant réglementation du chômage définit à quel moment vous devez délivrer un formulaire C4.

Quelles sont les situations où vous devez délivrer un C4 à la fin d’un contrat de travail ?

Lors de la fin du contrat de travail, peu importe de qui provient l'initiative, vous avez l'obligation de délivrer d'initiative et immédiatement (« au plus tard le dernier jour de travail ») au travailleur un « certificat de chômage », c'est-à-dire le formulaire C4.

Vous devez donc remettre un formulaire C4 à votre travailleur à la fin du contrat de travail :

• Peu importe la nature du contrat de travail :
  • contrat de travail à durée déterminée;
  • contrat de travail à durée indéterminée;
  • contrat de travail pour un travail déterminé;
  • …
• Peu importe la raison pour laquelle le contrat de travail prend fin, donc à la fois :
  • en cas de licenciement (même pour motif grave);
  • en cas de démission ou d’abandon volontaire de travail;
  • en cas de résiliation du contrat de travail de commun accord entre vous et votre travailleur;
  • en cas de rupture du contrat de travail pour force majeure;
  • en cas de faillite;
  • …

Vous devez obligatoirement remettre le formulaire C4 au plus tard le dernier jour de travail de votre travailleur.

Quelles sont les situations où vous devez délivrer un formulaire C4 pendant le contrat de travail ?

Si votre travailleur vous demande un formulaire C4 comme « certificat de travail », peu importe le motif de sa demande, vous avez l'obligation de le lui délivrer, même si le contrat de travail est toujours en cours.

Dans ce cas, le formulaire C4 ne doit pas être complété intégralement :

• Si vous utilisez un formulaire C4 papier ordinaire :
  • vous complétez la partie A « Données relatives à l’occupation » et la partie B « Déclarations trimestrielles ONSS non encore déclarées ou acceptées », puis vous signez dans la partie F.
  • vous ne complétez pas les parties C « Données concernant la manière dont l’occupation a pris fin », D « Données concernant l’indemnité payée en raison de la fin de l’occupation » et E « Données Pacte générations ».
  • dans la rubrique « Remarques » située au bas de la partie D, vous indiquez qu’il s’agit d’un formulaire C4 faisant office de « certificat de travail » et que le contrat de travail est toujours en cours.
  • si vous utilisez le formulaire électronique (e-DRS scénario 1), vous devez utiliser la variante « preuve de travail » (type 004 de l'identification du risque pour une déclaration batch).

Y a-t-il des situations où vous êtes dispensé de délivrer un C4 ?

Oui. Si vous occupez un travailleur dans le cadre de plusieurs contrats de travail successifs ininterrompus, des règles spécifiques sont applicables.

Remarque importante : Par « contrats de travail successifs ininterrompus, l'on entend les contrats de travail qui sont uniquement interrompus par un week-end, un jour férié ou un jour de repos compensatoire et dont le facteur S (voir plus loin) est identique.

Situation 1 : les contrats de travail se suivent et la fraction d’occupation (facteur Q/S) est identique.

Vous ne devez pas remettre de formulaire C4 à votre travailleur pour l’occupation ayant pris fin.

Vous pouvez considérer tous les contrats de travail successifs comme un ensemble et délivrer un seul formulaire C4 lors du désengagement.

Situation 2 : les contrats de travail se suivent et la fraction d’occupation (facteur Q/S) diffère.

Première hypothèse : la fraction d'occupation est plus élevée

Vous devez alors en principe établir un formulaire C4 pour chaque occupation. En effet, remettre un formulaire C4 uniquement au moment du désengagement, en y indiquant la date de début de l’occupation, la date du désengagement et la dernière fraction d’occupation ne donne pas une image complète de la réalité.

Toutefois, vous ne devez pas communiquer à nouveau les données d'occupation que vous aviez déjà indiquées dans la DmfA, pour autant que les trimestres concernés aient été acceptés par l'ONSS. Ainsi, lorsque vous établissez un formulaire C4 et que vous constatez que la ou les occupations précédentes se situent complètement dans des trimestres ONSS déjà acceptés, vous ne devez donc pas délivrer de formulaire C4 pour ce(s) contrat(s) de travail, sauf si le travailleur vous l'a demandé.

Deuxième hypothèse : la fraction d'occupation est inférieure

Si un contrat de travail (à temps plein ou à temps partiel) est directement suivi d’un nouveau contrat de travail ayant une fraction d’occupation inférieure, il peut être question de chômage pour les heures d’inactivité du travailleur et celui-ci pourrait prétendre à une allocation de garantie de revenus. Dans ce cas, le travailleur peut avoir besoin d'un formulaire C4 concernant le contrat de travail précédent et vous pouvez être amené à le lui remettre à sa demande. Sur la base de ce formulaire C4, le caractère involontaire de la diminution de la fraction d'occupation de travail peut être vérifié.

Quelques exemples en cas de contrats de travail successifs

Exemple 1

Un travailleur a été occupé dans le cadre de plusieurs contrats de travail successifs chez le même employeur avec différents régimes de travail :

• occupation à temps partiel du 01.01.2021 au 31.10.2021 avec Q/S = 32/38
• occupation à temps plein du 01.11.2021 au 31.05.2023 avec Q/S = 38/38
• occupation à temps partiel du 01.06.2023 au 31.10.2023 avec Q/S = 32/38

Il est licencié le 31.10.2023.

Hypothèse : au moment où l'employeur complète le formulaire C4, la déclaration ONSS du 2^e et du 3^e trimestres 2023 n'a pas encore été acceptée (et la déclaration ONSS du 4^e trimestre n'a pas encore été introduite).

Dans ce cas, l'employeur doit compléter deux formulaires C4 :

• le formulaire C4 de l'occupation à temps plein 01.11.2021 - 31.05.2023;
• le formulaire C4 de l'occupation à temps partiel 01.06.2023 - 31.10.2023.

Exemple 2

Un travailleur a été occupé dans le cadre de plusieurs contrats de travail chez le même employeur avec différents régimes de travail :

• occupation à temps partiel du 01.01.2021 au 31.10.2021 avec Q/S = 32/38
• occupation à temps plein du 01.11.2021 au 31.05.2023 avec Q/S = 38/38
• occupation à temps partiel du 01.06.2023 au 31.10.2023 avec Q/S = 32/38

Il est licencié le 31.10.2023.

Hypothèse : au moment où l'employeur complète le formulaire C4, seule la déclaration ONSS du 3^e trimestre 2023 n'a pas encore été acceptée (et la déclaration ONSS du 4^e trimestre n'a pas encore été introduite).

Dans ce cas, l'employeur doit uniquement compléter un formulaire C4 pour l’occupation à temps partiel du 01.06.2023 au 31.10.2023.

Pour qui ?

Le formulaire C4 doit être délivré pour tous les travailleurs liés par un contrat de travail. Le fait que le travailleur ait ou non l'intention de demander des allocations de chômage après la fin de son occupation n'a pas d'importance. Ainsi, par exemple, le formulaire C4 doit également être délivré à la fin d'un contrat d'étudiant ou lorsqu'il a été mis fin à l'occupation en vue de la pension du travailleur.

Bien que dans l'article 137 de l'arrêté royal du 25.11.1991 portant réglementation du chômage, il soit uniquement question de « contrat de travail », le formulaire C4 doit également être utilisé si un travailleur souhaite demander des allocations de chômage après une occupation statutaire.

Que faut-il compléter ?

Que devez-vous compléter dans la partie A – Données concernant l’occupation ?

Date d’entrée en service

Il s'agit de la date d'entrée en service initiale de votre travailleur.

Cas particulier : en cas de reprise d'une entreprise dans le cadre de la CCT 32bis, indiquez comme date d'entrée en service, la date de début de l'entrée en service initiale dans l'entreprise reprise.

Date de début de l’occupation

Il s'agit de la date de début de l’occupation relative à ce formulaire C4.

Si l'occupation du travailleur est toujours restée inchangée, la date d'occupation sera la même que la date d'entrée en service.

Si l’occupation du travailleur a été modifiée depuis la date d’entrée en service, indiquez la date de début de la nouvelle occupation comme date d'occupation.

Exemple

Un travailleur est entré en service à temps plein auprès de l'entreprise X le 01.04.1998 en tant qu'ouvrier. Depuis le 01.07.2003, il occupe une fonction administrative à temps plein.

Date d’entrée en service : 01.04.1998

Date de début de l’occupation : 01.07.2003

Cas particuliers :

• dans le cas d'une reprise d'entreprise en vertu de la CCT 32bis, la date de début d'occupation est la date de début de l'occupation auprès de l'employeur repreneur;
• dans le cas de plusieurs occupations successives ininterrompues avec la même fraction d'occupation, regroupez toutes ces occupations en une seule et indiquez la date de début d'occupation adéquate (qui peut être identique ou non à la date d'entrée en service initiale, selon que l'occupation a été modifiée ou non depuis l'entrée en service).

Date de fin de l'occupation          

C’est la date de fin de l’occupation relative à ce formulaire C4.

Cas particulier : si le travailleur perçoit une indemnité de rupture, indiquez comme date de fin du contrat de travail le jour précédant le jour de la rupture.

Exemple 1

Un travailleur est entré en service à temps plein auprès de l'entreprise X le 01.04.1998 et lors de son licenciement le 16.08.2023, les données d'occupation sont inchangées. Il effectue un préavis de 84 jours et 30 semaines, jusqu'au 09.06.2024 inclus.

Date d’entrée en service : 01.04.1998

Date de début de l’occupation : 01.04.1998

Date de fin de l'occupation : 09.06.2024

Exemple 2

Un travailleur est entré en service à temps plein dans l'entreprise X le 01.04.1998 et lors de son licenciement le 16.08.2023, les données d'occupation sont inchangées. Il est licencié le 16.08.2023 et perçoit une indemnité de rupture.

Date d’entrée en service : 01.04.1998

Date de début de l’occupation : 01.04.1998

Date de fin de l'occupation : 15.08.2023

Code travailleur    

Vous indiquez ici le code travailleur de votre travailleur.

Il s’agit d’un code composé de trois chiffres.

La liste des codes travailleurs se trouve sur le portail de la sécurité sociale www.socialsecurity.be dans l'annexe structurée.n° 2 « code travailleur ».

Statut        

Vous ne devez compléter cette donnée que si le travailleur est un travailleur à domicile. Dans ce cas, indiquez la lettre D.

Les travailleurs à domicile constituent une catégorie spécifique de travailleurs définie à l'article 3, 4°, de l'arrêté royal du 28.11.1969 pris en exécution de la loi du 27.06.1969 révisant l'arrêté-loi du 28.12.1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs. Il s'agit de travailleurs qui travaillent dans des conditions similaires à celles d'un contrat de travail pour le compte d'un ou de plusieurs employeurs. Ils travaillent à un endroit choisi par eux, le plus souvent dans ou à côté de leur habitation, et travaillent seuls ou occupent généralement quatre aides au maximum.

Mesure de promotion de l’emploi           

Complétez cette donnée uniquement lorsque votre travailleur a été occupé dans le cadre de certains programmes :

• programme de transition professionnelle (PTP) ou d’économie d’insertion sociale (SINE) ® code 2
• en tant que travailleur troisième circuit de travail (TCT) ® code 4
• dans une occupation « Fonds budgétaire interdépartemental » (FBI) auprès d’une autorité locale (ORPSS, anciennement ONSSAPL) ® code 21

Les cotisations ONSS, secteur chômage  

Indiquez ici si les cotisations ONSS, secteur du chômage, ont été prélevées ou non.

Pour les fonctionnaires statutaires, les enseignants et les militaires, vous pouvez indiquer qu'elles n'ont pas été retenues, mais qu'elles seront versées si les conditions prévues à l'article 9 de la loi du 20.07.1991 (personnel statutaire) ou à l'article 15 de la loi du 06.02.2003 (personnel militaire) sont remplies.

En effet, il peut arriver que le service public doive régulariser rétroactivement les cotisations pour le secteur chômage, afin que le travailleur puisse être admis à l’assurance chômage.

La fraction d'occupation (Q/S)

Facteur Q  

Indiquez ici la durée moyenne normale de travail hebdomadaire de votre travailleur, y compris le repos compensatoire rémunéré dans le cadre d'une diminution de la durée du travail.

On entend par « moyenne » : la moyenne du cycle de travail formant un ensemble cohérent, constitué de jours de travail et de jours de repos et qui se répète suivant un même schéma. En cas de régimes de travail flexibles, ce cycle peut s’étendre sur douze mois.

On entend par « normale » : la durée de travail hebdomadaire moyenne théorique, telle qu'elle est prévue dans le contrat de travail et les éventuelles adaptations de celui-ci. Pour déterminer la durée normale du travail, vous ne pouvez donc pas tenir compte des heures supplémentaires effectuées, des absences pour cause de maladie, du chômage temporaire, des absences (injustifiées) ...

Facteur S   

Complétez ici la durée moyenne normale de travail hebdomadaire d’un travailleur à temps plein, y compris le repos compensatoire rémunéré dans le cadre d’une diminution de la durée du travail.

Il s'agit de la « personne de référence », c'est-à-dire la personne occupée à temps plein dans votre entreprise ou dans la même branche d'activité, dans une position analogue à celle de votre travailleur.

On entend par « moyenne » : la moyenne du cycle de travail formant un ensemble cohérent, constitué de jours de travail et de jours de repos et qui se répète suivant un même schéma. En cas de régimes de travail flexibles, ce cycle peut s’étendre sur douze mois.

On entend par « normale » : la durée de travail hebdomadaire moyenne théorique, telle qu'elle est prévue dans le contrat de travail et les éventuelles adaptations de celui-ci. Pour déterminer la durée normale du travail, vous ne pouvez donc pas tenir compte des heures supplémentaires effectuées, des absences pour cause de maladie, du chômage temporaire, des absences (injustifiées) ...

Comment pouvez-vous déterminer la fraction d’occupation (facteur Q/S) de votre travailleur ?

Règle générale

Le nombre moyen d’heures par semaine du travailleur divisé par le nombre moyen d’heures par semaine de la personne de référence détermine la fraction d’occupation du travailleur.

Pour un travailleur à temps plein, le facteur Q est égal au facteur S.

Pour un travailleur à temps partiel, le facteur Q est inférieur au facteur S.

La durée du travail est exprimée avec des décimales en divisant les minutes par 60 (seulement deux chiffres après la virgule). 7 h 40 deviennent par exemple 7,66 (seuls les deux premiers chiffres après la virgule sont repris).

Exemple 1

La personne de référence travaille 40 heures par semaine (5 jours de 8 heures) et a 10 jours de repos sur base annuelle qui ne sont pas payés au moment où ils sont pris (à choisir librement ou non). Il est tenu compte de 48 semaines de travail par an (52 semaines moins 4 semaines de vacances).

• Q = [(40 heures x 48 semaines) – (10 jours x 8 heures)] / 48 semaines
• Q = S = 38,33 heures

Exemple 2

Un travailleur à temps partiel dans une même entreprise travaille 20 heures par semaine (5 jours de 4 heures). Les travailleurs à temps partiel n’ont pas droit à du repos compensatoire. Il est tenu compte de 48 semaines de travail par an (52 semaines moins 4 semaines de vacances).

• Q = (20 heures x 48 semaines) / 48 semaines = 20 heures
• S = 40 heures.

Le nombre moyen d’heures par semaine de la personne de référence doit être calculé comme si le même régime de travail était applicable à la personne de référence et au travailleur à temps partiel.

Exemple 3

Un travailleur à temps partiel dans la même entreprise travaille 20 heures par semaine (5 jours de 4 heures) et a un jour de repos compensatoire toutes les 4 semaines qui n’est pas payé au moment où il est pris.

• Q = (20 +20 + 20 + 16) / 4 semaines = 19 heures
• S = (40 + 40 + 40 + 32) / 4 = 38 heures

Exemple 4

Un travailleur à temps partiel dans la même entreprise travaille 20 heures par semaine (5 jours de 4 heures) et a un jour de repos compensatoire toutes les 4 semaines qui est payé au moment où il est pris.

• Q = (20 + 20 + 20 + 20) / 4 semaines = 20 heures
• S = (40 + 40 + 40 + 40) / 4 = 40 heures

Exemple 5

La personne de référence travaille 40 heures par semaine (5 jours de 8 heures) et a 6 jours de repos non payés par an. La durée du travail est réduite à 5 jours de 7,6 heures avec un salaire horaire majoré et le repos compensatoire est supprimé.

• Q = S = 5 x 7,6 = 38 heures

Exemple 6

La personne de référence travaille 40 heures par semaine – 5 jours de 8 heures – et a 12 jours de repos payés par an.

• Q = S = 48 semaines x 40 h (y compris le repos payé) /48 = 40 heures

C’est la situation du secteur de la construction.

Et si votre travailleur travaille moins d’une semaine ?

Les données Q et S permettent de déterminer le ratio entre le nombre d’heures par semaine du travailleur et celui de la personne de référence. Le nombre d’heures de la personne de référence concerne toujours une semaine. Cette condition vaut également pour le travailleur. Cela signifie que, si votre travailleur ne travaille qu’un ou deux jours, vous devez calculer le nombre moyen d’heures par semaine comme s’il avait été occupé pour une période plus longue.

Exemple 1

Le travailleur est engagé dans le cadre d'un contrat à temps plein pour 2 jours à raison de 7,6 heures par jour. Le régime de travail de la personne de référence est de 7,6 heures par jour du lundi au vendredi.

• Q = 7,6 h x 5 = 38 heures
• S = 38 heures

Exemple 2

Le travailleur est engagé dans le cadre d'un contrat à temps plein pour 2 jours de 8 heures par jour. Le régime de travail de la personne de référence est de 8 heures par jour du lundi au jeudi et de 6 heures le vendredi.

• Q = [(8 h x 4) + 6 h] = 38 heures
• S = 38 heures

Exemple 3

Le travailleur est engagé avec un contrat de travail à temps partiel pour 2 jours : une journée de 4 heures et une journée de 6 heures. Le régime de travail de la personne de référence est de 38 heures.

• Q = [(4h+6h) / 2 jours] x 5 = 25 heures
• S = 38 heures

Et si votre travailleur travaille en équipe de relais week-end ?

Dans ce cas particulier, vous devez fixer le facteur Q en tenant compte du régime repris dans la convention collective de travail (CCT) ou dans le contrat de travail.

Exemple 1

48 week-ends x 24 h = 1.152 heures

10 jours fériés x 12 heures = 120 heures

Total : 1.152 heures + 120 heures = 1.272 heures

Q = 1.272 heures / 48 = 26,5 heures

Exemple 2

Pour des raisons d’organisation, les travailleurs dans les équipes de relais week-ends, ne prennent que 3 week-ends de vacances.

49 week-ends x 24 h = 1.176 heures

10 jours fériés x 12 heures = 120 heures

Total : 1.176 heures + 120 heures = 1.296 heures

Q = 1.296 heures / 48 = 27 heures

Et si votre travailleur est en interruption de carrière ou en crédit-temps ?

Que dois-je compléter en cas d’interruption complète ?

Si votre travailleur a interrompu complètement ses prestations dans le cadre d’un crédit-temps ou d’une interruption de carrière, vous indiquez :

• soit la fraction d’occupation avant l’interruption. Vous mentionnez alors dans la zone de commentaires que le travailleur est en interruption de carrière / crédit-temps complet depuis le xx.xx.xxxx;
• soit une fraction d’occupation nulle. Vous mentionnez alors dans la zone de commentaires que le travailleur est en interruption de carrière complète / crédit-temps complet depuis le xx.xx.xxxx.

L’ONEM est la source authentique pour l’interruption de carrière et le crédit-temps; il dispose donc des données de l’interruption du travailleur dans ses bases de données.

Que dois-je compléter en cas de réduction des prestations ?

Pour les travailleurs avec prestations réduites dans le cadre d’un crédit-temps ou d’une interruption de carrière, les facteurs Q et S doivent correspondre aux prestations réduites (par exemple 19/38).

Et si votre travailleur a repris le travail avec l’accord du médecin-conseil (occupation progressive) ?

Le travailleur qui reprend le travail après maladie avec l’accord du médecin-conseil, continue à être considéré comme travailleur à temps plein, comme mentionné dans la DmfA.

Vous devez donc indiquer la fraction d’occupation qui était en vigueur avant son incapacité de travail.

Dans la zone de commentaire, vous indiquez : « reprise de travail après maladie – régime de travail à temps partiel effectif x x x x x » (indiquez le régime de travail effectif).

Exemple

Un travailleur à temps plein (38/38) a été inapte au travail et a reçu des indemnités de maladie du 15.02.2023 au 30.06.2023. À partir du 01.07.2023, avec l'accord du médecin-conseil, il reprend le travail à temps partiel et continue à percevoir des indemnités de maladie pour les heures non travaillées. Son contrat de travail prend fin le 24.07.2023.

Vous mentionnez :

Q/S = 38/38

Dans la zone de commentaire : « reprise de travail à temps partiel après maladie – régime de travail à temps partiel effectif 4 4 4 4 3 ».

Rémunération

Salaire brut moyen théorique      

Ici, vous indiquez le montant total de la rémunération brute à laquelle le travailleur a « normalement » droit sur la base de son contrat de travail. Pour les ouvriers, mentionnez la rémunération à 100% (et non à 108 %).

Vous choisissez l’unité dans laquelle la rémunération est exprimée.

S'il s'agit d'un salaire mensuel, renseignez-le jusqu’à l’eurocent (ex. : 1 854,66 euros).

S'il est question d'un salaire horaire, renseignez-le jusqu’au centième d’eurocent (ex. : 8,7875 euros).

Comment pouvez-vous déterminer le salaire brut théorique moyen de votre travailleur ?

Règle générale

Le salaire brut théorique moyen correspond au montant total de la rémunération brute à laquelle votre travailleur a normalement droit sur la base de son contrat de travail, au moment où il devient chômeur.

La rémunération à indiquer est celle à laquelle le travailleur en chômage avait « normalement » droit dans le cadre d'une occupation normale. Par conséquent, il ne faut pas tenir compte des jours de chômage temporaire, des jours d'absence (in)justifiée ou des jours d'incapacité de travail.

La rémunération journalière moyenne comprend tous les montants ou avantages auxquels le travailleur peut prétendre pendant l'exécution de son contrat de travail et sur lesquels des cotisations de sécurité sociale ont été prélevées (y compris les avantages en nature sur lesquels ces cotisations sont dues).

Par « moyen », l’on entend que le cycle de travail doit être pris en compte dans son intégralité. Si le salaire de votre travailleur varie pendant le cycle de travail, vous devez indiquer un salaire moyen et pas le salaire applicable au moment de la fin du contrat de travail.

Exemple

Un ouvrier travaille dans un cycle de 3 semaines de 38 heures par semaine : semaine 1 l’équipe du matin, semaine 2 l’équipe de nuit et semaine 3 l’équipe du soir. Le salaire horaire pour les équipes du matin et du soir s’élève à 9 euros, le salaire horaire pour l’équipe de nuit, à 11 euros.

Le salaire hebdomadaire des semaines 1 et 3 s’élève à 342 euros, le salaire de la semaine 2 s’élève à 418 euros.

L’employeur mentionne le salaire horaire moyen : 9,6666 euros.

La liste non exhaustive ci-dessous reprend les éléments dont vous devez, ou pas, tenir compte dans le salaire brut théorique moyen.

Font partie du salaire brut théorique moyen :

• la rémunération ordinaire;
• les avantages en nature (avec cotisations ONSS);
• les indemnités de déplacement (domicile-travail et déplacements d’ordre privé, avantage suite à la mise à disposition d'un vélo, etc.) que l'employeur accorde au travailleur en plus de l'indemnité de mobilité visée à l'article 3, alinéa 1er, 2°, de la loi du 30.03.2018 concernant l’instauration d’une allocation de mobilité (à l'exception des indemnités de déplacement exonérées que l'employeur a déjà octroyées, en plus de la voiture de société, dans le cadre des déplacements domicile-travail au cours des trois mois précédant la demande de reprise de la voiture);
• le solde du budget mobilité payé en espèces une fois par an, visé à l’article 8, § 3, alinéa 2, de la loi du 17 mars 2019 concernant l’instauration d’un budget mobilité;
• l'allocation de foyer et de résidence (pour les travailleurs contractuels du secteur public);
• une prime payée mensuellement (même si le montant définitif est fixé annuellement);
• en cas d'occupation dans le cadre des titres-services : indemnité perçue par le travailleur pour le temps de déplacement entre deux utilisateurs;
• pour un travailleur du secteur public : la prime de compétence payée suite à la réussite d'une formation certifiée.

Ne font pas partie du salaire brut théorique moyen : 

• le supplément compensatoire, exonéré de cotisations ONSS et de retenues fiscales, payé par l'employeur en application de l'article 33bis, § 4, de la loi du 24.12.1999 en vue de la promotion de l’emploi, au travailleur de moins de 21 ans lié par une convention de premier emploi et pour qui une rémunération réduite est payée;
• les primes et avantages similaires octroyés indépendamment du nombre de jours effectivement travaillés pendant le trimestre de leur déclaration à l’institution de perception des cotisations de sécurité sociale, tels que :
  • la prime de fin d'année ou la prime supplémentaire payée en fin d’année, qui s'ajoute à la prime de fin d’année (ex. : 14e mois);
  • une prime d'attractivité (en complément de la prime de fin d'année) ;
  • les cadeaux en nature ou en espèces ou sous forme de bons de paiement (qui peuvent éventuellement relever de la notion de rémunération);
  • les avantages et primes liés à la durée de l’occupation ou aux bénéfices réalisés (ex. : prime d’ancienneté, participation aux bénéfices, participation des travailleurs);
  • la prime octroyée au tuteur, dans le cadre d’un tutorat tel que visé à l’article 36 de la loi du 05.09.2001 visant à améliorer le taux d’emploi des travailleurs;
  • la différence entre le montant maximum et le montant payé en avantages non récurrents liés aux résultats, soumis à l’ONSS (loi du 21.12.2007 relative à l’exécution de l’accord interprofessionnel 2007-2008, CCT n° 90 du 20.12.2007);
• les avantages non récurrents liés aux résultats (jusqu’au montant maximal), non soumis à l’ONSS – devant être indiqué dans la DmfA uniquement pour ce qui concerne les cotisations des travailleurs (loi du 21.12.2007 relative à l’exécution de l’accord interprofessionnel 2007-2008, CCT n° 90 du 20.12.2007);
• le remboursement des frais par l’employeur au travailleur (ex. frais de déplacement, frais de séjour, indemnités RGPT…);
• des chèques-repas, chèques sport et culture et chèques-éco qui ne constituent pas de la rémunération pour l’ONSS;
• la rémunération ordinaire et supplémentaire pour les heures supplémentaires (travailleurs à temps plein) et pour les heures complémentaires payées comme des heures supplémentaires (travailleurs à temps partiel);

Exemple

Un travailleur effectue régulièrement le samedi des heures supplémentaires qui sont rémunérées à 150 %. Le mois suivant, ces heures supplémentaires sont compensées par le fait qu’il ne doit pas fournir de prestations pour un nombre d’heures correspondant au nombre d’heures supplémentaires. Pour déterminer la rémunération moyenne, le travailleur est censé être toujours rémunéré à 100 %. Le supplément salarial de 50 % pour les heures supplémentaires n’est pas pris en compte.

• l'allocation de mobilité (article 3, alinéa 1er, 2°, de la loi du 30.03.2018 instaurant une allocation de mobilité);
• le budget de mobilité visé dans la loi du 17.03.2019 instaurant un budget mobilité, utilisé pour financer une voiture de société respectueuse de l’environnement ou des moyens de transport durables, à l'exception du solde du budget de mobilité qui est payé en espèces une fois par an;
• le double pécule de vacances et le pécule de vacances supplémentaire;
• l'allocation de foyer et de résidence (pour les travailleurs statutaires des services publics);
• les avantages en nature (avec cotisations ONSS).

Et si votre travailleur a une rémunération fixe + une rémunération variable ? 

S'il y a une rémunération fixe augmentée de primes ou commissions variables, vous tenez alors compte du dernier montant de la rémunération fixe, augmenté de la moyenne des primes et/ou commissions pour la période écoulée d'occupation. Pour la partie variable, la moyenne est calculée pour la durée de l'occupation concernée, limitée à 12 mois maximum.

C'est le cas p. ex. des chauffeurs de taxi qui perçoivent un revenu mensuel minimum moyen garanti, éventuellement majoré d'un complément sur la base de leurs prestations et/ou heures de présence.

Et si votre travailleur est chauffeur de camion ou accompagnateur ? 

Pour les chauffeurs de camion et des entreprises de déménagement (CP 140.03 et 140.05), la rémunération des heures de disponibilité (également appelée l'indemnité d’attente) est aussi prise en compte si votre travailleur perçoit cette rémunération habituellement. Cela vaut également pour les accompagnateurs, c.-à-d. les travailleurs n’étant pas chauffeurs et qui ont droit à une rémunération pour les heures de disponibilité.

Vous tenez compte d'une rémunération horaire majorée qui est égale à la rémunération horaire ordinaire additionnée du montant hebdomadaire moyen pour les heures de disponibilité (limitées à 22 heures par semaine) divisée par 38.

Et si votre travailleur est rémunéré à la tâche ou à la pièce ? 

Pour les travailleurs rémunérés à la tâche ou à la pièce, vous mentionnez la rémunération pour le trimestre qui précède celui au cours duquel le travailleur devient chômeur.

Dans la situation où il n’y a pas d’occupation, et donc pas de rémunération pour le trimestre précédant celui au cours duquel le travailleur devient chômeur, vous indiquez la rémunération pour la période sur laquelle le formulaire C4 porte. Étant donné que la date de début et la date de fin de cette occupation se situent nécessairement dans le même trimestre, le secteur chômage saura que cette rémunération ne peut pas constituer une base de calcul pour l’allocation.

Et si votre travailleur est rémunéré à la commission ?

Pour les travailleurs rémunérés entièrement avec des commissions, vous mentionnez la rémunération limitée aux 12 mois maximum qui précèdent celui dans lequel le travailleur est devenu chômeur.

Et si votre travailleur est occupé dans les pouvoirs publics ?

Pour les travailleurs contractuels rémunérés par les pouvoirs publics, vous mentionnez le traitement annuel ou mensuel brut indexé, incluant l'allocation de foyer et de résidence.

Pour les fonctionnaires statutaires, l'allocation de foyer et de résidence n'est pas reprise.

La prime de compétence que les pouvoirs publics paient en cas de réussite d'une formation certifiée fait partie de la rémunération brute moyenne théorique. Si l'employeur indique une rémunération mensuelle, il augmente celle-ci d'1/12 de la prime de compétence.

Et si votre travailleur est en interruption de carrière ou en crédit-temps ?

Votre travailleur a réduit ses prestations

Si le travailleur a réduit ses prestations à cause d’un crédit-temps ou d’une interruption de carrière, vous mentionnez la rémunération qui correspond aux prestations réduites.

L’ONEM convertira cette rémunération en la rémunération que le travailleur aurait perçue s’il n’avait pas réduit ses prestations et fixera le montant des allocations sur la base de ce montant.

Votre travailleur a interrompu complètement ses prestations

Si le travailleur a complètement interruption sa carrière professionnelle dans le cadre du crédit-temps ou de l'interruption de carrière, vous indiquez la rémunération qu’il aurait perçue s'il n'avait pas interrompu sa carrière.

Et si votre travailleur travaille dans l’horeca ?

Pour les travailleurs dans le secteur horeca avec des salaires journaliers forfaitaires, les suppléments pour les jours de week-end et les jours fériés ne sont pas repris. Mentionnez le salaire journalier forfaitaire dans le régime de 6 jours par semaine.

Et si votre travailleur est rémunéré dans le cadre d’une convention de premier emploi ?

Pour les travailleurs avec un contrat de travail en tant que convention de premier emploi qui reçoivent un salaire à 90 % et pour lesquels vous consacrez les 10 % restants à une formation, vous mentionnez comme salaire brut moyen théorique, le salaire à 100 %.

Et si votre travailleur est un artiste ?

Pour les artistes (code travailleur 046) rémunérés à la tâche, vous cochez soit la case « à la tâche (cachet) dans le cadre d’un contrat de travail portant sur l’exercice d’une activité artistique », soit la case « soumis à la sécurité sociale des travailleurs salariés en vertu de l’article 1bis de la loi du 27.06.1969 ». Vous indiquez comme montant de base de la rémunération, le salaire brut total payé pour la prestation.

Salaire brut exact (montant)

Vous devez toujours compléter ce champ, quel que soit le secteur auquel vous appartenez.

Renseignez-y la rémunération brute pour les prestations de travail effectives (somme des codes de rémunération 1, 3, 9 et 22) pour les trimestres pour lesquels aucune déclaration ONSS n'a encore pu être faite ou pour lesquels cette déclaration n'a pas encore été acceptée.

Jours de vacances (travailleur à temps plein) ou heures de vacances (travailleur à temps partiel)

Vous indiquez le nombre de jours ou d'heures de vacances légales payé(e)s, y compris les « vacances européennes » supplémentaires visées à l'article 17bis de la loi du 28.06.1971, que votre travailleur a épuisé(e)s durant l'occupation depuis le 1er janvier de l'année en cours.

Vous devez convertir le nombre de jours de vacances en semaine de 6 jours. Pour ce faire, multipliez le nombre de jours de vacances épuisés par 6 en divisant ce résultat par le nombre de jours par semaine du régime de travail. Vous devez ensuite arrondir à l’unité ou à la demi-unité la plus proche (ex. : 2,4 est arrondi à 2,5 ; 4,2 est arrondi à 4).

Pour les travailleurs à temps partiel, vous mentionnez le nombre d’heures de vacances jusqu'à deux chiffres après la virgule.

Si vous n’indiquez rien dans cette rubrique, le secteur chômage suppose que le travailleur n'a pas encore pris de vacances pendant l'occupation au cours de l'année calendrier actuelle.

Si le travailleur est réengagé au cours de la même année calendrier après une interruption, vous ne devez plus mentionner les jours de congé pris au cours des périodes d'occupation antérieures en cas de sortie de service au cours de cette même année calendrier.

Exemple

Un travailleur à temps plein dans un régime R5 quitte ses fonctions le 28.02.2023 et a pris trois jours de congé payé au cours de la période allant du 01.01.2023 au 28.02.2023. Vous mentionnez sur le formulaire C4 (3 * 6/5) = 3,5 jours de congé payé. Ce travailleur sera ensuite réengagé pour la période du 01.06.2023 au 30.09.2023 sous le même régime d'occupation. Pendant cette période, il prend 10 jours de congé payé. Sur le formulaire C4 relatif à la fin de l'occupation le 30.09.2023, vous mentionnez (10 * 6/5) = 12 jours de congé payé.

Régime de vacances (uniquement si le travailleur est occupé dans un service public)  

Vous indiquez :

• soit secteur privé : si le nombre de jours de vacances est calculé sur la base des prestations effectuées au cours de l'année calendrier précédente (exercice de vacances) (régime des lois coordonnées du 28.06.1971 et de l'arrêté d'exécution du 30.03.1967);
• soit secteur public : si le nombre de jours de vacances est calculé sur la base des prestations effectuées pendant l'année en cours (régime de l'arrêté royal du 19.11.1998 relatif aux congés et aux absences accordés aux membres du personnel des administrations de l'Etat et de l'arrêté royal du 30.01.1979 relatif à l'octroi d'un pécule de vacances aux agents de l'administration générale du Royaume).

Le fait que le travailleur soit un fonctionnaire statutaire ou contractuel, ou qu'il soit ouvrier ou employé n'a pas d'importance.

Jour férié légal ou jour de remplacement d'un jour férié

Si vous devez encore payer une rémunération pour des jours fériés ou des jours de remplacement des jours fériés situés après la fin du contrat de travail, vous indiquez la date du jour férié ou du jour de remplacement d’un jour férié situé après la fin du contrat de travail pour lequel une rémunération est due, et ce, peu importe qu'il s'agisse d'une occupation à temps plein ou à temps partiel.

Vous devez toujours compléter cette rubrique, même si vous êtes un employeur du secteur public.

La déclaration concerne la situation au moment où la déclaration est faite, c'est-à-dire sans tenir compte d'une éventuelle reprise du travail par le travailleur. Votre déclaration ne signifie donc pas que, si vous déclarez être redevable d'une rémunération pour le ou les jours fériés indiqués, vous devrez par après toujours effectivement payer cette rémunération, même si le travailleur ne pourrait pas y prétendre en vertu de la législation sur les jours fériés.

Repos compensatoire/heures supplémentaires après la fin du contrat de travail

Mentionnez ici le nombre de jours, situés après la fin du contrat de travail ou après la période couverte par l’indemnité de préavis, qui correspond :

• aux prestations pour lesquelles un sursalaire est dû;
• aux prestations dans le cadre d’une réduction du temps de travail pour lesquelles aucun sursalaire n’est dû 
• aux prestations qui donnent droit à des jours de repos compensatoire.

Ce nombre de jours de repos compensatoire est obtenu en divisant le nombre d’heures de repos compensatoire par le nombre moyen d’heures de travail par jour d'un travailleur à temps plein employé dans l'entreprise (= S/R), selon la formule : nombre d'heures x R/S. Le résultat est arrondi vers le bas. Le nombre de jours complets ainsi obtenu ne doit pas être converti en régime R6.

Il s'agit toujours ici d'un nombre de jours « à temps plein ». Si votre travailleur est occupé à temps partiel, appliquez la même formule. Dès réception du dossier, l'ONEM déterminera, en fonction du statut du travailleur et de la fraction d'occupation, la période correcte qui n'est pas indemnisable en raison de ce « salaire ».

Exemple

Un travailleur travaille avec une fraction d'occupation de 17/40 et travaille 4 jours par semaine. Un travailleur à temps plein dans l'entreprise travaille 5 jours par semaine. À la fin du contrat de travail, il a encore droit à 28 heures de repos compensatoire. Le nombre de jours de repos compensatoire à indiquer sur le formulaire C4 est le suivant : 28 x 5/40 = 3,5 à 3 jours.

Que devez-vous compléter dans la partie B – Déclarations trimestrielles ONSS non encore déclarées ou acceptées ?

Dans cette rubrique, indiquez si l’occupation, dans un ou plusieurs trimestres ONSS non encore introduits ou non acceptés,

-     soit a été interrompue ou non;

-     soit est une occupation à temps partiel dont le nombre d'heures diffère du facteur Q (« heures à temps partiel ≠ Q »).

Comment savoir si votre déclaration a été acceptée ?

-     Si vous l’effectuez en ligne (via internet), elle est considérée comme acceptée dès que vous avez reçu un accusé de réception.

-     Si vous l’effectuez hors ligne par messages structurés (batch), elle est considérée comme acceptée dès que vous avez reçu une notification positive.

Vous ne devez pas compléter cette rubrique si votre travailleur est fonctionnaire statutaire ou militaire.

Date de début trimestre 

Vous indiquez ici la date de début du trimestre concerné.

Date de fin trimestre 

Vous indiquez ici la date de fin du trimestre concerné.

Qu’entend-on par « interruption » ?

Une interruption de l’occupation peut être une période :

-      d’incapacité de travail non couverte par du salaire;

-      de protection de la maternité, de congé de paternité et d’adoption;

-      de chômage temporaire et suspension employés pour manque de travail;

-      de vacances jeunes ou seniors;

-      d’interruption de carrière ou de crédit-temps;

-      de congé pour soins d’accueil;

-      de reprise de travail partielle après une maladie;

-      de congé sans solde ou autres jours d’absence non rémunérés après les 10 premiers jours par année calendrier. (Ces jours correspondent aux codes de prestation 22, 24, 25, 26 et 30 de la DmfA).

Si l’occupation a été interrompue pendant le trimestre ONSS, vous remettez à votre travailleur le formulaire C4, mais également une ou plusieurs Annexe C4-Certificat de travail. Vous en complétez une par occupation au sens de la DmfA (voir à cet égard les instructions DmfA sur le site portail de la sécurité sociale et la feuille info E70 « Annexe C4-Certificat de travail » disponible sur www.onem.be).

Les événements suivants ne sont par contre pas considérés comme une interruption :

-      les jours d’absence non rémunérés pour suivre des cours dans le cadre de la promotion sociale ou pour exercer une fonction de juge ou de conseiller social;

-      les jours de grève ou de lock-out.

Si l’occupation n’a pas été interrompue pendant le trimestre ONSS, vous remettez à votre travailleur le formulaire C4. Vous ne devez pas compléter d’annexe C4-Certificat de travail.

Qu’entend-on par « heures à temps partiel ≠ Q ? »

Vous devez également compléter le formulaire Annexe C4-Certificat de travail s’il s’agit d’une occupation à temps partiel et que les prestations de travail effectives dans un trimestre ONSS non encore introduit ou non accepté diffèrent de la durée hebdomadaire moyenne de travail de votre travailleur (facteur Q) que vous avez mentionnée dans la rubrique A, par exemple à la suite d’heures complémentaires ou d’heures supplémentaires pour lesquelles aucun repos compensatoire n’a été octroyé.

Que devez-vous compléter dans la partie C – Données concernant la façon dont l’occupation a pris fin ?

Dans cette rubrique, vous indiquez la façon dont le contrat de travail de votre travailleur a pris fin.

S’il s’agit d’une résiliation par l'employeur, il est possible qu'il soit mis fin au contrat de manière anticipée pour un autre motif pendant le délai de préavis. Dans ce cas, vous devez cocher deux cases.

Exemple

Si vous avez signifié un délai de préavis à votre travailleur et que le contrat de travail prend fin pendant le délai de préavis pour cause de force majeure, vous devez cocher la case 1 « préavis par l'employeur » et la case 6 « pour force majeure ».

Attention : Dans certaines hypothèses, vous devez compléter le champ « Motif précis du chômage ».

Sur la base de cette information, entre autres, l’ONEM peut vérifier le caractère involontaire du chômage, qui constitue une des conditions essentielles pour votre travailleur pour être admis au chômage.

Le tableau ci-dessous reprend les différentes situations possibles.

Si, exceptionnellement, il existe une autre raison non mentionnée dans la partie C (par exemple, dissolution judiciaire, condition résolutoire, terme résolutoire...), ne cochez pas de case, mais donnez une explication dans la rubrique « commentaires » de la partie D.

Que devez-vous compléter dans la partie D – Données relatives à l’indemnité payée en raison de la fin de l’occupation ?

Remarques importantes pour compléter correctement cette partie 

Cette rubrique est très importante pour le secteur chômage, car elle permet de vérifier si les règles en matière de préavis ont été respectées et si des indemnités ont été octroyées au travailleur qui ne peuvent éventuellement pas être cumulées avec les allocations de chômage. 

Explications importantes à lire avant de compléter les questions 1 et 2 si le contrat de travail a débuté avant 2014

Principe

Si le contrat de travail de votre travailleur a débuté avant 2014 et qu’il prouve donc de l’ancienneté tant avant 2014 qu’après 2013, son ancienneté est scindée en deux blocs :

• l’ancienneté avant 2014 donne droit à un délai de préavis ou à une indemnité de préavis en vertu de la législation en vigueur au 31.12.2013 (partie A) (généralement exprimée en mois ou en jours);
• l’ancienneté après 2013 donne droit à un délai de préavis ou à une indemnité de préavis en vertu de la législation en vigueur à partir du 01.01.2014 (partie B) (toujours exprimée en semaines).

À la question 1 (délai de préavis) et à la question 2 (indemnité de préavis), mentionnez dans la première case, tout d’abord la période totale du délai de préavis ou la période totale couverte par l’indemnité de préavis et, ensuite, scindez cette période en une partie A et une partie B.

Quand ne devez-vous pas scinder en une partie A et une partie B ?

Vous ne devez pas scinder en une partie A et une partie B lorsque le contrat de travail de votre travailleur a débuté après le 31.12.2013, même lorsqu'il faut tenir compte de l’ancienneté située avant le 01.01.2014 pour déterminer la durée du délai de préavis ou l'indemnité de préavis. Dans ce cas, en effet, vous appliquez intégralement la législation en vigueur à partir du 01.01.2014.

La division en une partie A et une partie B n'est plus applicable en cas de démission par le travailleur à partir du 28.10.2023.

Quid si je décide de payer plus que les parties A et B ?

Si vous payez plus que les parties A + B, alors :

• tout d’abord, vous indiquez directement sous le point 1A ou 2A le délai/la période effectivement payé(e) (qui est plus long[ue] que les parties A + B);
• vous effectuez ensuite la distinction théorique entre la partie A et la partie B (dont le total constitue une période plus courte que celle effectivement payée);
• et, enfin, vous indiquez dans la rubrique « Remarques » que vous avez payé plus que le prescrit légal.

Partie A : dérogation pour les employés

Situation pour les préavis notifiés jusqu'au 27.10.2023 inclus

En fonction du salaire annuel de votre employé au 31.12.2013, le régime suivant s'applique pour le calcul de la partie A.

Dans ce cas, vous mentionnez en « remarques » : « rémunération annuelle le 31.12.2013 = xxx ; partie A limitée à yyy. »

Situation pour les préavis notifiés à partir du 28.10.2023

En cas de démission du travailleur, le régime ci-dessus ne s'applique plus. Le délai de préavis du travailleur peut alors être de 13 semaines maximum. Un délai de préavis n'est plus calculé en utilisant la partie A et la partie B, mais le délai de préavis est calculé sur la base du régime valable à partir du 01.01.2014.

En cas de licenciement par l'employeur, le régime suivant s'applique :

Partie B : dérogation pour les employés qui donnent leur démission

Situation pour les préavis notifiés jusqu'au 27.10.2023 inclus

Lorsque votre employé démissionne et que le délai de préavis maximal est atteint le 31.12.2013, la partie B est égale à 0.
Si le délai de préavis maximal n’est pas atteint le 31.12.2013, alors la somme de A + B ne peut pas être supérieure à 13 semaines.

Dans ce cas, vous indiquez en « remarques » : « le délai de préavis maximal est de xxx au 31.12.2013 ®> la partie B est limitée à yyy ».

Pour rappel : Le délai de préavis maximal au 31.12.2013 est déterminé comme suit, en fonction de la rémunération annuelle :

Situation pour les préavis notifiés à partir du 28.10.2023

En cas de démission du travailleur, le régime ci-dessus ne s'applique plus. Le délai de préavis du travailleur peut alors être de 13 semaines maximum. Un délai de préavis n'est plus calculé en utilisant la partie A et la partie B, mais le délai de préavis est calculé sur la base du régime valable à partir du 01.01.2014.

Situation 1 : votre travailleur a touché un salaire normal pendant le délai de préavis 

Vous mentionnez d'abord au point 1A la période couverte par le préavis initial et la date à partir de laquelle vous avez tenu compte de l’ancienneté de votre travailleur pour calculer son délai de préavis.

Si le contrat de travail de votre travailleur a débuté avant 2014, complétez les données présentées au point précédent concernant les parties A et B.

Si un événement de nature à prolonger le délai de préavis est survenu, cochez la case « Ce délai a été suspendu » sous le point 1B, indiquez jusque quand le délai de préavis a été prolongé et cochez les raisons de la suspension du préavis. Si aucun événement n’a prolongé le délai de préavis, cochez la case « Ce délai n’a pas été suspendu ».

Vous mentionnez enfin au point 1C si le travailleur a été dispensé, au moins partiellement, de prestations pendant le délai de préavis et, le cas échéant, le premier jour de cette dispense. Si ce n'est pas le cas, cochez « non ».

Attention : Le congé de sollicitation n'est pas considéré comme une dispense de prestations.

Enfin, au point 1D, indiquez si le travailleur a été occupé par un autre employeur pendant la période de préavis dans le cadre d'un trajet de transition, en application de l'article 37/13 de la loi du 03.07.1978 relative aux contrats de travail. Si tel est le cas, vous devez également communiquer la période pendant laquelle ce trajet a été suivi.

Situation 2 : votre travailleur a touché une indemnité de préavis

Généralités

Vous mentionnez d'abord au point 2A la période couverte par l'indemnité de préavis « ordinaire », sans tenir compte d'éventuelles réductions ou du fait qu'une indemnité de reclassement est payée.

Le terme « indemnité de congé » a la même signification que « indemnité de préavis » et « indemnité de rupture ». 

Si le contrat de travail de votre travailleur a débuté avant 2014, complétez les données présentées dans un point précédent concernant les parties A et B.

Réduction de la période couverte par l’indemnité de congé en raison d'un outplacement

Lorsque votre travailleur a droit à un délai de préavis ou une indemnité de congé d’au moins 30 semaines, il a droit à l’outplacement et vous devez indiquer au point 2B que son indemnité de congé est réduite (cette réduction de l’indemnité de congé compense la valeur de l’outplacement).

La réduction est en principe de 4 semaines.

Si l'indemnité de préavis a été réduite, mais de moins de 4 semaines (par exemple, par exemple, en raison d’un régime prévu par une CCT ou un contrat individuel conclu avec le travailleur), indiquez le nombre de jours de la réduction. Si la réduction est limitée à un montant, complétez le nombre de jours correspondant à ce montant. Ensuite, donnez une explication concernant la limitation de la réduction dans la rubrique « Remarques ».

Cette situation de réduction limitée peut également se présenter si le travailleur a d'abord été licencié et qu’il suivait déjà un outplacement pendant le délai de préavis.

Dans ce cas, les 4 semaines sont réduites en fonction du nombre d’heures d’outplacement déjà suivies, selon la formule 28 – (x / 60) * 28, où x = le nombre d’heures d’outplacement déjà suivies. Le résultat est arrondi à l'unité supérieure et vous le mentionnez dans la rubrique « Remarques » : « pendant le délai de préavis, le travailleur a déjà suivi xxx heures d’outplacement ».

Exemple

Après que le travailleur a déjà effectué 32 heures d'outplacement pendant la période de préavis, le contrat de travail est résilié et une indemnité de préavis est versée pour la partie restante du délai de préavis.
La période couverte par l'indemnité de préavis est réduite de
28 – (32 / 60) * 28 = 13,06 = 14 jours calendrier.

La période écourtée couverte par l'indemnité de préavis est indiquée au point 2E.

Si l’indemnité de préavis n’a pas été diminuée, et ce, même si cela aurait pu en principe être le cas, vous ne devez pas cocher le point B, sous la question 2, sur le formulaire C4. Mentionnez la raison expliquant l’absence de réduction dans la rubrique « Remarques ».

Rupture du contrat pendant une période d'incapacité de travail 

Il s'agit de la situation dans laquelle vous avez licencié un travailleur et qu’il est par la suite devenu inapte au travail en raison de maladie ou d’accident pendant le délai de préavis et qu’ensuite, vous avez résilié le contrat de travail.

Dans ce cas, vous pouvez déduire la période de salaire garanti depuis le début de l’incapacité de travail durant laquelle le contrat de travail a été rompu, de la période couverte par l’indemnité de préavis.

Vous mentionnez cette réduction de la période couverte par l'indemnité de préavis au point 2C.

La période écourtée couverte par l'indemnité de préavis est indiquée au point 2E.

Paiement d'une indemnité de reclassement

Lorsque votre travailleur a été licencié dans le cadre d'un licenciement collectif et inscrit dans la cellule pour l'emploi que vous avez créée, vous devez lui payer une indemnité de reclassement qui équivaut à 3 ou 6 mois de salaire, suivant qu'il ait atteint ou non l'âge de 45 ans.

Dans ce cas, vous devez mentionner au point 2D la date de l'annonce du licenciement collectif ainsi que la période couverte par l'indemnité de préavis, y compris l'indemnité de reclassement.

S'il s'agit d'un licenciement collectif annoncé avant le 01.01.2023, vous devez également indiquer le montant de l'indemnité de reclassement et le montant de l'indemnité de préavis qui aurait été versée s'il n'y avait pas eu d'indemnité de reclassement.

Situation 3 : votre travailleur a touché une autre indemnité payée en raison de la fin du contrat de travail

Si vous avez octroyé d’autres indemnités que le salaire pendant le délai de préavis ou l’indemnité de préavis, il est possible que vous deviez mentionner celles-ci au point 3.

Les indemnités suivantes doivent être renseignées :

• l'indemnité d'éviction accordée à un représentant de commerce (article 101 de la loi du 03.07.1978 relatives aux contrats de travail);
• l’indemnité octroyée dans le cadre de l’application d’une clause de non-concurrence, conclue dans le cadre ou pendant le contrat de travail ou dans les 12 mois suivant la fin du contrat de travail (articles 65 et 86 de la loi du 03.07.1978 relatives aux contrats de travail);
• l'indemnité octroyée à un travailleur dont le contrat de travail a pris fin de commun accord ou qui a volontairement abandonné son emploi;

Attention : Il ne s’agit pas de la situation de licenciement par l’employeur, après consultation des travailleurs, dans le cadre d’un plan social en cas de restructuration.

• l'indemnité octroyée au travailleur à la suite de la rupture du contrat de travail pour cause de force majeure médicale, lorsque la procédure prévue à l'article 34 de la loi du 03.07.1978 relatives aux contrats de travail n'a pas été respectée et que l'employeur n'a pas versé l'indemnité normale de préavis.

Cela concerne, par exemple, la situation où le contrat de travail est résilié après moins de 9 mois d'incapacité de travail et où l'employeur verse malgré tout une certaine indemnité, qui ne correspond pas à l'indemnité de préavis normalement due.

Vous indiquez si l’indemnité couvre une période déterminée ou est exprimée sous forme d’une somme :

• il s’agit d’une période lorsque l’équivalent de la rémunération ordinaire est payé pendant une période. Dans ce cas, vous devez faire débuter celle-ci le jour suivant la fin de la période couverte par le délai de préavis ou l’indemnité de préavis;
• il s’agit d’un montant lorsque l’indemnité ne couvre pas de période, ou lorsque ce montant couvre bien une période, mais que, durant cette période, le montant payé équivaut à moins ou plus que la rémunération ordinaire. Dans ce cas, vous mentionnez ce montant, sans tenir compte de la partie éventuelle ayant trait au pécule de vacances ou à une prime de fin d’année.

Exemple

Lorsque l’employeur paie une indemnité pendant 5 mois, qui correspond, par mois, au double de la rémunération ordinaire, il n’indique pas de période, mais un montant.

S’il s’agit d’un complément aux allocations de chômage, il est possible que vous deviez le mentionner en complétant la partie E. 

Vous devez indiquer, à la question 2 (indemnité de préavis), les indemnités octroyées aux travailleurs protégés, tels que les candidats délégués et les délégués du personnel aux conseils d’entreprise et aux comités de sécurité, d’hygiène et d’embellissement des lieux de travail (loi du 19.03.1991), les délégués syndicaux (CCT n° 5) ou les conseillers en prévention (loi du 10.12.2002). Renseignez également cette information dans la rubrique « Remarques ».

Plusieurs possibilités combinées

Tout comme pour la partie C, il se peut également que vous deviez cocher plusieurs cases pour la partie D.

Exemple

Vous signifiez un délai de préavis, qui court du 03.04.2023 au 02.07.2023 inclus, mais rompez le contrat de travail le 31.05.2023, c.-à-d. pendant le délai de préavis qui court encore et payez une indemnité de préavis. Le travailleur a pris 3 jours de congé annuel en avril pendant la période de préavis.

Vous cochez les questions 1 et 2 :

• Question 1 : vous indiquez toutes les données telles qu’elles sont initialement d’application, c.-à-d. comme si le délai de préavis, éventuellement prolongé, avait pris fin normalement :

Le préavis couvre la période du 03.04.2023 au 02.07.2023 inclus.

Le prévis a été suspendu et prolongé jusqu’au 05.07.2023.

• Question 2 : vous indiquez la période couverte par l’indemnité de préavis en indiquant comme date de début, le jour qui suit la rupture et, comme date de fin, la date de fin du délai de préavis initialement notifié et éventuellement prolongé : du 01.06.2023 (= jour qui suit la rupture) jusqu’au 05.07.2023 (= date de fin initiale du délai de préavis suspendu et prolongé).

Que devez-vous compléter dans la partie E – Données pacte générations ?

Vous ne devez pas remplir la partie E si vous ne tombez pas sous la loi du 05.12.1968 relative aux CCT ou que vous ressortissez à la commission paritaire 328, 328.01, 328.02 ou 328.03 (transport urbain et régional).

Dans cette partie, vous devez mentionner si la fin du contrat de travail est ou non due à un licenciement. Dans l'affirmative, vous devez indiquer si vous avez mis en place une cellule pour l'emploi ou si vous y participez.

Vous devez ensuite indiquer si vous ou un fonds versez au travailleur une indemnité complémentaire sur laquelle aucune cotisation salariale ONSS n'est prélevée. Cette information est communiquée à l'ONSS qui vérifie si des retenues doivent être effectuées sur cette indemnité. Vous ne devez pas répondre à cette question si vous relevez de la commission paritaire 152 ou 225 (institutions subsidiées de l'enseignement libre).

Qu'entend-on par « indemnité complémentaire » ?

Il s'agit de l'indemnité qui, sur la base d'une convention collective de travail ou d'un accord individuel entre un employeur et son travailleur, est payée à un travailleur qui est ou devrait normalement devenir chômeur complet indemnisé à la suite de la fin du contrat de travail.

Exemple
Si un employeur octroie une indemnité à un travailleur à la suite de la fin du contrat de travail, et que ce travailleur doit normalement devenir un chômeur complet indemnisé, la qualification d’« indemnité complémentaire » gardera sa nature même si le travailleur reprend ensuite le travail sans avoir été effectivement chômeur.

Le motif et la manière dont le contrat de travail a pris fin n'ont pas d'importance.

Exemple
Peu importe que le contrat de travail ait pris fin par un licenciement par l'employeur, un abandon d'emploi par le travailleur, une force majeure, un accord entre l'employeur et le travailleur, à la suite d'une fermeture, dans le cadre d'un licenciement collectif, pour raisons médicales...

La dénomination ou la qualification que l'employeur et le travailleur donnent à l'indemnité n'a pas d'importance, pas plus que la date, le mode ou la périodicité du paiement.

Il ne s'agit pas des indemnités complémentaires que vous payez

• car vous y êtes tenu par une loi, un décret ou un arrêté réglementaire au sens strict;

Exemple
Lorsqu’un employeur, dans le cadre d’une fermeture, doit payer une indemnité de fermeture légale (articles 4 et 6 de la loi sur les fermetures), cette indemnité n’est pas considérée comme une « indemnité complémentaire ».

• sur laquelle les cotisations salariales normales sont dues à l'ONSS ;
• dans le cadre du régime de chômage avec complément d’entreprise.

Que devez-vous compléter dans la partie F – confirmation de la déclaration faite par l'employeur ?

Vous devez signer le formulaire C4. Par conséquent, vous acceptez la responsabilité de l'exactitude des données que vous avez complétées.

Une autre personne que vous peut-elle signer le formulaire C4 ?

Oui.
Votre préposé ou mandataire peut signer le C4 à votre place. Il peut s’agit de votre secrétariat social, de votre prestataire de service…

Vous pouvez également faire signer le C4 par les personnes auxquelles vous avez donné procuration (conformément aux statuts de la personne morale, au règlement d’ordre intérieur…).

Pouvez-vous être dispensé de signature ?

Non.

La dispense de signature des formulaires papier n’est pas autorisée.

Il en va de même pour une signature scannée de l’employeur ou du secrétariat social.