Formulaire C4-CERTIFICAT DE CHÔMAGE

Qu’y a-t-il dans cette feuille info ?

En tant qu’employeur, vous avez le choix d’utiliser un formulaire C4-CERTIFICAT DE CHÔMAGE papier ou un formulaire électronique C4 (la déclaration de risque social, DRS, scénario 1).

Cette feuille info a pour but de vous aider  à compléter, rubrique par rubrique, le formulaire C4-CERTIFICAT DE CHÔMAGE papier que vous devez remettre à votre travailleur.

Cette feuille info ne reprend pas les instructions vous permettant de compléter  le formulaire électronique C4 (= la DRS scénario 1, voir ci-dessous pour plus d’informations). Pour cela, consultez les instructions aux employeurs disponibles sur le site portail de la sécurité sociale : www.socialsecurity.be > entreprises > déclarations de risques sociaux > chômage > scénario 1 > instructions aux employeurs.

Cette feuille info n’explique pas ce que le travailleur doit faire une fois que vous lui avez remis son formulaire C4-CERTIFICAT DE CHÔMAGE. 

Remarque : dans un souci de lisibilité, lorsqu’il est fait référence au ‘C4’ ou ‘formulaire C4’ dans cette feuille info, l’on vise spécifiquement le formulaire C4-CERTIFICAT DE CHÔMAGE.

Quand devez-vous délivrer un formulaire C4 ?

Dans certaines situations, vous êtes obligé de délivrer un formulaire C4-CERTIFICAT DE CHÔMAGE à votre travailleur.

Cette obligation est visée à l’article 137 de l’arrêté royal du 25.11.1991 portant réglementation du chômage et à l’article 87 de l’arrêté ministériel du 26.11.1991 portant les modalités d’application de la réglementation du chômage.

Quelles sont les situations où vous devez délivrer un C4 à la fin d’un contrat de travail ?

Vous devez remettre un formulaire C4 à votre travailleur à la fin du contrat de travail :

• Peu importe la nature du contrat de travail :
  • contrat de travail à durée déterminée ;
  • contrat de travail à durée indéterminée ;
  • contrat de travail pour un travail nettement défini ; 
  • …
• Peu importe la raison pour laquelle le contrat de travail prend fin : 
  • en cas de licenciement (même pour motif grave) ;
  • en cas de démission ou d’abandon volontaire de travail ;
  • en cas de résiliation du contrat de travail de commun accord entre vous et votre travailleur ;
  • en cas de rupture du contrat de travail pour force majeure ;
  • faillite de l'entreprise ;
  • … 

Vous devez obligatoirement remettre le formulaire C4 au plus tard le dernier jour de travail de votre travailleur.

Quelles sont les situations où vous devez délivrer un C4 pendant le contrat de travail ?

La réglementation du chômage prévoit que, si votre travailleur vous demande un C4 (qui fait alors office « de certificat de travail »), peu importe le motif de sa demande, vous êtes obligé de le lui délivrer, même si le contrat de travail est toujours en cours.

Vous avez alors deux possibilités :

• Soit vous utilisez un formulaire C4 papier ordinaire. Dans ce cas :
  • vous complétez la partie A « Données relatives à l’occupation » et la partie B « déclarations trimestrielles ONSS non encore déclarées ou acceptées ».
  • vous ne complétez pas les parties C « Données concernant la façon dont l’occupation a pris fin »,  D « Données concernant l’indemnité payée en raison de la fin de l’occupation » et E « Données Pacte générations ».
  • dans la rubrique « Remarques » située au bas de la partie D, vous indiquez qu’il s’agit d’un C4 faisant office de « certificat de travail » et que le contrat de travail est toujours en cours.
• Soit vous utilisez le formulaire électronique (DRS scénario 1). Vous devez alors utiliser la variante « preuve de travail » (type 004 d’identification du risque pour le batch).

Y a-t-il des situations où vous êtes dispensé de délivrer un C4 ? 

Oui. Si vous occupez un travailleur dans le cadre de plusieurs contrats de travail successifs, des règles spécifiques sont applicables.

Remarque importante : par « contrat de travail successifs », l’on entend des contrats de travail étant uniquement interrompus par un week-end, un jour férié un ou jour de repos compensatoire.

Situation 1 : les contrats de travail se suivent et la fraction d’occupation (facteur Q/S) est identique

Dans ce cas, il n’est pas question de chômage. Vous ne devez donc pas remettre de formulaire C4 à votre travailleur pour l’occupation ayant pris fin. 

Vous pouvez donc considérer tous les contrats de travail successifs comme un ensemble et ne remettre qu’un seul C4 en cas de désengagement.

Situation 2 : les contrats de travail se suivent et la fraction d’occupation (facteur Q/S) diffère

Première hypothèse : la fraction d’occupation est supérieure

Vous devez alors en principe établir un formulaire C4 pour chaque occupation. En effet, remettre un C4 uniquement au moment du désengagement, en y indiquant la date de début de l’occupation, la date du désengagement et la dernière fraction d’occupation ne donne pas une image complète de la réalité.

Vous êtes toutefois dispensé de communiquer à nouveau les données d’occupation que vous avez déjà déclarées dans la DmfA. Pour cela, il faut que les trimestres en question aient déjà été acceptés par l’ONSS. Ainsi, si, lorsque vous établissez un formulaire C4, vous constatez que la ou les occupation(s) précédente(s) se situe(nt) complètement dans des trimestres ONSS déjà acceptés, alors vous ne devez pas délivrer de formulaire C4 pour ce(s) contrat(s) de travail (pour autant que le travailleur ne vous l’ait pas demandé).

Seconde hypothèse : la fraction d’occupation est inférieure

Si un contrat de travail (à temps plein ou à temps partiel) est directement suivi d’un nouveau contrat de travail ayant une fraction d’occupation inférieure, il peut être question de chômage pour les heures d’inactivité du travailleur et celui-ci pourrait demander une allocation de garantie de revenus au secteur chômage. Dans ce cas, il est possible que le travailleur ait besoin d’un C4 relatif au contrat de travail précédent. En effet, le secteur chômage doit être en mesure de vérifier le caractère involontaire de la diminution de la fraction d’occupation.

Quelques exemples en cas de contrats de travail successifs

Exemple 1

Un travailleur a été occupé dans le cadre de plusieurs contrats de travail successifs chez le même employeur avec différents régimes de travail:

• occupation à temps partiel du 01.01.2012 au 31.10.2012 avec Q/S = 32/38
• occupation à temps plein du 01.11.2012 au 31.05.2014 avec Q/S = 38/38
• occupation à temps partiel du 01.06.2014 au 31.10.2014 avec Q/S = 32/38

Il est désengagé le 31.10.2014.

Hypothèse : au moment où l'employeur complète le formulaire C4, la déclaration ONSS du 2ème et du 3ème trimestres 2014 n'a pas encore été acceptée (et la déclaration ONSS du 4ème  trimestre n'a pas encore été introduite).

Dans ce cas, l'employeur doit compléter 2 formulaires C4- CERTIFICAT DE CHOMAGE:

• C4- CERTIFICAT DE CHOMAGE de l'occupation à temps plein  01.11.2012 – 31.05.2014
• C4- CERTIFICAT DE CHOMAGE de l'occupation à temps partiel 01.06.2014 – 31.10.2014

Exemple 2

Un travailleur a été occupé dans le cadre de plusieurs contrats de travail chez le même employeur avec différents régimes de travail:

• occupation à temps partiel du 01.01.2012 au 31.10.2012 avec Q/S = 32/38
• occupation à temps plein du 01.11.2012 au 31.05.2014 avec Q/S = 38/38
• occupation à temps partiel du 01.06.2014 au 31.10.2014 avec Q/S = 32/38

Il est désengagé le 31.10.2014.

Hypothèse : au moment où l'employeur complète le formulaire C4, seule la déclaration ONSS du 3ème trimestre 2014 n'a pas encore été acceptée (et la déclaration ONSS du 4ème  trimestre n'a pas encore été introduite).

Dans ce cas, l'employeur doit compléter 1 formulaire C4- CERTIFICAT DE CHOMAGE:

• C4- CERTIFICAT DE CHÔMAGE de l'occupation à temps partiel 01.06.2014 – 31.10.2014

Comment devez-vous délivrer un formulaire C4 ?

Vous avez le choix entre deux canaux de communication.

Via le formulaire papier

Vous complétez le formulaire C4 papier et le remettez à votre travailleur.

Via le formulaire électronique: l’e-DRS scénario 1

Le formulaire C4 existe également en version électronique. Il s’agit de la déclaration de risque social (e-DRS) scénario 1 « fin du contrat de travail »).

Quel que soit le canal que vous utilisez (application web ou batch, voir ci-dessous pour plus d’informations), vous devez encore délivrer à votre travailleur un formulaire papier, le C4DRS. Celui-ci est automatiquement disponible une fois que vous avez validé votre DRS.

Il existe des instructions spécifiques pour vous aider à compléter l’e-DRS scénario 1. Elles ne sont pas reprises dans cette feuille info. Pour les consulter, allez sur le site portail de la sécurité sociale : www.socialsecurity.be - entreprises > déclarations de risques sociaux > chômage > scénario 1 > instructions aux employeurs.

Vous avez le choix d’utiliser l’application web ou des messages structurés (batch).

Via l’application web

L’application web est gratuitement à votre disposition sur le site portail de la sécurité sociale www.socialsecurity.be.

Pour pouvoir l’utiliser, vous devez être enregistré en tant qu’employeur sur le site portail de la sécurité sociale.

Cette application est indiquée si vous avez un nombre limité de formulaires électroniques (e-DRS) à compléter. 

Via des messages structurés (batch)

Ce mode d’envoi est indiqué si vous avez un grand nombre de formulaires électroniques (e-DRS) à envoyer.

Si vous souhaitez développer les formulaires électroniques afin de pouvoir les envoyer par messages structurés, contactez la cellule qui vous guidera dans la mise en route de ce processus : drs-pers@smals.be.

Que devez-vous compléter dans la partie réservée aux données travailleur et employeur ?

Travailleur

Vous indiquez le nom et prénom de votre travailleur, ainsi que son numéro d’inscription de sécurité sociale (NISS).

Employeur

Nom ou raison sociale

Vous indiquez le nom de votre entreprise ou la raison sociale de celle-ci.

Adresse

Vous indiquez l’adresse du siège social de votre entreprise.

Catégorie employeur

Vous indiquez ici la catégorie employeur à laquelle vous appartenez. Il s’agit d’un code composé de 3 chiffres.

La liste complète des codes catégorie employeur se trouve sur le site portail de la sécurité sociale www.socialescurity.be > Entreprise > Employeur ONSS > Liste des codes > Annexe structurée n° 27 « catégories employeur ».

La catégorie d’employeurs définit, en combinaison avec le code travailleur, quelles sont les cotisations de sécurité sociale dues par l’employeur à l’ONSS.

Numéro d’entreprise

Vous indiquez dans ce champ le numéro Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) de votre d’entreprise. Il s’agit d’un numéro d’identification unique de votre entreprise, que vous avez reçu lors de votre inscription dans les registres.

Ce numéro comporte 10 chiffres, dont le premier est 0 ou 1.

Vous avez le choix d’indiquer soit le numéro de BCE, soit le numéro d’ONSS de votre entreprise sur le formulaire C4.

Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations quant à la BCE, vous pouvez consulter le site web sur SPF Economie, PME, Classes Moyennes et Energie sur www.economie.fgov.be.

Numéro ONSS 

Vous indiquez ici le numéro d’immatriculation de votre entreprise auprès de l’ONSS.

Ce numéro comporte 9 chiffres (ou 8 chiffres si vous êtes un employeur anciennement affilié à l’ORPSS).

Commission paritaire

Vous indiquez ici le numéro de la commission paritaire à laquelle le travailleur ressort.

La commission paritaire peut être compétente uniquement pour les ouvriers, uniquement pour les employés ou pour les ouvriers et employés. Vous pouvez donc dépendre de deux commissions paritaires selon la catégorie de personnel du travailleur.

Un changement de commission paritaire peut donc entraîner un changement de catégorie d’employeur parce qu’un autre pourcentage de cotisation est applicable.

Au moyen du numéro de la commission paritaire, l’ONEM peut vérifier l’application de certaines réglementations (durée du délai de préavis, salaire sectoriel minimum, limite d’1/3 pour les travailleurs à temps partiel, …)

La commission paritaire est constituée d’une zone de 3 chiffres, suivis de 2 chiffres désignant la sous-commission.

Que devez-vous compléter dans la partie A – Données concernant l’occupation ?

Comment pouvez-vous déterminer la fraction d’occupation (facteur Q/S) de votre travailleur ?

Règle générale

Le nombre moyen d’heures par semaine du travailleur divisé par le nombre moyen d’heures par semaine de la personne de référence détermine la fraction d’occupation du travailleur.

Pour un travailleur à temps plein, le facteur Q est égal au facteur S.

Pour un travailleur à temps partiel, le facteur Q est inférieur au facteur S.

La durée du travail est exprimée avec des décimales en divisant les minutes par 60. 7h40 devient par exemple 7,66  (seuls les deux premiers chiffres après la virgule sont repris).

Exemple 1

La personne de référence travaille 40 heures par semaine (5 jours de 8 heures) et a 10 jours de repos sur base annuelle qui ne sont pas payés au moment où ils sont pris (à choisir librement ou non). Il est tenu compte de 48 semaines de travail par an (52 semaines moins 4 semaines de vacances). 

• Q = [(40 heures x 48 semaines) – (10 jours x 8 heures)] / 48 semaines
• Q = S = 38,33 heures

Exemple 2

Un travailleur à temps partiel dans une même entreprise travaille 20 heures par semaine (5 jours de 4 heures).  Les travailleurs à temps partiel ne bénéficient pas de repos compensatoire. Il est tenu compte de 48 semaines de travail par an (52 semaines moins 4 semaines de vacances).

• Q = (20 heures x 48 semaines) / 48 semaines = 20 heures
• S = 40 heures

Le nombre moyen d’heures par semaine de la personne de référence doit être calculé comme si le même régime de travail était applicable à la personne de référence et au travailleur à temps partiel.

Exemple 3

Un travailleur à temps partiel dans la même entreprise travaille 20 heures par semaine (5 jours de 4 heures) et a un jour de repos compensatoire toutes les 4 semaines qui n’est pas payé au moment où il est pris. 

• Q = (20 + 20 + 20 + 16) / 4 semaines = 19 heures
• S = (40 + 40 + 40 + 32) / 4 = 38 heures

Exemple 4

Un travailleur à temps partiel dans la même entreprise travaille 20 heures par semaine (5 jours de 4 heures) et a un jour de repos compensatoire toutes les 4 semaines qui est payé au moment où il est pris. 

• Q = (20 + 20 + 20 + 20) / 4 semaines = 20 heures
• S = (40 + 40 + 40 + 40) / 4 = 40 heures

Exemple 5

La personne de référence travaille 40 heures par semaine (5 jours de 8 heures) et a 6 jours de repos non-payés par an. La durée du travail est réduite à 5 jours de 7,6 heures avec un salaire horaire majoré et le repos compensatoire est supprimé.

•  Q = S = 5 x 7,6 = 38 heures

Exemple 6

La personne de référence travaille 40 heures par semaine – 5 jours de 8 heures – et a 12 jours de repos payés par an.

• Q = S = 48 semaines x 40 h (y compris le repos payé ) / 48 = 40 heures

C’est la situation du secteur de la construction.

Et si votre travailleur travaille moins d’une semaine ?

Les données Q et S permettent de déterminer le ratio entre le nombre d’heures par semaine du travailleur et de la personne de référence. Le nombre d’heures de la personne de référence concerne toujours une semaine. Cette condition vaut également pour le travailleur.

Cela signifie que, si votre travailleur ne travaille qu’un ou deux jours, vous devez calculer le nombre moyen d’heures par semaine comme s’il avait été occupé pour une période plus longue.

Exemple 1

Le travailleur est engagé avec un contrat de travail à temps plein pour 2 jours de 7,6 heures par jour. Le régime de travail de la personne de référence est 7,6 heures par jour du lundi au vendredi.

• Q = 7,6 h x 5 = 38 heures
• S = 38 heures

Exemple 2

Le travailleur est engagé avec un contrat de travail à temps plein pour 2 jours de 8 heures par jour. Le régime de travail de la personne de référence est 8 heures par jour du lundi au jeudi et 6 heures le vendredi.

• Q = [(8 h x 4) + 6 h] = 38 heures
• S = 38 heures

Exemple 3

Le travailleur est engagé avec un contrat de travail à temps partiel pour 2 jours : un jour de 4 heures et un jour de 6 heures. Le régime de travail de la personne de référence est de 38 heures.

• Q = [(4h+6h) / 2 jours] x 5 = 25 heures
• S = 38 heures

Et si votre travailleur travaille en équipe de relais week-end ?

Dans ce cas particulier, vous devez fixer le facteur Q en tenant compte du régime repris dans la convention collective de travail (CCT) ou dans le contrat de travail.

Exemple 1

48 week-ends x 24 h = 1.152 heures

10 jours fériés x 12 heures = 120 heures

Total: 1.152 heures + 120 heures = 1.272 heures

Q = 1.272 heures / 48 = 26,5 heures

Exemple 2

Pour des raisons d’organisation, les travailleurs dans les équipes de relais week-end, ne prennent que 3 week-ends de vacances.

49 week-ends x 24 h = 1.176 heures

10 jours fériés x 12 heures = 120 heures

Total: 1.176 heures + 120 heures = 1.296 heures

Q = 1.296 heures / 48 = 27 heures

Et si votre travailleur est en crédit-temps ou interruption de carrière ?

Que dois-je compléter en cas d’interruption complète ?

Si votre travailleur a interrompu complètement ses prestations dans le cadre d’un crédit-temps ou d’une interruption de carrière, vous indiquez : 

• soit la fraction d’occupation avant l’interruption. Vous mentionnez alors dans la zone commentaires que le travailleur est en interruption de carrière / crédit-temps complet depuis le xx/xx/xxxx ;
• soit une fraction d’occupation nulle. Vous mentionnez alors dans la zone commentaires que le travailleur est en interruption de carrière / crédit-temps complet depuis le xx/xx/xxxx.

L’ONEM est la source authentique pour l’interruption de carrière et le crédit-temps ; il dispose donc des données de l’interruption du travailleur dans ses bases de données.

• Que dois-je compléter en cas de réduction des prestations ?

Pour les travailleurs avec prestations réduites dans le cadre d’un crédit-temps ou d’une interruption de carrière, les facteurs Q et S doivent correspondre aux prestations réduites (par exemple 19/38). 

Et si votre travailleur a repris le travail avec l’accord du médecin-conseil (occupation progressive) ?

Le travailleur qui reprend le travail après maladie avec l’accord du médecin-conseil, continue à être considéré comme travailleur à temps plein, comme dans la DmfA.

Vous devez donc indiquer la fraction d’occupation en vigueur avant son incapacité de travail.

Vous indiquez alors dans la zone commentaire : “reprise de travail après maladie – régime de travail à temps partiel effectif x x x x x” (vous indiquez le régime de travail effectif). 

Exemple

Un travailleur à temps plein (38/38) était inapte au travail et a perçu des indemnités de maladie du 15.02 jusqu’au 31.04. A partir du 01.05, il reprend, avec l’accord du médecin-conseil, le travail à temps partiel combiné avec des indemnités de maladie. Le 24.05, il est mis fin à son contrat de travail.

Vous mentionnez :

Q/S = 38/38

dans la zone commentaire : “ reprise de travail à temps partiel après maladie – régime de travail à temps partiel effectif 4 4 4 4 3”.

Comment pouvez-vous déterminer le salaire brut théorique moyen de votre travailleur ?

Règle générale

Le salaire brut théorique moyen correspond au montant total de la rémunération brute à laquelle votre travailleur a normalement droit sur la base de son contrat de travail, au moment où il devient chômeur.

La rémunération à indiquer est celle à laquelle le travailleur en chômage avait “normalement” droit dans le cadre d’une occupation normale. Il ne doit par conséquent pas être tenu compte des jours de chômage temporaire, des jours d’absence injustifiée ou des jours d’incapacité de travail.

La rémunération journalière moyenne comprend tous les montants ou avantages auxquels le travailleur peut prétendre en exécution de son contrat de travail et sur lesquels des cotisations de sécurité sociale ont été prélevées (ci-inclus les avantages en nature pour lesquels des cotisations ONSS sont dues)

Exemple

Un ouvrier travaille dans un cycle de 3 semaines de 38 heures par semaine : semaine 1 l’équipe du matin, semaine 2 l’équipe de nuit et semaine 3 l’équipe du soir. Le salaire horaire pour les équipes du matin et du soir s’élève à 9 EUR, le salaire horaire pour l’équipe de nuit à 11 EUR.

Le salaire hebdomadaire des semaines 1 et 3 s’élève à 342 EUR, le salaire de la semaine 2 s’élève à 418 EUR.

L’employeur mentionne le salaire horaire moyen: 9,6666 EUR.

La liste non exhaustive ci-dessous reprend les éléments dont vous devez, ou pas, tenir compte dans le salaire brut théorique moyen. 

Fait partie du salaire brut théorique moyen :

• rémunération ordinaire;
• Avantages en nature (avec cotisations ONSS)
• Les indemnités de déplacement (domicile-travail et déplacements d’ordre privé, avantage découlant de la mise à la disposition d’une voiture, …) octroyé par l’employeur au travailleur en sus de l’indemnité de mobilité visée à l’article 3, alinéa 1^er, 2° de la loi du 30 mars 2018 concernant l’instauration d’une allocation de mobilité (sauf les indemnités de déplacement dispensées éventuellement octroyées, au-delà du véhicule de société, par l’employeur dans le cadre des déplacements domicile-travail, dans les trois mois précédant l’échange de la voiture)
• Le solde du budget mobilité payé en espèces une fois par an, visé à l’article 8, § 3, alinéa 2 de la loi du 17 mars 2019 concernant l’instauration d’un budget mobilité ;
• Allocation de foyer et de résidence (pour travailleurs contractuels du secteur public)
• Prime payée mensuellement (même si le montant définitif est fixé annuellement).
• Titres-services : indemnité perçue par le travailleur pour le temps de déplacement entre 2 utilisateurs.
• Travailleur pouvoirs publics : prime de compétence payée suite à la réussite d'une formation certifiée. Si vous indiquez une rémunération mensuelle, vous augmentez celle-ci d'1/12^ème de la prime de compétence

NE fait PAS partie du salaire brut théorique moyen

• Le supplément compensatoire, dispensé de cotisations ONSS et de retenues fiscales, que l’employeur paie, en application de l’article 33bis, § 4; de la loi du 24.12.1999 en vue de la promotion de l’emploi, au travailleur de moins de 21 ans lié par une convention de premier emploi et pour qui une rémunération réduite est payée ;
• Primes et avantages octroyés indépendamment du nombre de jours effectivement travaillés pendant le trimestre de leur déclaration à l’institution de perception des cotisations de sécurité sociale :
  • Prime de fin d’année ou prime supplémentaire payée en fin d’année, qui s’ajoute à la prime de fin d’année (ex. 14ème mois) ;
  • Prime d’attractivité (en complément de la prime de fin d’année) – CCT du 30.06.2006 pour la CP 305 ;
  • Cadeaux en nature, en espèces ou sous forme de bons de paiement qui tombent éventuellement sous la notion de rémunération) ;
  • Avantages et primes liés à la durée de l’occupation ou aux bénéfices réalisés (ex. prime d’ancienneté, participation aux bénéfices, participation des travailleurs) ;
  • Prime octroyée au tuteur, dans le cadre d’un tutorat tel que visé à l’article 36 de la loi du 05.09.2001 visant à améliorer le taux d’emploi des travailleurs ;
  • Différence entre le montant maximum et le montant payé en avantages non récurrents liés aux résultats, soumis à l’ONSS (loi du 21.12.2007 relative à l’exécution de l’accord interprofessionnel 2007-2008, CCT n° 90 du 20.12.2007). Cette somme est soumise à l’ONSS.
• Avantages non-récurrents liés aux résultats (jusqu’au montant maximal) non soumis à l’ONSS – devant être indiqué dans la DmfA au niveau des cotisations travailleur (loi du 21.12.2007 relative à l’exécution de l’accord interprofessionnel 2007-2008, CCT n° 90 du 20.12.2007).
• Remboursement des frais, par l’employeur au travailleur (ex. frais de déplacement, frais de séjour, indemnités RGPT, …)
• Chèques-repas, chèques sport et culture, chèques-éco qui ne constituent pas de la rémunération pour l’ONSS

• Rémunération ordinaire et supplémentaire complémentaire (travailleurs à temps plein) et pour les heures complémentaires payées comme des heures supplémentaires (travailleurs à temps partiel)

  Exemple : un travailleur effectue régulièrement le samedi des heures supplémentaires qui sont rémunérées à 150%. Le mois suivant, ces heures supplémentaires sont compensées par le fait qu’il ne doit pas fournir de prestations pour un nombre d’heures correspondant au nombre d’heures supplémentaires. Pour déterminer la rémunération moyenne, le travailleur est censé être toujours rémunéré à 100%. Le supplément salarial de 50% pour les heures supplémentaires n’est pas pris en compte.

• Allocation de mobilité (article 3, alinéa 1^er, 2° de la loi du 30 mars 2018 instaurant une allocation de mobilité)
• Budget de mobilité visé dans la loi du 17 mars 2019 instaurant un budget mobilité, utilisé pour financer une voiture de société respectueuse de l’environnement ou des moyens de transport durables ;
• Double pécule de vacances et pécule de vacances complémentaire ;
• Allocation de foyer et de résidence (travailleurs statutaires pouvoirs publics) ;
• Avantages en nature (sans cotisations ONSS)

Et si votre travailleur a une rémunération fixe + une rémunération variable?

S'il y a une rémunération fixe augmentée de primes ou commissions variables, vous tenez alors compte du dernier montant de la rémunération fixe, augmenté de la moyenne des primes pour la période écoulée d'occupation.

La moyenne variable est calculée pour la durée de l’occupation concernée, limitée à 12 mois maximum.

C'est le cas p.ex. des chauffeurs de taxi qui perçoivent un revenu mensuel minimum moyen garanti (RMMMG) éventuellement majoré d'un complément sur la base de leurs prestations et/ou heures de présence.

Et si votre travailleur est chauffeur de camion ou accompagnateur ?

Pour les chauffeurs de camion et des entreprises de déménagement (CP 140.03 et 140.05) la rémunération des heures de disponibilité (parfois appelée l'indemnité d’attente) est aussi prise en compte si votre travailleur perçoit cette rémunération habituellement. Ceci vaut également pour les accompagnateurs, c.-à-d. les travailleurs n’étant pas chauffeurs et qui ont droit à une rémunération pour les heures de disponibilité.

Vous tenez compte d'une rémunération horaire majorée qui est égale à la rémunération horaire ordinaire additionnée du montant hebdomadaire moyen pour les heures de disponibilité (limitées à 22 heures par semaine) divisée par 38.

Et si votre travailleur est rémunéré à la tâche ou à la pièce ?

Pour les travailleurs rémunérés à la tâche ou à la pièce, vous mentionnez la rémunération pour le trimestre qui précède celui au cours duquel le travailleur devient chômeur.

Dans la situation où il n’y a pas d’occupation, et donc pas de rémunération pour le trimestre précédant celui au cours duquel le travailleur devient chômeur, vous indiquez la rémunération pour la période sur laquelle le formulaire C4 porte. Etant donné que la date de début et de fin de cette occupation se situe nécessairement dans le même trimestre, le secteur chômage saura que cette rémunération ne peut pas constituer une base de calcul pour l’allocation.

Et si votre travailleur est rémunéré à la commission ?

Pour les travailleurs rémunérés entièrement avec des commissions, vous mentionnez la rémunération limitée aux 12 mois maximum  qui précèdent celui dans lequel le travailleur est devenu chômeur.

Et si votre travailleur est occupé dans les pouvoirs publics ?

Pour les travailleurs contractuels rémunérés par les pouvoirs publics, vous mentionnez le traitement annuel brut indexé ou le traitement mensuel incluant l'allocation de foyer et de résidence.

Pour les fonctionnaires statutaires, l'allocation de foyer et de résidence n'est pas reprise.

La prime de compétence payée par l'autorité à la suite de la réussite d'une formation certifiée, fait partie de la rémunération brute moyenne théorique. Si l'employeur indique une rémunération mensuelle, il augmente celle-ci d'1/12ème de la prime de compétence.

Et si votre travailleur est en interruption de carrière ou crédit-temps ?

Votre travailleur a réduit ses prestations

Si votre travailleur a réduit ses prestations à cause d’un crédit-temps ou d’une interruption de carrière, vous mentionnez la rémunération qui correspond aux prestations réduites.

L’ONEM convertira cette rémunération en la rémunération que le travailleur aurait perçue s’il n’avait pas réduit ses prestations et fixera ensuite le montant des allocations.

Votre travailleur a interrompu complètement ses prestations

Si votre travailleur a complètement interruption sa carrière professionnelle dans le cadre du crédit-temps ou de l'interruption de carrière, vous indiquez la rémunération qu’il aurait perçue s'il avait continué à travailler à temps plein et s'il n'avait donc pas interrompu sa carrière. 

Et si votre travailleur travaille dans l’horeca ?

Pour les travailleurs dans le secteur horeca avec des salaires journaliers forfaitaires, les suppléments pour les jours de week-end et les jours fériés ne sont pas repris. Vous mentionnez le salaire journalier forfaitaire dans le régime 6 jours par semaine.

Et si votre travailleur est rémunéré dans le cadre d’une convention de premier emploi ?

Pour les travailleurs avec un contrat de travail en tant que convention de premier emploi qui reçoivent un salaire à 90% et pour lesquels vous consacrez les 10 % restants à une formation, vous mentionnez comme salaire brut moyen théorique le salaire à 100%.

Et si votre travailleur est un artiste ?

Pour les artistes (code travailleur 046) rémunérés à la tâche, vous cochez soit la case « à la tâche (cachet) dans le cadre d’un contrat de travail portant sur l’exercice d’une activité artistique », soit la case « soumis à la sécurité sociale des travailleurs salariés en vertu de l’article 1bis de la loi du 27.06.1969 ». Vous indiquez comme montant de base de la rémunération le montant brut total payé pour la prestation.

Que devez-vous compléter dans la partie B – Déclarations trimestrielles ONSS non encore déclarées ou acceptées ?

Vous indiquez dans cette rubrique si l’occupation, dans un ou plusieurs trimestre(s) ONSS non encore introduit(s) ou non accepté(s),

• soit a été interrompue ou pas ;
• soit est une occupation à temps partiel dont le nombre d'heures diffère du facteur Q ('heures à temps partiel ≠ Q').

Comment savoir si votre déclaration a été acceptée ?

• si vous l’effectuez online via internet, dès que vous avez reçu un accusé de réception ;
• si vous l’effectuez offline par messages structurés (batch), dès que vous avez reçu une notification positive.

Remarque importante : vous ne devez pas compléter cette rubrique si votre travailleur est fonctionnaire statutaire ou militaire.

Date de début du trimestre

Vous indiquez ici la date de début du trimestre concerné.

Date de fin du trimestre

Vous indiquez ici la date de fin du trimestre concerné.

Qu’entend-on par “interruption” ?

Une interruption de l’occupation peut être une période :

• d’incapacité de travail non couverte par du salaire ;
• de protection de la maternité, de congé de paternité et d’adoption ;
• de chômage temporaire et suspension employés pour manque de travail ;
• de vacances jeunes ou seniors ;
• d’interruption de carrière ou de crédit-temps ;
• de congé pour soins d’accueil ;
• de reprise de travail partielle après une maladie ;
• de congé sans solde ou autres jours d’absence non rémunérés après les 10 premiers jours/heures par année calendrier. Ces jours/heures correspondent aux codes de prestation 22, 24, 25, 26 et 30 de la déclaration DmfA. 

Si l’occupation a été interrompue pendant le trimestre ONSS : vous remettez à votre travailleur le C4, mais également une ou plusieurs ANNEXE-C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL. Vous en complétez une par occupation au sens de la DmfA (voir à cet égard les instructions DmfA sur le site portail de la sécurité sociale et la feuille info E70 « l’ANNEXE C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL disponible sur www.onem.be).

Les événements suivants ne constituent par contre pas une interruption :

• Les jours d’absence non rémunérés pour suivre des cours dans le cadre de la promotion sociale ou pour exercer une fonction de juge ou de conseiller social ;
• Les jours de grève ou de lock-out.

Si l’occupation n’a pas été interrompue pendant le trimestre ONSS, vous remettez à votre travailleur le C4. Vous ne devez pas compléter d’ANNEXE-C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL.

Qu’entend-on par “heures à temps partiel ≠ Q” ?

Vous devez également compléter le formulaire ANNEXE-C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL s’il s’agit d’une occupation à temps partiel et si les prestations de travail effectives dans un trimestre ONSS non encore introduit ou non accepté diffèrent la durée hebdomadaire moyenne de travail de votre travailleur (facteur Q) que vous avez mentionnée dans la rubrique A, par exemple à la suite d’heures complémentaires ou d’heures supplémentaires pour lesquelles aucun repos compensatoire n’a été octroyé.

Que devez-vous compléter dans la partie C – Données concernant la façon dont l’occupation a pris fin ?

Dans cette rubrique, vous indiquez la façon dont le contrat de travail de votre travailleur a pris fin.

Attention : il est possible que vous deviez cocher plusieurs cases.

Exemple

Lorsque vous avez signifié un délai de préavis à votre travailleur et que, pendant le délai de préavis, le contrat de travail prend fin en raison d’un événement de force majeure. Dans ce cas, vous devez cocher les cases 1 ‘préavis par l’employeur’ et 5 ‘force majeure’.

Attention : dans certaines hypothèses, vous devez compléter le champ « motif précis du chômage ». Sur la base de cette information entre autres, l’ONEM peut vérifier le caractère involontaire du chômage, qui constitue une des conditions essentielles pour votre travailleur pour être admis au chômage.

Que devez-vous compléter dans la partie D – Données relatives à l’indemnité payée en raison de la fin de l’occupation ?

Remarques importantes pour compléter correctement cette partie

Cette rubrique est très importante pour le secteur chômage. En effet, elle permet de vérifier si les règles en matière de préavis (forme, durée) ont été respectées et si des indemnités, éventuellement non cumulables avec des allocations de chômage, ont été octroyées à votre travailleur.

Plusieurs hypothèses simultanées

Comme pour la partie C, il est possible que vous deviez cocher plusieurs cases.

Exemple  :

Vous signifiez un délai de préavis, qui court du 01.04.2013 au 30.06.2013 inclus, mais rompez le contrat de travail le 31.05.2013, c.-à-d. pendant le délai de préavis qui court encore et payez une indemnité de congé (indemnité de rupture). Dans cette hypothèse, le travailleur a pris 3 jours de congés annuels au mois d’avril. Vous cochez les questions 1 et 2 :

• Question 1 : vous indiquez toutes les données telles qu’elles sont initialement d’application, c.-à-d. comme si le délai de préavis, éventuellement prolongé, avait pris fin normalement :
  • le préavis couvre la période du 01.04.2013 au 30.06.2013 inclus ;
  • le préavis a été suspendu et prolongé jusqu’au 03.07.2013.
• Question 2 : vous indiquez la période couverte par l’indemnité de congé en indiquant comme date de début, le jour qui suit la rupture et, comme date de fin, la date de fin du délai de préavis initialement notifié et éventuellement prolongé : du 01.06.2013 (= 1er jour qui suit la rupture) jusqu’au 03.07.2013 (= date de fin originale du délai de préavis suspendu et prolongé).

Explications importantes à lire avant de compléter les questions 1 et 2 si le contrat de travail a débuté avant 2014

Principe

Si le contrat de travail de votre travailleur a débuté avant 2014 et qu’il prouve donc de l’ancienneté tant avant 2014 qu’après 2013, son ancienneté est scindée en deux blocs :

• l’ancienneté avant 2014 donne droit à un délai de préavis ou à une indemnité de préavis en vertu de l’ancienne législation (partie A) (généralement exprimée en mois ou en jours);
• l’ancienneté après 2013 donne droit à un délai de préavis ou à une indemnité de préavis en vertu de la nouvelle législation (partie B) (toujours exprimée en semaines).

A la question 1 (délai de préavis) et à la question 2 (indemnité de préavis), l’employeur mentionne dans la première case, tout d’abord la période totale du délai de préavis ou la période totale couverte par l’indemnité de préavis et, ensuite, il scinde cette période en une partie A et une partie B.

Quand ne devez-vous pas scinder en une partie A et une partie B ?

Vous ne devez pas scinder en une partie A etune partie B lorsque le contrat de travail de votre travailleur a débuté après le 31.12.2013, même s’il est tenu compte d’ancienneté située avant le 01.01.2014. Dans ce cas en effet, vous appliquez intégralement la nouvelle législation.

Quid si je décide de payer plus que les parties A et B ?

Si vous payez plus que A + B, alors :

• tout d’abord, vous indiquez directement sous la question 1 ou 2 le délai (ou la période) effectivement payé(e) (qui est plus long(ue) que A + B) ;
• vous effectuez ensuite la distinction théorique entre A et B (dont le total constitue une période plus courte que celle effectivement payée) ;
• et, enfin, vous indiquez dans la rubrique “remarques” que vous avez payé plus que le prescrit légal.

Partie A : dérogation pour les employés

Lorsque, au 31.12.2013, la rémunération annuelle de votre employé dépasse certains plafonds, c’est un régime dérogatoire qui est applicable pour le calcul de la partie A.

Dans ce cas, vous mentionnez en “remarques” : “rémunération annuelle le 31.12.2013 = xxx ; partie A limitée à yyy.”
Remarque : il n’y a pas de régime dérogatoire en cas de rémunération annuelle =< 32.254 euros. Dans ce cas, le régime général prévoit 3 mois par tranche entamée de 5 ans d’ancienneté.

Partie B : dérogation pour les employés qui donnent leur démission

Lorsque votre employé donne sa démission et que le délai de préavis maximal est atteint le 31.12.2013, alors la partie B est égale à 0. Si le délai de préavis maximal n’est pas atteint le 31.12.2013, alors la somme de A + B ne peut pas être supérieure à 13 semaines.

Dans ce cas, vous indiquez en “remarques” : “le délai de préavis maximal est de xxx au 31.12.2013 > la partie B est limitée à yyy”.

Pour mémoire : le délai de préavis maximal au 31.12.2013 est déterminé comme suit, en fonction de la rémunération annuelle :

Situation 1 : votre travailleur a touché un salaire normal pendant le délai de préavis

Vous indiquez tout d’abord la période couverte par le délai de préavis initial.

Vous indiquez ensuite la date à partir de laquelle vous avez tenu compte de l’ancienneté de votre travailleur pour calculer son délai de préavis.

Si le contrat de travail de votre travailleur a débuté avant 2014, référez-vous au point précédent pour calculer les parties A et B.

Si un événement de nature à prolonger le délai de préavis est survenu, vous cochez la case « ce délai a été suspendu », indiquez jusque quand le délai de préavis a été prolongé et cochez les raisons de la suspension du préavis.

Si aucun événement n’a prolongé le délai de préavis, vous cochez la case « ce délai n’a pas été suspendu ».

Vous mentionnez enfin si le travailleur a été dispensé, au moins partiellement, de prestations (à distinguer du congé pour la recherche d’un nouvel emploi) pendant le délai de préavis et, le cas échéant, le premier jour de cette dispense.

Situation 2 : votre travailleur a touché une indemnité de préavis

Note terminologique : indemnité de préavis = indemnité de congé = indemnité de rupture.

Vous indiquez tout d’abord la période couverte par l’indemnité de préavis ordinaire.

Si le contrat de travail de votre travailleur a débuté avant 2014, référez-vous au point précédent pour calculer les parties A et B.

Ensuite, il est possible que vous deviez compléter les cases relatives à l’outplacement et à la rupture de contrat pendant une période d’inaptitude au travail. Nous vous expliquons ci-dessous ces deux situations particulières.

Cas particulier 1: outplacement : réduction de la période couverte par l’indemnité de congé

Lorsque votre travailleur a droit à un délai de préavis ou une indemnité de congé d’au moins 30 semaines, il a droit à l’outplacement et son indemnité de congé  s’en voit dès lors réduite de 4 semaines (en effet, quatre semaines de l’indemnité de congé sont imputées pour la valeur de l’outplacement).

Sur le formulaire C4, sous le point 2, cochez la deuxième case, et ce que le travailleur accepte ou non l’outplacement.

Si l’indemnité de préavis a bel et bien été réduite, mais de moins de 4 semaines (par exemple, en raison d’un régime prévu par une CCT ou un contrat individuel conclu avec le travailleur), indiquez le nombre de jours de la réduction. Si la réduction est limitée à un montant, complétez le nombre de jours correspondant à ce montant. Ensuite, indiquez une explication concernant la limitation de la réduction dans la rubrique « Remarque ».

Cette situation de réduction limitée peut également se présenter si votre travailleur a d'abord été licencié et qu’il suivait déjà un outplacement pendant le délai de préavis. Dans ce cas, les 4 semaines sont réduites en fonction du nombre d’heures d’outplacement déjà suivies, selon la formule suivante :

28 – (x/60) * 28

où x = le nombre d’heures d’outplacement déjà suivies

et où le résultat est arrondi à l’unité supérieure.

Vous mentionnez en rubrique “remarques” : “pendant le délai de préavis, le travailleur a déjà suivi xxx heures d’outplacement”. 

Exemple :

32 heures d’outplacement ont déjà été suivies pendant le délai de préavis. Par la suite, le contrat de travail est rompu moyennant le paiement d’une indemnité de préavis.

=> la période couverte par l’indemnité de préavis est diminuée de 28 – (32/60) * 28 = 13,06 = 14 jours calendrier.

Le résultat de la période réduite, couverte par l’indemnité de préavis, est indiqué sous la question 2, cinquième case.
Si l’indemnité de préavis n’a pas été diminuée, et ce, même si cela aurait normalement pu être le cas, vous ne devez pas cocher la deuxième case, sous la question 2, sur le formulaire C4. Mentionnez les raisons expliquant l’absence de réduction dans la rubrique « Remarques ».

Cas particulier 2 : rupture du contrat pendant une incapacité de travail

Lorsque vous avez licencié votre travailleur et qu’il est par la suite devenu inapte au travail en raison de maladie ou d’accident pendant le délai de préavis et qu’ensuite, le contrat de travail est rompu, vous pouvez déduire la période de salaire garanti depuis le début de l’incapacité de travail durant laquelle le contrat de travail a été rompu, de la période couverte par l’indemnité de préavis.

Vous mentionnez cela sur le formulaire C4, à la question 2, troisième case.

Vous remplissez, à la question 2, cinquième case, la période couverte par l'indemnité de préavis ainsi réduite.

Cas particulier 3: paiement d'une indemnité de reclassement

Lorsque votre travailleur a été licencié dans le cadre d'un licenciement collectief et inscrit dans la cellule pour l'emploi que vous avez créée, vous devez lui payer une indemnité de reclassement qui est l'équivalent de 3/6 mois de salaire et des avantages découlant du contrat de travail.

Vous mentionnez alors, sur le formulaire C4, à la question 2, quatrième case, le montant total de l'indemnité de reclassement, ainsi que le montant de l'indemnité de préavis normale (= comme s'il n'y avait pas d'indemnité de reclassement).

Situation 3 : votre travailleur a touché une autre indemnité payée en raison de la fin du contrat de travail

Si vous avez octroyé d’autres indemnités que le salaire pendant le délai de préavis ou l’indemnité de préavis, il est possible que vous deviez mentionner celles-ci sur le C4.

Les indemnités à mentionner sur le C4 sont les suivantes :

• l’indemnité d’éviction octroyée à un représentant de commerce (art. 101 de la loi du 03.07.1978 sur les contrats de travail) ;
• l’indemnité octroyée dans le cadre de l’application d’une clause de non-concurrence (art. 65 et 86 de la loi du 03.07.1978 sur les contrats de travail), conclue dans le cadre ou pendant le contrat de travail ou dans les 12 mois suivant la fin du contrat de travail ;
• les indemnités octroyées à un travailleur dont le contrat de travail a pris fin de commun accord ou qui a volontairement abandonné son emploi. 

Vous indiquez si l’indemnité couvre une période déterminée ou est exprimée sous forme d’une somme :

• il s’agit d’une période lorsque l’équivalent de la rémunération ordinaire est payé pendant une période. Dans ce cas, vous devez faire débuter celle-ci le jour suivant la fin de la période couverte par le délai de préavis ou l’indemnité de préavis ;
• il s’agit d’un montant lorsque l’indemnité ne couvre pas de période, ou lorsque ce montant couvre bien une période, mais que, durant cette période, le montant payé équivaut à moins ou plus que la rémunération ordinaire. Dans ce cas, vous mentionnez ce montant, sans tenir compte de la partie éventuelle ayant trait au pécule de vacances ou à une prime de fin d’année.
  Exemple: lorsque l’employeur paie une indemnité pendant 5 mois, qui correspond, par mois, au double de la rémunération ordinaire, il n’indique pas de période, mais un montant.

Attention : s’il s’agit d’un complément aux allocations de chômage, il est possible que vous deviez le mentionner en complétant la partie E et éventuellement une ANNEXE C4-PACTE GÉNÉRATIONS.

Attention : vous devez indiquer, à la question 2 (indemnité de préavis), les indemnités octroyées aux travailleurs protégés, tels que les candidats délégués et les délégués du personnel aux conseils d’entreprise et aux comités de sécurité, d’hygiène et d’embellissement des lieux de travail (loi du 19.03.1991), délégués syndicaux (CCT n° 5) ou les conseillers en prévention (loi du 10.12.2002). Mentionnez-le également en “remarques”.

Que devez-vous compléter dans la partie E – Données pacte générations – annexe-C4-PACTE GÉNÉRATIONS ?

Vous ne devez  compléter ni la partie E ni L'ANNEXE-C4-PACTE GENERATIONS pour votre travailleur si vous cochez, sous le titre de la partie E sur le formulaire C4-CERTIFICAT DE CHOMAGE, que vous ne tombez pas sous la loi du 05.12.1968 relative aux CCT ou que vous ressortissez à la commission paritaire 328 (transport urbain et régional).

Pour tous les autres employeurs, vous répondez aux questions posées pour déterminer si vous devez, ou non, compléter le formulaire ANNEXE-C4-PACTE GENERATIONS. Pour ce faire, vous pouvez vous aider de la feuille info E71 « l’ANNEXE-C4-PACTE GENERATIONS », disponible sur www.onem.be.

Remarque importante pour la question 3 : une ANNEXE C4-PACTE GENERATIONS doit uniquement être complétée quant à l’outplacement lorsqu’il s’agit d’un travailleur d’au moins 45 ans, ayant au moins une année d’ancienneté, mais qui n’a pas droit à minimum 30 semaines de délai de préavis ou d’indemnité de préavis. Celui qui, peu importe son âge, a droit à minimum 30 semaines de délai de préavis ou d’indemnité de préavis, est en effet visé par le nouveau régime d’outplacement à partir du 01.01.2014.

De plus amples informations relatives à l'outplacement, à la cellule pour l'emploi et aux indemnités complémentaires, sont disponibles dans les feuilles infos sur www.onem.be.

Devez-vous signer le formulaire C4-CERTIFICAT DE CHÔMAGE ?

Oui. En signant le C4, vous acceptez la responsabilité de l’exactitude des données que vous avez complétées.

Vous devez signer le formulaire C4 et y apposer le cachet de l’entreprise au bas des pages 2 et 3.

Une autre personne que vous peut-elle signer le formulaire C4 ?

Oui. Votre préposé ou mandataire peut signer le C4 à votre place.  Il peut s’agir de votre secrétariat social, de votre prestataire de service, …

Vous pouvez également faire signer le C4 par les personnes auxquelles vous avez donné procuration (conformément aux statuts de la personne morale, au règlement d’ordre intérieur, …). 

Pouvez-vous être dispensé de signature ?

Non.

La dispense de signature des formulaires papier n’est pas autorisée.

Il en va de même pour une signature scannée de l’employeur ou du secrétariat social.