L’annexe C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL

Qu’y a-t-il dans cette feuille info ?

Cette feuille info a pour but de vous aider, en tant qu’employeur, à compléter, rubrique par rubrique, l’annexe C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL papier que vous devez remettre à votre travailleur.

Remarque : dans un souci de lisibilité, lorsqu’il est fait référence, dans cette feuille info :

• au ‘C4’ ou ‘formulaire C4’ l’on vise spécifiquement le formulaire C4-CERTIFICAT DE CHÔMAGE ; 
• à ‘l’annexe C4’, l’on vise spécifiquement l’annexe C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL.

Quand devez-vous délivrer une annexe C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL ?

Vous devez compléter une annexe C4 dans plusieurs situations.

• Soit vous la complétez de votre propre initiative. C’est le cas lorsque, sur le formulaire C4, vous avez répondu « oui » à une ou plusieurs question(s) de la partie B « déclarations trimestrielles ONSS non encore déclarées ou non encore acceptées. Il s’agit des situations suivantes :
  • l’occupation à temps plein ou à temps partiel de votre travailleur a été interrompue pendant des trimestres ONSS non encore introduits ou non acceptés;
  • et/ou votre travailleur à temps partiel a presté plus d’heures (heures supplémentaires ou complémentaires pour lesquelles aucun repos compensatoire n’a été accordé) que la durée moyenne hebdomadaire de travail (facteur Q) mentionnée sur le formulaire C4-CERTIFICAT DE CHÔMAGE.
• Soit vous la complétez à la demande de l’organisme de paiement de votre travailleur :
  • l’organisme de paiement le demande dans la rubrique I de l’annexe-C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL.

Pour les trimestres concernés, vous devez compléter une annexe C4 par occupation au sens de la DmfA et la (les) remettre à votre travailleur.

Exemples - nombre d’annexes C4 à joindre au formulaire C4 en cas de crédit-temps (ou d'interruption de carrière)

Exemple 1

L'intéressé démarre une occupation à temps plein (38/38) le 01.04.2010.

Suspension complète crédit-temps du 01.02.2012 au 31.08.2013

L'intéressé travaille à nouveau à temps plein sans interruption à partir du 01.09.2013 jusqu'à la fin du contrat de travail le 31.10.2013.

Hypothèse : au moment où l'employeur complète le formulaire C4, seul le 3ème trimestre ONSS 2013 n'a pas encore été accepté (et la déclaration ONSS du 4ème  trimestre n'a pas encore été introduite).

L'employeur doit compléter un formulaire C4-certificat de chômage  et autant d’annexes C4-certificat de travail qu’il y a d’occupations DmfA dans les trimestres ONSS pas encore acceptés ou introduits. Dans cet exemple, il faut donc introduire deux annexes C4-certificat de travail. 

• un formulaire C4-CERTIFICAT DE CHÔMAGE comportant les données suivantes :
  • date de début de l'occupation: 01.09.2013 ;
  • date d’entrée en service: 01.04.2010 ;
  • Q/S: 38/38 ;
  • date de fin de l'occupation: 31.10.2013.
• une ANNEXE C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL reprenant les données d’occupation relatives à la période de crédit-temps :
  • du 01.07.2013 au 30.09.2013 (3ème trimestre) avec un facteur Q/S = 0/38 (pour couvrir la période du 01.07.2013 au 31.08.2013 inclus).
• Une ANNEXE C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL reprenant les données d’occupation relatives à la période de reprise de travail à temps plein :
  • Du 01.07.2013 au 30.09.2013 (3ème trimestre) avec un facteur Q/S = 38/38 (cette rubrique couvre en fait la période où Q/S = 38/38, qui va du 01.09.2013 au 30.09.2013) ;
  • Du 01.10.2013 au 31.10.2013 (4ème trimestre) avec un facteur Q/S = 38/38.

Exemple 2

L'intéressé démarre une occupation à temps plein comme contractuel (38/38) le 01.04.2010.

Interruption de carrière à temps plein du 01.01.2012 au 31.03.2012

L'intéressé travaille à nouveau à temps plein sans interruption à partir du 01.04.2012 jusqu'à la fin du contrat de travail le 31.10.2013.

Hypothèse : au moment où l'employeur complète le formulaire C4, seul le 3ème trimestre ONSS 2013 n'a pas encore été accepté (et la déclaration ONSS du 4ème  trimestre n'a pas encore été introduite).

L'employeur doit compléter 1 formulaire C4-certificat de chômage pour la période à temps plein du 01.04.2012 au 31.10.2013 avec comme:

• date de début de l'occupation: 01.04.2012
• date d’entrée en service: 01.04.2010
• Q/S: 38/38
• date de fin de l'occupation: 31.10.2013

Etant donné qu'il n'y a pas d'interruption de l'occupation dans des trimestres ONSS non encore acceptés, l'employeur ne doit pas compléter de formulaire annexe-C4-certificat de travail.

Exemple 3

L'intéressé démarre une occupation à temps plein (38/38) le 01.04.2010.

Suspension partielle crédit-temps (19/38) du 01.02.2013 au 31.08.2013.

L'intéressé travaille à nouveau à temps plein sans interruption à partir du 01.09.2013 jusqu'à la fin du contrat de travail le 31.10.2013.

Hypothèse : au moment où l'employeur complète le formulaire C4, seul le 3ème trimestre ONSS 2013 n'a pas encore été accepté (et la déclaration ONSS du 4ème  trimestre n'a pas encore été introduite).

L'employeur doit compléter un formulaire C4-certificat de chômage  et autant d’annexes C4-certificat de travail qu’il y a d’occupations DmfA dans les trimestres ONSS par encore acceptés ou introduits. Dans cet exemple, il faut donc introduire deux annexes C4-certificat de travail.

• un formulaire C4-CERTIFICAT DE CHÔMAGE comportant les données suivantes :
  • date de début de l'occupation: 01.09.2013  ;
  • date d’entrée en service: 01.04.2010 ;
  • Q/S: 38/38 ;
  • date de fin de l'occupation: 31.10.2013.
• une ANNEXE C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL reprenant les données d’occupation relatives à la période de crédit-temps : 
  • du 01.07.2013 au 30.09.2013 (3ème trimestre) avec un facteur Q/S = 19/38 (couvre la période du 01.07.2013 au 31.08.2013 inclus).
• Une ANNEXE C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL reprenant les données d’occupation relatives à la période de reprise de travail à temps plein :
  • Du 01.07.2013 au 30.09.2013 (3ème trimestre) avec un facteur Q/S = 38/38 (cette rubrique couvre en fait la période où Q/S = 38/38, qui va du 01.09.2013 au 30.09.2013) ;
  • Du 01.10.2013 au 31.10.2013 (4ème trimestre) avec un facteur Q/S = 38/38. 

Que devez-vous compléter dans la partie réservée aux données travailleur et employeur ?

Travailleur

Vous indiquez le nom et prénom de votre travailleur, ainsi que son numéro d’inscription de sécurité sociale (NISS).

Employeur

Nom ou raison sociale

Vous indiquez le nom de votre entreprise ou la raison sociale de celle-ci.

Catégorie employeur

Vous indiquez ici la catégorie employeur à laquelle vous appartenez. Il s’agit d’un code composé de 3 chiffres.

La liste complète des codes catégorie employeur se trouve sur le site portail de la sécurité sociale www.socialescurity.be > Entreprise > Employeur ONSS > Liste des codes > Annexe structurée n° 27 « catégories employeur ».

La catégorie d’employeurs définit, en combinaison avec le code travailleur, quelles sont les cotisations de sécurité sociale dues par l’employeur à l’ONSS.

Numéro d’entreprise

Vous indiquez dans ce champ le numéro Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) de votre entreprise. Il s’agit d’un numéro d’identification unique de votre entreprise, que vous avez reçu lors de votre inscription dans les registres de la BCE.

Ce numéro comporte 10 chiffres, dont le premier est 0 ou 1.

Vous avez le choix d’indiquer soit le numéro de BCE, soit le numéro d’ONSS de votre entreprise sur L’ANNEXE C4.

Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations quant à la BCE, vous pouvez consulter le site web sur SPE Economie, PME, Classes Moyennes et Energie sur www.economie.fgov.be.

Numéro ONSS

Vous indiquez ici le numéro d’immatriculation de votre entreprise auprès de l’ONSS ou de l’ORPSS, c.-à-d. l’office des régimes particuliers de sécurité sociale (anciennement ONSSAPL).

Si vous êtes un employeur assujetti à l’ONSS, ce numéro comporte 9 chiffres.

Si vous êtes un employeur assujetti à l’ORPSS, ce numéro comporte 8 chiffres.  

Que devez-vous compléter dans la partie “données relatives à l’occupation”?

Date de début de l’occupation

Indiquez ici la date de début de l’occupation telle que mentionnée sur le formulaire C4. De cette manière, l’ANNEXE-C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL peut être liée au formulaire C4-CERTIFICAT DE CHOMAGE.

Date de fin de l’occupation

Indiquez ici la date de fin de l’occupation telle que mentionnée sur le formulaire C4. De cette manière, l’ANNEXE-C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL peut être liée au formulaire C4-CERTIFICAT DE CHOMAGE.

Q/S

Indiquez ici le facteur Q/S tel que mentionné sur le formulaire C4. De cette manière, l’ANNEXE-C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL peut être liée au formulaire C4-CERTIFICAT DE CHOMAGE.

Que devez-vous compléter dans la partie « données déclarations trimestrielles ONSS non acceptées » ?

Trimestre ONSS

Vous complétez ici les dates de début et de fin du trimestre.

Remarques importantes :

• Il ne faut pas confondre ces dates avec les dates de début et de fin de l’occupation. Si votre travailleur a été engagé ou désengagé dans le courant du trimestre concerné, vous mentionnez les dates de début ou de fin du trimestre et pas la date à laquelle vous avez engagé ou désengagé le travailleur.

  Les dates de début et de fin coïncident dans la plupart des cas avec le premier et le dernier jour du trimestre civil (01/01, 31/03, 01/04, 30/06, 01/07, 30/09, 01/10 et 31/12).

  Dans certains cas, le trimestre ONSS diffère du trimestre civil.

• Si votre travailleur est payé par semaine ou par 4 semaines, une période de paiement ne peut pas être à cheval sur deux trimestres.
• La date de début du premier trimestre est toujours le 01/01 et la date de fin du quatrième trimestre est toujours le 31/12.

De plus amples informations à ce sujet sont disponibles sur le site portail de la sécurité sociale dans les instructions pour les employeurs pour compléter la déclaration trimestrielle ONSS.

Le bloc A “prestations”

Nombre de jours du régime de travail par semaine

Vous complétez cette donnée uniquement pour les travailleurs à temps plein.

Le nombre hebdomadaire moyen de jours est déterminé différemment selon qu'il s'agit d'un régime de travail fixe ou variable :

• Un régime de travail fixe est un régime dans lequel votre travailleur travaille le même nombre de jours chaque semaine. Dans ce cas, vous indiquez le nombre de jours par semaine pendant lesquels votre travailleur est censé travailler (1, 2, 3, … 7) quel que soit le nombre d’heures par jour.
• Dans un régime de travail variable, votre travailleur ne travaille pas le même nombre de jours chaque semaine. Il existe alors deux situations possibles :
  • Soit c’est une moyenne calculée sur la base du cycle. Vous obtenez ce nombre moyen en tenant compte des jours à travailler pendant le cycle de travail complet. Cette moyenne peut comporter éventuellement 2 décimales.
  • Soit c’est un régime variable sans cycle. Vous devez alors diviser le nombre total de jours par le nombre de semaines du trimestre.

Nombre de jours/d’heures de travail

Vous mentionnez ici les prestations de travail de votre travailleur dans le trimestre concerné.

Travailleurs à temps plein

Pour les travailleurs à temps, mentionnez uniquement les jours, arrondis en demi-jours.

Travailleurs à temps partiel

Pour les travailleurs à temps partiel, mentionnez uniquement les prestations en heures.

Attention : ceci est également valable pour certains travailleurs à temps plein :

• les travailleurs qui travaillent effectivement à temps partiel parce qu’ils ont réduit leurs prestations dans le cadre d’une interruption de carrière ou d’un crédit-temps ;
• ou les travailleurs qui travaillent effectivement à temps partiel parce qu’ils ont repris le travail à temps partiel après une maladie ou un accident.

Absences sans rémunération

Indiquez les événements qui se sont produits au cours du trimestre :

• incapacité de travail,
• protection de la maternité,
• congé de paternité,
• accident du travail,
• maladie professionnelle,
• chômage temporaire ou suspension employés pour manque de travail,
• vacances jeunes ou seniors,
• suspension complète ou réduction des prestations dans le cadre d’une interruption de carrière ou d’un crédit-temps,
• congé pour soins d’accueil,
• reprise de travail à temps partiel après une maladie ou un accident.

Nombre de jours/heures de congé sans solde et autres absences non rémunérées

Il s’agit ici des jours d’absence non-rémunérés et des jours de congé sans solde que vous n’avez pas encore mentionnés, ni sous ‘prestations de travail’, ni sous ‘absences sans rémunération’.

Pour les travailleurs à temps plein, vous utilisez la rubrique mentionnant des jours et pour les travailleurs à temps partiel (et les personnes y assimilées), mentionnez uniquement des heures.

Le bloc B “rémunérations”

Vous complétez le bloc B si l’organisme de paiement vous l’a demandé dans la rubrique I de l’annexe C4.

Vous mentionnez uniquement les rémunérations sur une base trimestrielle.

Pour un certain nombre de catégories spécifiques de travailleurs (par exemple travailleurs rémunérés à la tâche ou à la pièce), il est nécessaire de communiquer les rémunérations sur une base trimestrielle, parce que le droit aux allocations de chômage est constaté sur la base des rémunérations qu’ils ont reçues dans le courant d’une période de référence.

Les rémunérations qui correspondent aux différents codes DmfA(APL) peuvent être additionnées, sauf le code 7 (pécule simple de sortie des employés, assujetti aux cotisations), code 8 (supplément pour occupation d'un travailleur occasionnel du secteur horeca un samedi, la veille d'un jour férié, un dimanche ou un jour férié), code 11 (pécule simple de sortie des employés non assujettis aux cotisations) et code 20 (qui ne vaut que pour les travailleurs pensionnés).

Devez-vous signer l’annexe C4 ?

Oui. Vous ou votre délégué devez toujours apposer votre signature ainsi que le cachet de votre entreprise sur le formulaire.

Il n’existe pas de dispense de signature.

Vous ne pouvez pas non plus utiliser une signature scannée.

Exemples – Manière de compléter l’ANNEXE-C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL

Exemple 1

Un employé à temps plein dans un régime de travail fixe de 5 jours de travail par semaine est malade du 15.01.2015 au 20.03.2015 (= interruption de l'occupation). Son contrat se termine le 31.03.2015. L'employeur doit également compléter le formulaire annexe-C4-certificat de travail sur lequel il doit mentionner les prestations du 1er trimestre.

Dans la case A, l'employeur mentionne:

"Nombre de jours de travail": 38 jours, c.-à-d.:

• travail du 01.01.2015 au 14.01.2015 = 10 jours
• salaire mensuel garanti du 15.01.2015 au 13.02.2015 = 21 jours
• travail du 23.03.2015 au 31.03.2015 = 7 jours

Total = 10 + 21 + 7 = 38 jours, à mentionner dans la rubrique ‘Nombre de jours de travail’

En dessous, il coche la première case ‘incapacité de travail, protection de la maternité, congé de paternité ou d'adoption’.

Exemple 2

Un ouvrier à temps plein dans un régime de travail fixe de 5 jours de travail par semaine est malade du 15.01.2015 au 20.03.2015 inclus (= interruption de l'occupation). Son contrat se termine le 31.03.2015. L'employeur doit également compléter le formulaire ANNEXE-C4-CERTIFICAT DE TRAVAIL sur lequel il doit mentionner les prestations du 1er trimestre.

Dans la case A, l'employeur mentionne:

"Nombre de jours de travail": 38 jours, c.-à-d.:

• travail du 01.01.2015 au 14.01.2015 = 10 jours
• salaire garanti (salaire garanti 1ère semaine, 2ème semaine et jours avec complément ou avance CCT12bis/13bis) du 15.01.2015 au 13.02.2015 = 21 jours
• travail du 23.03.2015 au 31.03.2015 = 7 jours

Total = 10 + 21 + 7 = 38 jours, à mentionner dans la rubrique ‘Nombre de jours de travail’

En dessous, il coche la première case ‘incapacité de travail, protection de la maternité, congé de paternité ou d'adoption’.

Exemple 3

Un travailleur à temps plein dans un régime de travail fixe de 5 jours de travail par semaine prend un congé sans solde du 15.01.2015 au 20.03.2015. Son contrat se termine le 31.03.2015. L'employeur doit également compléter le formulaire annexe-C4-certificat de travail sur lequel il doit mentionner les prestations du 1er trimestre.

Dans la case A, l'employeur mentionne:

• "Nombre de jours de travail": 17 jours, le résultat de :
  • travail du 01.01.2015 au 14.01.2015 = 10 jours
  • travail du 23.03.2015 au 31.03.2015 = 7 jours
• "Nombre de jours de congé sans solde et autres absences non-rémunérées": 47 jours.