Procédure de demande du crédit-temps

Le travailleur qui souhaite bénéficier d’un crédit-temps doit vous informer de sa volonté préalablement, par écrit.

Lorsque vous avez reçu la demande écrite du travailleur, en fonction du type de crédit-temps demandé (avec motif ou fin de carrière), vous devez vérifier si les conditions d’accès sont satisfaites.

Si tel est le cas, la demande peut être introduite auprès de l’ONEM.

Vous trouverez dans cette feuille info, les différentes étapes de la procédure de demande.

Quand et comment le travailleur doit-il vous informer de sa volonté ?

Délai d’avertissement

L’avertissement doit être effectué :

• 3 mois à l’avance, lorsqu’il y a plus de 20 travailleurs dans l’entreprise ;
• 6 mois à l’avance, lorsqu’il y a 20 travailleurs ou moins dans l’entreprise.

Pour déterminer si le délai est de 3 ou 6 mois, le nombre de travailleurs dans l’entreprise doit être pris en considération le 30 juin de l’année qui précède l’avertissement écrit.

Le délai de 3 ou 6 mois est un délai fixe. Il est toutefois réduit à 2 semaines lorsque le travailleur souhaite obtenir un crédit-temps avec motif, immédiatement après avoir épuisé son droit au congé pour soins palliatifs.

De commun accord avec le travailleur, il est possible de s’accorder, par écrit, sur d’autres modalités (par exemple : un délai d’avertissement plus court).

Forme de l’avertissement

La notification de l’avertissement doit être effectuée par écrit :

• soit, par lettre recommandée ;
• soit par la remise de l’écrit (de la main à la main) avec un double que vous devez signer, pour accusé de réception.

Que doit comporter l’avertissement écrit ?

L’avertissement écrit doit comporter les informations suivantes :

• le type de crédit-temps demandé (avec motif ou fin de carrière) ;
• la forme d'interruption demandée (complète, à mi-temps ou d’1/5 temps);
• la date de prise de cours souhaitée et la durée demandée ;
• les modalités de l’exercice du droit au crédit-temps, c’est-à-dire en cas de crédit-temps à mi-temps ou d’1/5 temps, la manière dont le travailleur souhaite réduire ses prestations ;
• éventuellement, dans les entreprises de plus de 10 travailleurs, les éléments nécessaires à l’application du mécanisme de préférence (voir la feuille info E64 relative au droit et aux règles d’organisation du crédit-temps).

Si le travailleur demande un crédit-temps avec motif, il doit vous indiquer quel est ce motif.  De plus, s’il s’agit des motifs “prendre soin de son enfant de moins de 8 ans”, “prodiguer des soins palliatifs”, prodiguer une assistance médicale à un membre de la famille ou du ménage gravement malade” ou “suivre une formation reconnue”, il doit également vous indiquer s’il exerce une activité salariée ou indépendante complémentaire (voir la feuille infoE59 relative au crédit-temps avec motif).

Quel(s) document(s) le travailleur doit-il joindre à sa lettre d’avertissement ?

L’attestation crédit-temps

En cas de demande de crédit-temps avec motif, pour vous permettre de vérifier si la durée maximale n’est pas encore atteinte, le travailleur doit joindre à sa lettre d’avertissement une attestation de l’ONEM. 

Il s’agit de l’attestation crédit-temps.

Le travailleur peut se procurer par le biais du service en ligne BreakatWork cette attestation qui renseigne le nombre de mois et de jours de crédit-temps qu’il peut encore prendre en fonction des périodes déjà prises.

Si le travailleur n’a pas accès à internet, il peut se procurer cette attestation auprès du bureau de l’ONEM du ressort de son domicile ou, s’il n’est pas domicilié en Belgique, auprès du bureau de l’ONEM dans le ressort duquel est établi votre entreprise.

NB : cette attestation n’est pas requise en cas de demande de crédit-temps fin de carrirère.

En cas de demande de crédit-temps avec motif, la preuve du motif doit être fournie au plus tard au début du crédit-temps.

(...) Pour savoir quelles sont ces preuves, vous pouvez consulter la feuille info E59 relative au crédit-temps avec motif.

Attestation à fournir obligatoirement

En cas de demande de crédit-temps pour prodiguer des “soins” (palliatifs, à un membre du ménage ou de la famille gravement malade ou pour s’occuper de son enfant gravement malade) ou pour “suivre une formation reconnue”, l’ONEM a créé des modèles d’attestation à compléter, selon le cas, par le médecin du patient ou de l’enfant qui nécessite les soins ou par l’école ou l’institution de formation où les cours seront suivis.

En fonction du motif demandé, le modèle d’attestation adéquat doit obligatoirement vous être fourni au plus tard au moment où débute le crédit-temps.  Sans avoir vu et vérifié cette preuve, vous ne pouvez pas avoir la certitude que le motif prévu par la réglementation permet à votre travailleur d’obtenir le droit au crédit-temps.

• Les crédit-temps visés et les attestations requises sont les suivantes :
• Le crédit-temps avec motif « soins à un membre de la famille ou du ménage gravement malade » à attestation médicale 1 - Congé pour assistance médicale ou crédit-temps pour motif soins ;
• Le crédit-temps avec motif « soins palliatifs » à attestation médicale 2 - Congé pour soins palliatifs ou crédit-temps pour motif soins palliatifs
• Le crédit-temps avec motif « suivre une formation reconnue » à Attestation inscription – formation.
• Si la demande est introduite à l’ONEM au moyen d’un formulaire “papier”, les modèles d’attestation sont intégrés dans le formulaire.  (...)

Attention !  cette attestation ne peut pas être signée après la date de prise de cours du crédit-temps.

Le travailleur peut trouver des informations sur le modèle d’attestation qu’il doit vous remettre dans la feuille info T159.

Que devez-vous faire lorsque vous avez reçu la demande de crédit-temps ?

En fonction du type et de la forme de crédit-temps, vous devez vérifier si :

• les conditions d’accès sont satisfaites ;
• la durée sollicitée peut être accordée, en fonction des minima et maxima prévus.

Pour plus d’informations à ce sujet, vous pouvez consulter :

• la feuille info E59 pour le crédit-temps avec motif ;
• la feuille info E63 pour le crédit-temps fin de carrière.

Quid si ces conditions ne sont pas satisfaites ?

Si les conditions d’accès ne sont pas satisfaites, vous devez refuser la demande de crédit-temps du travailleur.

Si la période ne peut pas être accordée car la durée minimale n’est pas respectée ou car la durée maximale du type du crédit-temps sollicité est atteinte, vous devez en avertir le travailleur.  Dans cette hypothèse, le travailleur peut éventuellement demander une autre période de crédit-temps respectant ces minima et/ou maxima.

Quid si ces conditions sont satisfaites ?

• S’il y a 10 travailleurs ou moins dans l’entreprise ou si la fonction exercée par le travailleur est exclue du droit par convention collective de travail sectorielle ou d’entreprise, vous devez décider si vous accordez le crédit-temps sollicité ou non;
• S’il y a plus de 10 travailleurs dans l’entreprise, vous devez vérifier s’il y a de la place dans le quota des absences simultanées à la date à laquelle le travailleur veut obtenir le crédit-temps.  Si tel est le cas, vous devez également décider si vous autorisez le travailleur à prétendre au crédit-temps à la date qu’il a sollicitée ou si vous souhaitez le reporter pour des raisons internes ou externes impératives.

Si le travailleur peut prétendre au crédit-temps, en cas de réduction de prestations à mi-temps ou d’1/5 temps, il convient également de déterminer le régime de travail à temps partiel et le fixer, par écrit, dans un avenant au contrat de travail.

Pour plus d’informations:

• voir la feuille info E64 relative au droit et aux règles d’organisation du crédit-temps;
• voir la feuille info E56 relative au respect du régime de travail pendant un crédit-temps.

Quand et comment devez-vous répondre au travailleur ?

Les partenaires sociaux n’ont pas clairement établi la procédure à suivre pour répondre au travailleur qui a sollicité un crédit-temps.  Néanmoins, il ressort des différentes dispositions de la convention collective de travail n° 103 que :

• lorsque l’employeur occupe 10 travailleurs ou moins, il doit communiquer son accord ou son non-accord quant au crédit-temps demandé, au plus tard le dernier jour du mois qui suit celui au cours duquel l’avertissement écrit a été opéré ;
• l’employeur doit s’accorder avec le travailleur sur les modalités d’exercice du crédit-temps au plus tard le dernier jour du mois qui suit celui au cours duquel l’avertissement écrit a été opéré ;
• lorsque le seuil des absences simultanées est atteint, l’employeur doit communiquer au travailleur la date à partir de laquelle il pourra exercer son droit au crédit-temps.  Une fois cette date communiquée, elle ne pourra plus être modifiée par la demande ultérieure d’un autre travailleur, même si cette nouvelle demande peut, en théorie, bénéficier d’une priorité prévue dans le mécanisme de planification des absences.  La communication de la date à partir de laquelle le travailleur peut utiliser son droit au crédit-temps doit se faire en fin de mois et en respectant le délai prévu pour s’accorder sur les modalités d’exercice du crédit-temps ;
• en cas de report du droit au crédit-temps, l’employeur doit communiquer sa décision au travailleur dans le mois qui suit l’avertissement écrit.

En conclusion, vous devez communiquer votre réponse au travailleur au plus tard le dernier jour du mois qui suit la date à laquelle il vous a transmis son avertissement écrit, sauf si vous désirez reporter le droit au crédit-temps, auquel cas vous devez lui communiquer votre volonté dans le mois qui suit.

Exemple :

Un de vos travailleurs souhaite bénéficier d’un crédit-temps, à partir du 15 juillet.  Etant donné qu’il y a plus de 20 travailleurs dans l’entreprise, il vous transmet sa lettre d’avertissement 3 mois à l’avance, à savoir le 15 avril.

• Si vous désirez reporter le droit au crédit-temps pour des raisons internes ou externes impératives ou, en cas de crédit-temps d’1/5 temps, si le travailleur a 55 ans ou plus et exerce une fonction-clé, vous devez communiquer votre volonté au travailleur au plus tard le 14 mai, c’est-à-dire dans le mois qui suit la réception de la lettre d’avertissement.  Dans ce cas, vous êtes tenu de motiver le report et d’indiquer au travailleur à quelle date il pourra bénéficier de son droit au crédit-temps ;
• En l’absence de report, vous devez communiquer votre réponse au travailleur au plus tard le 30 mai, c’est-à-dire le dernier jour du mois qui suit le mois d’avril (durant lequel, le travailleur a transmis sa lettre d’avertissement).  Dans cette réponse, vous devez préciser au travailleur s’il a droit au crédit-temps en fonction de la satisfaction des conditions d’accès et si oui, s’il peut bénéficier du crédit-temps à la date demandée.  Si le crédit-temps doit être postposé en raison de l’application du mécanisme de préférence et de planification des absences, vous devez communiquer au travailleur la date à laquelle il pourra user de son droit.

La convention collective de travail n° 103 n’indique pas comment vous devez transmettre votre décision au travailleur.  Cependant, pour éviter des contestations éventuelles, il est préférable de communiquer votre décision par écrit.

Si vous désirez de plus amples informations ou des précisions quant à la réponse à fournir au travailleur, il convient de vous renseigner auprès de la fédération patronale dont vous dépendez ou, à défaut, auprès d’une organisation signataire de la convention collective de travail n° 103. 

Quelle est la procédure de demande auprès de l’ONEM ?

Si le travailleur a droit au crédit-temps sollicité et lorsque la date de prise de cours de l’interruption a été déterminée, la demande doit être introduite auprès de l’ONEM.

(...)

Cette demande permet au travailleur de solliciter les allocations d’interruption.  Elle permet également à l’ONEM de comptabiliser la période de crédit-temps que vous avez accordé au travailleur et partant, de l’intégrer dans nos bases de données afin de permettre un calcul du solde restant via l’application « Break@work ».

La procédure à l’égard de l’ONEM doit être suivie pour chaque demande de crédit-temps, c’est-à-dire pour toutes nouvelles demandes et toutes les prolongations ultérieures.

Comment introduire la demande à l’ONEM ?

À partir du 1^er juillet 2024, toutes les demandes devront être introduites électroniquement auprès de l’ONEM à l’exception du secteur de l’enseignement (à partir du 1^er octobre).

Afin de permettre à chacun de se familiariser avec la demande en ligne, l'ONEM prévoit une période de transition générale. Pour les travailleurs qui rencontrent des difficultés pour compléter la demande en ligne, l’ONEM acceptera encore les demandes sur papier jusqu'au 30 septembre 2024 et jusqu’au 31 décembre pour le secteur de l’enseignement.

Vous avez une question ou un problème pour remplir la demande ? Consultez le site internet de l'ONEM où vous trouverez des instructions et des vidéos explicatives. Si le travailleur ne parvient toujours pas à introduire la demande en ligne, il peut appeler le contact center de l'ONEM au 02/515.44.44. Il peut prendre rendez-vous avec un digicoach dans l'un des bureaux de l'ONEM pour introduire la demande ensemble.

Étant donné que en tant qu'employeur vous devez remplir une partie de la demande, il peut également s'avérer pratique de compléter la demande avec lui et de la soumettre immédiatement à l’ONEM.

Liens utiles et tutoriels : https://www.onem.be/breakatwork

Demande en ligne

La demande est introduite de préférence en ligne via le site portail de la sécurité sociale : www.socialsecurity.be

C’est vous qui en tant qu’employeur devez initier la demande. Ensuite, c’est le travailleur qui devra se connecter pour compléter la demande.

Toutes les informations relatives à la connexion et à l’introduction d’une demande sont disponibles sur https://www.onem.be/breakatwork

(...)

Preuves à fournir

Lorsque la demande concerne un crédit-temps pour l’un des motifs cités ci-après, il faut obligatoirement télécharger le modèle d’attestation, dûment complété et signé, que le travailleur vous a présenté lors de son avertissement écrit.

Les motifs de crédit-temps concernés sont les suivants.  Au regard de chaque motif, il y a le nom du modèle d’attestation qui doit être transmis à l’ONEM avec la demande électronique.

• Le crédit-temps avec motif « soins à un membre de la famille ou du ménage gravement malade » à attestation médicale 1 - Congé pour assistance médicale ou crédit-temps pour motif soins ;
• Le crédit-temps avec motif « soins palliatifs » à attestation médicale 2 - Congé pour soins palliatifs ou crédit-temps pour motif soins palliatifs
• Le crédit-temps avec motif « suivre une formation reconnue » à Attestation inscription – formation.

Sans cette attestation, la demande ne sera pas recevable et ne pourra pas être traitée par l’ONEM.

(…)

Introduction de la demande au moyen d’un formulaire « papier »

(...)

Lorsque la demande par voie électronique n’est pas possible, elle peut être introduite au moyen d’un formulaire papier disponible sur www.onem.be jusqu’au 30.09.2024 au plus tard.

Cette demande ne sera recevable que si les deux parties du formulaire (travailleur et employeur) sont remplies au moyen d’un formulaire papier. Si en tant qu’employeur vous avez déjà introduit la demande par voie électronique, vous devez à nouveau remplir votre partie du formulaire papier.

Lorsque le formulaire est dûment complété et signé par vos soins et par votre travailleur , il doit être envoyé, par lettre recommandé à la poste.

En cas de crédit-temps avec motif et selon l’interruption sollicitée, il s’agit de l’un des formulaires suivants :

• « C61 – crédit-temps à temps plein – CCT 103ter – 06/17 » ;
• « C61 – crédit-temps à 1/2 temps – CCT 103ter – 06/17 » ;
•  « C61 – crédit-temps fin de carrière – CCT 103ter – 06/17 ».

Attention !  En cas de demande de crédit-temps pour les motifs « soins palliatifs », « soins à un membre de sa famille ou de son ménage gravement malade » ou« soins à son enfant mineur ou à un enfant mineur membre de son ménage, gravement malade » et « suivre une formation reconnue », l’attestation figurant dans le formulaire servant à démontrer l’existence du motif doit obligatoirement être complétée et signée, selon le cas, par le médecin traitant du patient qui nécessite les soins ou par l’école ou l’institution de formation où les cours seront suivis.

(...)

Dans quel délai la demande doit-elle être introduite à l’ONEM ?

Dûment complétée et accompagnée des pièces éventuellement requises, la demande doit être introduite à l’ONEM au plus tard 2 mois après la date de prise de cours du crédit-temps.

Lorsque la demande est transmise à l’ONEM après le délai de 2 mois qui suit la date de prise de cours ou de prolongation de l’interruption, le droit aux allocations ne peut être accordé au travailleur qu’à partir de la date de l’introductioni hors délai.

(…)

Cas particulier en cas de paiement d’une indemnité complémentaire en plus de l’allocation d’interruption de l’ONEM

Uniquement en cas de crédit-temps sous la forme d’une interruption complète ou à mi-temps, si le travailleur a 45 ans ou plus et a droit, en complément à l’allocation octroyée par l’ONEM, à une indemnité payée par l’entreprise ou par un fonds sectoriel (en application d’une convention collective de travail ou d’un accord individuel), dans certains cas, le travailleur doit également compléter le formulaire C1 - Crédit-temps - CCT n°103 - 06/17

(…)

De quel bureau de l’ONEM dépend le travailleur ?

Le bureau qui traitera le dossier individuel du travailleur est celui du ressort de son domicile.

Par exception à ce principe, si le travailleur est domicilié dans un autre pays de l’Espace économique européen (France, G.-D. du Luxembourg, Allemagne, Pays-Bas, ...) ou en Suisse,  le bureau de l’ONEM dont il dépend est celui du ressort de la commune où est située votre entreprise, ASBL, etc.

Quel est le traitement réservé à la demande de crédit-temps par l’ONEM ?

Lorsque l’ONEM a reçu la demande, nos services commencent par vérifier si les conditions d’accès sont satisfaites.

• Si les conditions d’accès ne sont pas satisfaites :
  Le crédit-temps est refusé.  Dans cette hypothèse, nous vous adressons une copie de la décision C62 de refus.
  Le refus du crédit-temps signifie que le travailleur n’a pas le droit de suspendre ou de réduire ses prestations.  En conséquence, le travailleur est supposé reprendre ses fonctions dans son régime de travail initial.  Néanmoins, moyennant votre accord, le travailleur pourrait convertir son crédit-temps en congé sans solde (en cas de suspension des prestations) ou en contrat de travail à temps partiel (en cas de réduction des prestations).
• Si les conditions d’accès sont satisfaites :
  • Si le travailleur sollicite le crédit-temps sans allocations, nos services lui envoient une décision C62 positive entérinant la période demandée ; 
  • Si le travailleur demande les allocations, nos services vérifient si les conditions d’octroi de celles-ci sont satisfaites (condition de domicile, règles de cumul avec d’autres activités ou revenus, etc.) :
    • Si les conditions d’octroi sont satisfaites, nos services envoient au travailleur une décision C62 positive indiquant le montant de l’allocation à laquelle il peut prétendre et ensuite, mensuellement, à terme échu, cette allocation est lui payée ;
    • Si les conditions d’octroi d’allocations ne sont pas satisfaites, nos services envoient au travailleur une décision C62 négative indiquant que le crédit-temps lui est accordé sans allocations.

Pendant le crédit-temps, devez-vous effectuer des démarches auprès de l’ONEM ?

Non.  En effet, il relève de la responsabilité exclusive du travailleur d’informer le bureau de l’ONEM du ressort de son domicile de tout changement dans sa situation personnelle (changement d’adresse, changement de numéro de compte financier, du début d’une activité salariée ou indépendante complémentaire ou de la perception d’un revenu en cumul avec les allocations d’interruption, etc.).

Si, moyennant votre accord, le crédit-temps est stoppé de manière anticipée ou si le contrat de travail est modifié ou rompu, le travailleur a également l’obligation d’en informer son bureau de l’ONEM.

Toutes les notifications relatives à un changement de la situation du travailleur doivent être adressées à l’ONEM, par écrit.

Faute de déclaration préalable, si le droit aux allocations d’interruption doit être révisé, les sommes payées indûment peuvent l’objet d’une récupération.

Quelle est la procédure en cas de demande de prolongation du crédit-temps ?

La procédure de demande de prolongation est identique à celle prévue pour la demande initiale.

Cela signifie que le travailleur doit vous avertir, par écrit, de sa volonté de prolonger son crédit-temps :

• 3 mois avant l’échéance de la période en cours, s’il y a plus de 20 travailleurs dans l’entreprise ;
• 6 mois avant l’échéance de la période en cours, s’il a 20 travailleurs ou moins dans l’entreprise.

Ces délais peuvent être modifiés de commun accord avec le travailleur.