Chômage temporaire - procédure

Lorsque vous instaurez un régime de chômage temporaire, vous devez remplir un certain nombre de formalités vis-à-vis:

• de l'ONEM: communication du chômage temporaire et communication mensuelle du premier jour effectif de chômage;
• des travailleurs: délivrance de formulaires et/ou éxécution de certaines DRS (déclaration de risque social).

L'objectif de cette feuille info est de fournir plus d'explications à ce sujet.

Pour une explication plus détaillée consultez les feuilles info spécifiques relatives au chômage temporaire. Celles-ci sont disponibles auprès du bureau de chômage de l’ONEM ou sur le site internet www.onem.be, rubrique Chômage temporaire > Feuilles info employeurs. 

Quelles formalités devez-vous effectuer vis-à-vis de l'ONEM?

Suspension du contrat de travail pour employés

Vous devez envoyer au préalable un formulaire C106A au bureau du chômage de l'ONEM dans lequel vous démontrez que vous satisfaites aux conditions préliminaires pour introduire la suspension employés. Pour plus d'informations, voir la feuille info n° E54 "Suspension employés en raison d'un manque de travail pour entreprises en difficulté - conditions préliminaires". 

Communication au bureau du chômage de l'ONEM

Vous êtes est obligé de faire les communications suivantes à l'ONEM:

• en cas de chômage temporaire à la suite d'un manque de travail résultant de causes économiques pour ouvriers et employés: communication préalable du chômage économique prévu;
• en cas de chômage temporaire à la suite d'un accident technique: communication de la date et de la nature de l'accident technique;
• en cas de chômage temporaire à la suite d'un manque de travail résultant de causes économiques pour ouvriers et employés, d'un accident technique et d'intempéries: communication mensuelle du premier jour effectif de chômage du mois ;
• en cas de chômage temporaire à la suite d’une grève ou d’un lock-out: communication de la date du début du chômage temporaire et des circonstances de la grève ou du lock-out.

En cas de chômage temporaire pour cause de force majeure, vous devez également envoyer une communication afin que l’ONEM puisse contrôler s’il est satisfait aux conditions pour l’introduction du chômage temporaire pour cause de force majeure. En cas de force majeure pour raisons médicales (suite à une diminution de l'aptitude physique du travailleur), vous ne devez envoyer aucune communication de chômage temporaire pour cause de force majeure.

A certaines conditions, les travailleurs intérimaires peuvent également être mis en chômage temporaire pour raisons économiques.

• Pour les ouvriers, les communications peuvent être envoyées tant par l'agence d'intérim que par l'utilisateur. Si c'est ce dernier qui envoie la communication, il mentionne, dans celle-ci, le statut de l'intérimaire et le numéro BCE de l'agence d'intérim.
• Pour les employés, l’agence d’intérim doit obligatoirement mentionner le numéro BCE de l’utilisateur dans la DRS scénario 5 ‘Déclaration mensuelle d’heures de chômage temporaire ou de suspension employés’ et les communications de chômage temporaire sont envoyées par l’agence d’intérim.

Comment la communication à l'ONEM doit-elle être effectuée?

Les communications à l'ONEM doivent, en principe, être effectuées par voie électronique via le site portail de la sécurité sociale (www.socialsecurity.be > rubrique Employeurs > Risques sociaux > Chômage temporaire et livre de validation) ou via batch (messages électroniques structurés).

Vous devez remplacer la communication électronique par une communication envoyée par lettre recommandée à la poste, ou par fax, au bureau du chômage de l’ONEM du lieu où est situé le siège d'exploitation de l’entreprise, uniquement dans les trois cas suivants:

• vous faites pour la première fois une communication de chômage temporaire suite à une suspension de l’exécution du contrat de travail ou fait à nouveau une communication de chômage temporaire après une période d’interruption de 24 mois (calculée de date à date). La première communication à partir du 1.10.2011 peut également être faite par lettre recommandée;
• vous ne dispose pas des moyens informatiques nécessaires pour l'envoi d'une communication par voie électronique et a obtenu une dispense de communication électronique du directeur du bureau du chômage de l’ONEM;
• vous ne pouvez pas effectuer la communication par voie électronique en raison de problèmes techniques (problème temporaire de connexion internet, panne d’ordinateur…).

Pour plus d’informations au sujet de la communication électronique et des exceptions précitées, lisez la feuille info n° E53 « Chômage temporaire – communication électronique du chômage temporaire à l’ONEM ». Celle-ci est disponible auprès du bureau du chômage de l’ONEM ou peut être téléchargée du site internet www.onem.be.

Vous recevez pour chaque communication électronique un accusé de réception mentionnant un numéro unique et le contenu de la communication.  Vous avez la possibilité de consulter les communications électroniques.  Si nécessaire, vous pouvez annuler ou modifier une communication électronique.

Le bureau du chômage compétent vérifie si la communication est conforme à la réglementation (par ex. si la durée maximale autorisée ou le délai de communication est respecté).

• Si la communication est en ordre d'un point de vue réglementaire, le contenu est alors introduit dans une banque de données mise à disposition des organismes de paiement (CSC, FGTB, CGSLB ou Caisse auxiliaire pour le paiement des allocations de chômage).  Ceux-ci peuvent alors consulter ces données en vue du paiement correct des allocations aux chômeurs temporaires.
• Si la communication n'est pas en ordre d'un point de vue réglementaire, vous êtes alors averti par écrit.  Vous pouvez ainsi au plus vite régulariser la situation en envoyant une nouvelle communication ou en transmettant les données manquantes.

Quelles formalités devez-vous effectuer vis-à-vis du travailleur?

Délivrance mensuelle d'un formulaire de contrôle 

En cas de chômage temporaire suite:

• à la force majeure;
• à la force majeure pour raisons médicales;
• à la fermeture de l'entreprise pour cause de vacances annuelles; 
• à la fermeture de l'entreprise pour cause de repos compensatoire dans le cadre d'une réduction de la durée du travail;
• à un accident technique;
• intempéries;
• au manque de travail  pour raisons économiques pour ouvriers et employés;
• à une grève ou un lock-out;
• au licenciement d'un travailleur protégé

vous délivrez un formulaire de contrôle chômage temporaire C 3.2A au travailleur mis temporairement en chômage.

Une carte de contrôle spécifique est utilisée pour le secteur de la construction: la carte de contrôle C 3.2 A-Construction.

Les formulaires de contrôle C 3.2 A sont numérotés et ne peuvent pas être imprimés par vous.  Vous pouvez obtenir des exemplaires gratuits auprès du service économat du bureau du chômage de l'ONEM.

Vous devez remettre le document de votre propre initiative, au plus tard le premier jour effectif de chômage du mois.  En cas de grève ou de lock-out, vous délivrez le formulaire à la demande du travailleur.

Avant de délivrer le formulaire, vous complétez les données d'identité et indiquez le numéro du formulaire dans le livre de validation. Cette obligation ne vaut qu'en cas de chômage temporaire à la suite d'un manque de travail pour causes économiques et d'intempéries (une autre procédure existe pour les employeurs du secteur de la construction).

Vous avez le choix entre la tenue d'un livre de validation papier ou l'utilisation d'un livre de validation électronique via le site portail de la sécurité sociale https://www.socialsecurity.be, rubrique Employeurs  > Risques sociaux > Chômage temporaire et livre de validation).  Vous devez, dans ce cas, être en possession d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe.  Vous trouverez plus d'explications concernant la procédure d'accès sur le site précité.

A partir du 1^er septembre 2023, tous les travailleurs ont la possibilité de faire usage d’un formulaire de contrôle électronique (eC3.2). Si le travailleur a opté pour un formulaire de contrôle électronique, vous ne devez plus lui fournir des formulaires de contrôle papier. Pour plus d’informations, veuillez lire la feuille info E74 (“La carte de contrôle électronique eC3.2”).

Si vous êtes employeur dans une entreprise qui fournit du travail adapté et que vous mettez en chômage temporaire des travailleurs en situation de handicap, vous pouvez demander une dérogation à la procédure réglementaire relative à la tenue de la carte de contrôle papier C3.2A-chômage temporaire pour ces travailleurs. Pour ce faire, vous pouvez faire usage du formulaire Demande-Dérogation-C3.2A-Entreprise de travail adapté.

Déclaration électronique - DRS scénario 2 « Déclaration constat du droit au chômage temporaire ou à la suspension employés »

Le chômeur doit introduire une demande d'allocations:

• lors du 1er chômage temporaire auprès de son employeur ou, s’il entre en service auprès d’un nouvel employeur, lors du 1er chômage temporaire auprès de ce nouvel employeur;
• s'il est à nouveau mis en chômage temporaire après une interruption des allocations de chômage temporaire d'au moins 36 mois;
• s'il est à nouveau mis en chômage temporaire après un changement de sa durée contractuelle de travail (le facteur Q ou S) (p.ex. s'il va travailler à temps partiel ou s'il prend une interruption de carrière ou un crédit-temps).

Que devez-vous faire?

Dans les situations précitées, vous effectuez le plus rapidement possible et de votre propre initiative, une déclaration électronique via le site portail de la sécurité sociale (http://www.securitesociale.be, DRS-scénario 2 “Déclaration constat du droit chômage temporaire”) ou via batch et remet, à titre d'information, un print de la déclaration électronique au travailleur.

Pour plus d’informations sur la manière de compléter les facteurs Q et S et le salaire brut moyen théorique, lisez la feuille info Employeurs n° E14 « Le formulaire C4 - CERTIFICAT DE CHÔMAGE »

Sur la base de la DRS scénario 2, l’ONEM calcule le montant de l'allocation à laquelle le travailleur a droit.

En cas de grève ou de lock-out, vous effectuez la DRS à la demande du travailleur. 

Que doit faire le travailleur?

Le travailleur prend contact avec son organisme de paiement (CAPAC, CGSLB, CSC, FGTB) le plus rapidement possible afin de compléter un formulaire C 3.2-travailleur (demande d’allocations de chômage temporaire).

L’organisme de paiement se charge de récupérer la DRS scénario 2.

La demande d'allocations doit parvenir au bureau du chômage au plus tard à la fin du deuxième mois qui suit le mois dans lequel le travailleur est mis en chômage temporaire. 

P.ex.

• Le travailleur est mis pour la première fois en chômage temporaire le 16 juin. La demande d'allocations doit parvenir au bureau du chômage au plus tard le 31 août.
• Le travailleur est mis pour la première fois en chômage temporaire le 1er juillet. La demande d'allocations doit parvenir au bureau du chômage au plus tard le 30 septembre.
• Le travailleur est mis pour la première fois en chômage temporaire le 31 juillet. La demande d'allocations doit parvenir au bureau du chômage au plus tard le 30 septembre.

En cas de grève ou de lock-out, la demande d'allocations doit parvenir au bureau du chômage au plus tard à la fin du sixième mois qui suit le mois dans lequel le travailleur est mis en chômage temporaire.

P.ex.

• Le travailleur est mis pour la première fois en chômage temporaire le 16 février. La demande d'allocations doit parvenir au bureau du chômage au plus tard le 31 août.
• Le travailleur est mis pour la première fois en chômage temporaire le 1er avril. La demande d'allocations doit parvenir au bureau du chômage au plus tard le 31 octobre.
• Le travailleur est mis pour la première fois en chômage temporaire le 30 avril. La demande d'allocations doit parvenir au bureau du chômage au plus tard le 31 octobre.

Déclaration électronique - DRS scénario 5 à la fin de chaque mois

Après la fin du mois, vous effectuez, de votre propre initiative, une déclaration électronique via le site portail de la sécurité sociale (http://www.securitesociale.be > entreprise> risques sociaux> déclaration des risques sociaux> chômage> scénario 5 “Déclaration mensuelle d’heures de chômage temporaire ou de suspension employés”) ou via batch et vous remettez une impression de la déclaration électronique au travailleur. Le travailleur garde, à titre d’information, l’impression de la DRS que vous lui avez remise.

En cas de grève ou de lock-out, vous effectuez la DRS à la demande du travailleur.

Pour plus d’informations sur la manière de compléter les facteurs Q et S et le salaire brut moyen théorique, voir la feuille info Employeurs n° E14 "Le formulaire C4 – certificat de chômage"

Vous indiquez le nombre d'heures durant lesquelles le travailleur a été en chômage temporaire en les faisant précéder du code approprié selon la forme de chômage temporaire concernée.

Aucune donnée ne doit être remplie en ce qui concerne les communications de chômage temporaire à l'ONEM (étant donné que ces données sont déjà disponibles dans une banque de données de l'ONEM).

Exception: si dans la communication prévisionnelle de chômage temporaire pour manque de travail pour causes économiques pour ouvriers, vous avez seulement mentionné la section dans laquelle le chômage temporaire est instauré (et pas l’identité des travailleurs mis en chômage), vous devez aussi mentionner, dans la DRS scénario 5, le nom de la section et le numéro unique de l’accusé de réception de la communication. Ce numéro de ticket vous est communiqué automatiquement si vous avez envoyé une communication électronique et il vous est communiqué par écrit que vous avez envoyé la communication par fax ou par lettre recommandée.

A la fin du mois, le travailleur introduit sa carte de contrôle C 3.2 A auprès de son organisme de paiement. . La DRS scénario 5 est automatiquement envoyée à l’organisme de paiement du travailleur. 

Sur la base de la carte de contrôle C 3.2 A et de la DRS scénario 5, l’organisme de paiement et l’ONEM peuvent calculer le nombre d’allocations auxquelles le travailleur a droit.